Headcount: o que é e como o RH estratégico pode se beneficiar

O setor de recursos humanos conta com uma série de indicadores para medir a performance da organização e das equipes. Dentre eles, temos o headcount, utilizado para contabilizar o número de colaboradores.

Essas ferramentas estão ao dispor para que possamos coletar e analisar dados sempre que possível. Assim, conseguimos tomar decisões seguras e bem-fundamentadas. Continue lendo para saber mais.

O que é e para que serve o headcount?

O conceito de headcount é bem simples e direto. Ele se refere ao número de empregados que uma empresa tem em seu quadro. Na tradução livre, o termo significa literalmente “contar cabeças”. Na prática, isso serve para manter um controle constante do número de funcionários contratados. A tarefa pode até ser simples e rápida em pequenos negócios, mas, quanto maior a empresa fica, mais difícil é manter o headcount atualizado.

É importante dizer que esse indicador, por si só, não inclui outros dados sobre o colaborador, como características, perfil comportamental, nem posição na hierarquia. Esses dados podem ser levantados pelo uso combinado de outros indicadores. Na contagem, entram apenas aqueles profissionais que prestam serviço diretamente à empresa.

A simplicidade do headcount se justifica no fato de que é preciso ter uma resposta única e rápida sobre a quantidade de empregados. A partir disso, a gestão toma suas decisões de orçamento, estratégia e planeja o futuro. 

Como calcular o headcount?

Conforme vimos, o headcount foca exclusivamente na “contagem de cabeças”. Não existe aqui a necessidade de incluir outros dados sobre o funcionário, como cargo ou posição na hierarquia. Nem mesmo o tipo de contrato – meio período ou tempo integral – é relevante para o headcount. Basta contabilizar o número total de funcionários vinculados à empresa. 

Qual a função estratégica do headcount?

Ainda que o headcount gere um dado relativamente simples, ele suplanta uma série de decisões estratégicas. Seu resultado impacta diretamente diversos processos: da prospecção de novos clientes aos planejamentos de orçamento a longo prazo. 

Mais especificamente para o setor de RH, o indicador precisa ser considerado em praticamente todos os processos, já que apresenta uma informação básica e essencial. A partir dele, surgem outros dados que podem ser observados, se quisermos aprofundar a análise. É possível verificar as taxas de diversidade, a abundância ou falta de uma expertise específica e muito mais.

Quando feito de maneira correta, o headcount informa o processo decisório de maneira muito eficiente. Isso tem impactos no recrutamento de talentos, na definição de objetivos, na construção de políticas internas etc. Um dado importante e que impacta diretamente nos mais diversos processos da gestão. 

Quais as vantagens de utilizar o headcount?

Mas, afinal de contas, quais são as vantagens de utilizar o headcount? Se você ainda não está convencido sobre a serventia desse indicador, confira a seguir algumas das principais vantagens em diferentes áreas.

Controle de produtividade

A produtividade é uma preocupação para qualquer empresa. Todo gestor quer se certificar de que está aproveitando o máximo de sua capacidade de produção e isso inclui o aproveitamento adequado dos recursos humanos.

Com o headcount, podemos contrastar o número de funcionários empregados com a quantidade de entregas feitas no período. Se os gastos com recursos humanos não são compatíveis com o faturamento, isso indica um problema de produtividade.

Capacidade de produção

A capacidade de produção é mais um aspecto cuja análise ganha complexidade se usarmos headcount. 

Muitos confundem capacidade com produtividade, mas, é importante saber a diferença. Como acabamos de ver, o primeiro conceito fala sobre os resultados reais apresentados no período. A capacidade, por outro lado, se refere aos números que podemos alcançar no melhor cenário possível. A partir do headcount, é possível inferir a capacidade média de cada colaborador.

RH estratégico

O conhecimento do número de colaboradores ajuda a ter maior segurança em suas decisões. A partir desse dado, conseguimos planejar contratações, promoções, treinamentos e prever gastos futuros com folha de pagamento.

Mas, conhecer o seu headcount é só o pontapé inicial para um RH estratégico. Sozinho, o indicador pouco fala sobre a empresa e seus resultados. É preciso um trabalho de análise da informação, a partir de seus objetivos.

Projeção de orçamentos

O headcount é importante também fora do contexto do RH. Para o departamento financeiro, por exemplo, esse é um dado que ajuda a projetar orçamentos e planejar o futuro dos negócios. O quantitativo de empregados revela, por exemplo, qual é o ponto de equilíbrio para pagar todos e ter lucro. 

Em geral, os recursos humanos são a parte mais onerosa para a administração. Isso é natural, já que são os colaboradores que trabalham para gerar valor e garantir o faturamento da empresa. Por isso, todo planejamento para o futuro precisa considerar o número de funcionários, para compreender a capacidade produtiva e os custos da operação.

Cultura do planejamento

A existência e manutenção do headcount precisa ser constante para que possamos colher todos os benefícios desse indicador. A intenção é que possamos usar os dados para desenhar o melhor trajeto de crescimento para a organização. 

O indicador nos leva a olhar para o futuro e utilizar os dados de hoje para construir um melhor amanhã. Esse monitoramento constante dos números estimula uma cultura do planejamento que parte da gestão e se estende para todos os níveis hierárquicos.

O headcount e as métricas de desempenho

A essa altura, você já entendeu que o headcount é um importante indicador de desempenho para a gestão. Mas, ele não é o único número que importa e merece atenção. Para um RH estratégico, este é só o início da análise.

Com o resultado da contagem em mãos, podemos avançar para os demais Key-Performance Indicators (KPI). O termo em inglês se refere aos indicadores que são chave para uma análise precisa. Eles podem ser utilizados para os mais diversos fins e por todos os departamentos da empresa.

Os KPIs têm uma função essencial na gestão. A partir do monitoramento constante dos dados, conseguimos tomar decisões mais assertivas. Quando existe abundância de dados de livre acesso, é possível desenhar o histórico de resultados e saber se houve uma melhoria, piora ou estagnação no período.

Quais métricas devemos considerar no headcount?

Como vimos, o headcount ganha força de análise quando combinado com outros indicadores-chave da organização. Podemos cruzar o número de funcionários com a produtividade atual, por exemplo, para saber se existe espaço para melhoria.

No que diz respeito ao RH/DP, também é possível avançar com o uso combinado de outros KPIs, junto do headcount. Podemos projetar os gastos com folha de pagamento para os próximos meses, considerando, inclusive, os gastos de fim de ano com décimo terceiro, férias e eventual bonificação. 

As possibilidades são quase infinitas. É possível contrastar o headcount com as taxas de absenteísmo, turnover, o lucro por colaborador, o tempo médio de casa, o índice de satisfação e muito mais.

>> Leitura recomendada: Net Promoter Score – mini-guia para utilizar no setor de RH

O impacto do headcount nas ações do RH

Quem trabalha com gestão de qualquer tipo, sabe bem que não conseguimos chegar a lugar algum sem um bom planejamento. E para que o planejamento seja assertivo no que se propõe, é preciso ter à disposição informações de confiança.

Nesse sentido, o headcount tem impacto tremendo nas ações do RH. Esse é o dado mais básico e que precisa ser conhecido e acompanhado de perto pela gestão de pessoas. Assim, maximizamos as chances de sucesso do nosso plano de ação.

Como organizar o headcount em sua organização?

A seguir, apresentamos algumas dicas práticas para que você consiga organizar o headcount em sua organização sem grandes dificuldades.

Defina seus objetivos

A definição dos objetivos é o primeiro passo para que o headcount se transforme em um dado importante e não somente em mais um número. Para definir o foco da utilização da métrica, precisamos nos questionar sobre os principais desafios enfrentados pela empresa ou segmento de mercado.

Cuide do organograma

Antes de começar sua “contagem de cabeças”, é preciso ter definições claras sobre a forma como a empresa se organiza. Aqui estamos falando dos cargos, funções e a lógica hierárquica que deve ser respeitada no processo. Sem um organograma bem-definido, é possível que sua análise acabe deslocada da realidade.

Defina os indicadores-chave

Como vimos, os KPIs são parte importante da gestão, pois nos ajudam a acompanhar diversos aspectos da organização de forma ágil e eficiente. Aliados ao headcount, os indicadores-chave oferecem novas perspectivas sobre o negócio e o mercado. 

Mantenha-se no planejamento

De nada adianta gastar tempo e energia na construção de um plano de ação se não for para seguir suas recomendações. Por isso, é importante ser fiel ao que foi pesquisado e definido previamente. Eventualmente, você pode revisar o planejamento se notar que há necessidade de ajustar a estratégia.

Projeção de cenários

O trabalho de análise não existe apenas para que possamos olhar para o que deu errado e lamentar as falhas. Muito pelo contrário, o ideal é que os indicadores – headcount incluso – sejam utilizados para evitar problemas. A partir dos dados, podemos projetar cenários e agir preventivamente para garantir o melhor resultado possível.

Revisão dos job descriptions

Mais cedo mencionamos que o headcount pode ajudar a verificar a necessidade de contratações. Mas, para que isso aconteça, é preciso antes revisar a descrição de todos os cargos. Essa tarefa é essencial para que possamos entender se existe sobrecarga de trabalho e, consequentemente, demanda por novas contratações.

Avalições de desempenho

Um bom setor de RH é aquele que domina todos os aspectos da experiência do colaborador e trabalha ativamente para melhorar as condições. Mas, como vimos, o headcount não é suficiente para tirar conclusões. Por isso, é importante incluir as avaliações de desempenho em sua rotina. Analise os números e converse com os colaboradores para entender quais são seus desafios e demandas.

>> Leitura recomendada: Conheça a diferença entre gestão por competência e gestão por desempenho

Agilidade nos processos

Qualquer trabalho de análise dos resultados precisa de dados para que tenha resultados confiáveis. Mas, isso não pode significar extrações manuais das informações em todo fim de período. Para ter agilidade nos processos, os dados precisam ser de fácil acesso, para o analista buscar e recuperar o histórico, sempre que necessário.

O headcount nas consultorias de RH

Ainda que seja um conceito bastante simples, o headcount pode ser desdobrado em análises mais aprofundadas, como você viu neste artigo. É aí que muitas vezes mora o perigo. 

Nem todo setor de RH está acostumado ou preparado para lidar com números. Essa é a uma área humana por natureza e que foca mais em questões subjetivas do que exatas. Por isso, não hesite em procurar por ajuda de quem entende do assunto.  As consultorias existem para isso :).

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Aproveite os benefícios de utilizar headcount

O headcount é um indicador simples e que, nas mãos certas, pode inspirar análises completas sobre o RH e outros aspectos da gestão. 

Seu uso ganha muito quando combinado com outros Key-Performance Indicators. Assim, conseguimos projetar orçamentos, antecipar necessidades e muito mais. Para o RH estratégico, esse monitoramento ajuda a planejar contratações, analisar as demandas e organizar o quadro de maneira geral.

Para saber mais sobre o headcount e outras ferramentas que podem ajudar sua rotina de recursos humanos, continue acompanhando nosso blog.

Informações sobre a autora:

Bianca Andrade
Psicóloga e Co-Founder da Sociis RH