Plano de ação: o que é, seus benefícios e como defini-lo

Você sente dificuldade em atingir seus resultados? Talvez esteja faltando planejamento.

O plano de ação é uma importante ferramenta para organizar o trabalho e garantir um ordenamento estratégico para as atividades que precisam ser realizadas em uma empresa. Com ele, conseguimos padronizar os processos e ter confiabilidade nos resultados.

A seguir, você conhece mais sobre o plano de ação, seus benefícios e aprende como elaborar um para sua empresa.

O que é um plano de ação?

Quando falamos em plano de ação, estamos nos referindo ao documento que serve de guia para as atividades produtivas de uma empresa. Nele, vamos descrever o padrão de qualidade que buscamos atingir, além de listar todas as atividades necessárias para alcançar os objetivos da empresa.

Na prática, isso significa descrever modelos, sugerir ferramentas, atribuir responsáveis, estabelecer prazos e orçamentos. O plano de ação precisa ser completo, pois ele vai mapear o cenário atual, a identidade da organização e as formas como podemos atingir as metas a partir das condições disponíveis.

De maneira mais detalhada, o plano também pode incluir especificidades de diferentes setores. Assim, alinhamos as expectativas e oferecemos aos colaboradores informações suficientes para que possam desempenhar suas funções da melhor maneira possível. 

Ao construir um plano de ação da maneira correta, garantimos um caminho estratégico para o desenvolvimento do negócio, garantindo seu sucesso a longo prazo.

A importância de contar com um plano de ação

Toda jornada precisa ter um norte para que possamos nos guiar. É preciso entender de onde viemos e para onde vamos para, assim, garantir que há um progresso real a partir dos esforços. É justamente essa a importância do plano de ação.

Em seu cerne, é um guia para tudo o que precisa ser feito dentro da organização de acordo com sua visão para o futuro. Assim, a gestão consegue estabelecer padrões de qualidade e monitorar as entregas para garantir que os resultados estão evoluindo de acordo.

O detalhamento aqui é essencial para que tenhamos informações precisas sobre o que precisa ser feito e a maneira como fazê-lo. Para os colaboradores novos, ele funciona como um manual sobre as responsabilidades do cargo. Para os funcionários sêniores, representa uma formalização que indica até onde suas responsabilidades vão. Evitamos, assim, falhas por desalinhamento da equipe.

As vantagens de ter um plano de ação

Não faltam motivos para investir no desenvolvimento de um plano de ação em sua empresa. Abaixo, apresentamos os principais argumentos a seu favor.

Prevenção de problemas

A cabo, o plano de ação é um esforço de planejamento das atividades produtivas. Assim, ele nos ajuda a desenhar os próximos passos e projetar os resultados possíveis. 

Esse trabalho de reflexão possibilitado pelo plano é essencial para que possamos evitar danos à organização. A partir da projeção de resultados, conseguimos visualizar problemas possíveis e agir antecipadamente para evitá-los ou remediar seus efeitos. 

Redução de desperdícios

O desperdício é hoje um dos grandes vilões da gestão. Muitas vezes, gastamos recursos preciosos sem nem ao menos perceber. Isso acontece, geralmente, quando dispendemos tempo de trabalho excessivo para atividades que não geram valor para o consumidor final. 

Um plano de ação estratégico se orienta pelos resultados e, assim, nos ajuda a eliminar atividades redundantes ou simplesmente inúteis. Dessa forma, reduzimos os desperdícios.

Controle de qualidade

A essa altura, é preciso que esteja claro como o plano de ação atua para descrever o que precisa ser feito e como deve ser feito. O documento é uma verdadeira referência para o padrão de qualidade que a empresa traz em sua proposta de valor. 

A partir de parâmetros claros, o gestor pode garantir um controle de qualidade que olha para os resultados históricos para entender se as entregas estão dentro ou fora do que se esperava. Aumentamos assim o controle da qualidade de maneira contínua.

Gestão estratégica

O plano de ação adiciona mais segurança para a tomada de decisão do gestor porque traz dados que garantem mais assertividade. Ao mapear as atividades antecipadamente, conseguimos comparar os resultados almejados com aqueles alcançados. Assim, criando relações de causa-efeito entre os esforços e o resultado. Uma visão estratégica que contribui para a construção de uma organização mais marca cada vez mais sólida.

Comunicação alinhada

A comunicação também ganha qualidade e eficiência a partir do uso adequado de um plano de ação bem-estruturado. No documento, devem estar descritos também os canais que serão utilizados para troca de informações e, também, os melhores momentos para que isso aconteça. A partir desse planejamento prévio, fica mais fácil garantir que a comunicação vai fluir de maneira alinhada ao trabalho para melhorar os resultados.

Conquista dos objetivos

Por último, mas, definitivamente não menos importante, temos a conquista de objetivos como uma vantagem de adotar o plano de ação. Quando olhamos para onde queremos chegar, fica muito mais fácil definir o caminho que deverá ser percorrido. É justamente esse o trunfo do plano de ação.

Os desafios de criar um plano de ação

Na hora de criar um plano de ação, nem tudo são flores. É preciso estar preparado para lidar com os desafios do trabalho cotidiano para evitar efeitos negativos. A seguir, apresentamos dicas práticas para você lidar com os principais desafios.

Falta de controle dos resultados

Para ter acesso a todas as vantagens do plano de ação, precisamos ser diligentes em sua aplicação. Isso inclui estabelecer parâmetros de medição para acompanhar os resultados de maneira contínua. A falta de controle faz com que não consigamos saber se as ações planejadas têm o efeito esperado. A solução óbvia para fugir desse fim é manter registros precisos da produção em cada período. 

Comunicação de má qualidade

Outro desafio para o plano de ação se apresenta quando a empresa não tem boas práticas de comunicação. 

Para garantir o sucesso de qualquer plano, é preciso antes garantir que a cultura organizacional está pronta para acomodar suas necessidades. Na prática, isso significa ter canais eficientes para que as equipes estejam alinhadas sobre os objetivos e práticas propostas pelo plano.

Excesso de confiança

Esse é um obstáculo que aparece ainda durante o desenvolvimento do plano de ação. Na hora de construir o cronograma, alguns gestores podem se deixar levar pelo excesso de confiança e superestimam a capacidade produtiva de suas equipes. Tenha cuidado! Essa é uma prática que só leva a frustração quando você perceber, na prática, que as projeções do plano estão muito além da realidade.

Metas impraticáveis

De maneira similar, há casos em que o gestor decide estabelecer objetivos ambiciosos para seus colaboradores como forma de motivá-los a se superar. Esse tiro pode acabar saindo pela culatra. Quando as metas são impraticáveis, isso acaba gerando uma ansiedade coletiva na equipe para tentar alcançar um número que é simplesmente inalcançável. Por isso, seja razoável. 

Equipes desmotivadas

Por fim, é importante dizer que todo plano de ação não é nada se não for bem executado. Todos os colaboradores têm que estar engajados e cientes da importância de realizar as atividades ali descritas. Por isso, ter equipes desmotivadas acaba sendo um obstáculo do plano de ação. Sem engajamento, os colaboradores não se doam completamente ao trabalho e isso prejudica os resultados.

Como criar um plano de ação

Se você acompanhou a leitura até esse ponto, deve estar curioso para saber como criar o seu próprio plano de ação. Abaixo, você confere os cinco passos essenciais com algumas orientações práticas para ter os melhores resultados em cada etapa.

1. Iniciação

A iniciação é o primeiro passo, reservado para que possamos definir os objetivos do plano e construir uma visão de onde a empresa quer chegar.

É importante que sejamos cuidadosos para garantir que as definições preliminares realmente representam o que a empresa é hoje e o que quer para seu futuro. Isso define a elaboração de todo o resto. 

Se começarmos errando, a tendência é errar durante o restante do caminho. O líder tem papel fundamental nesse momento. Ele precisa conhecer a fundo sua organização para garantir assertividade logo de cara.

2. Planejamento

Definidos os objetivos gerais, podemos passar para a fase de planejamento das ações.

Esse é o momento em que vamos colocar a mão na massa para decidir quais atividades serão necessárias para que consigamos alcançar as metas específicas. Essa é a etapa que dá estrutura para todo o plano.

Durante o planejamento, precisamos listar as ações, criar um cronograma e atribuir responsáveis por cada tarefa. Também pode ser necessário elaborar planos de ação secundários, de acordo com demandas específicas da gestão de recursos humanos, de qualidade, entre outras.

3. Execução

Finalmente temos um documento que descreve tudo o que precisa ser feito nos mínimos detalhes. A partir desse guia, partimos para a parte ativa do plano.

É importante que a execução aconteça de maneira fiel ao que foi planejado, para que possamos testar de fato a aplicabilidade do plano. Paralelo a isso, o profissional responsável também precisa prestar atenção ao processo para identificar eventuais dificuldades que não estavam previstas.

4. Monitoramento

Todo plano de ação precisa incluir definições claras de padrão de qualidade e prazo para as entregas. Todos esses parâmetros orientam quem produz, mas, também servem para o monitoramento.

Esse trabalho olha para os números para verificar a eficácia do plano, mas também avalia questões mais subjetivas. Seu responsável precisa dar conta de verificar eventuais problemas, identificar suas causas e propor soluções quando necessário.

5. Encerramento

Finalizamos nosso plano de ação revisando tudo o que havia sido previamente decidido e as informações coletadas a partir da execução do planejamento. O contraste entre essas duas avaliações gera uma atualização ao plano que contempla soluções mais definitivas.

Não devemos negligenciar essa última etapa, pois ela agrega o estudo analítico com o conhecimento empírico para construir processos genuinamente eficientes.

5 ferramentas para te auxiliar em seu plano de ação

Na hora de organizar seu plano de ação, podemos contar com ferramentas que auxiliam no processo. Conheça a seguir cinco exemplos podem te ajudar.

Análise SWOT

A análise SWOT é uma técnica de planejamento estratégico utilizada para que possamos conhecer a fundo uma organização. Seu nome é, na verdade, uma sigla para Strenghts, Weaknesses, Oportunities e Threats — em português, Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

A partir dessa avaliação, conseguimos nos aproximar da essência da empresa e compreender quais são os pontos que merecem cuidado extra no plano de ação.

5W2H

O método 5W2H sugere a aplicação de sete perguntas para que possamos criar um plano de ação de maneira simples e intuitiva. Seu nome também compõe uma sigla que indica a presença de cinco questões iniciadas com W (What, Why, Where, When e Who) e outras duas com H (How e How Much). Na tradução, cada uma das sete perguntas é respectivamente: O que, Por que, Onde, Quando, Quem, Como e Quanto.

PDCA

Mais uma sigla, o PDCA é um método interativo organizado em quatro etapas.  Ele nos orienta sobre como lidar com questões complexas de maneira estruturada.

Tudo começa pelo planejamento (Plan) e segue para a execução do plano (Do). Em seguida, a ferramenta evidencia a necessidade de acompanhar os resultados (Check) para, por fim, propor soluções duradouras a partir da experiência (Act).

Diagrama de Ishikawa

Também conhecida como Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, essa é uma ferramenta que leva o nome de seu autor, Kaoru Ishikawa.

O objetivo é ajudar o gestor a identificar quais são as causas que levam ao efeito indesejado e/ou defeito na produção. A partir da análise estratégica, conseguimos organizar o raciocínio para encontrar as causas prioritárias de um problema. 

SMART

A última ferramenta que vamos citar também leva uma sigla como nome.

O método SMART nos ajuda a definir objetivos razoáveis para nosso plano de ação. Para isso, propõe cinco categorias para as metas: Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time-based. Em português, o nome das categorias fica: Específica, Mensurável, Alcançável, Relevante e Baseada em Tempo.

Chegue mais longe com o plano de ação

O plano de ação é o instrumento ideal para gestões que buscam estrutura para melhorar seus resultados. 

A partir de um ordenamento do trabalho, conseguimos manter um ritmo adequado e direcionar os esforços na direção correta. O resultado, então, é mais confiabilidade no trabalho e assertividade nas ações que foram previamente verificadas e validadas pela experiência prática.

Equipe Sociis RH