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Como o 5W2H pode trazer melhores resultados para a empresa

Como o 5W2H pode trazer melhores resultados para a empresa

Como o 5W2H pode trazer melhores resultados para a empresa

O 5W2H é um método desenvolvido para ajudar gestores na criação de planos de ação. Seu uso propõe a criação de um checklist que considera diferentes aspectos para validar um projeto. Assim, garantindo mais eficiência e precisão para as ações.

No artigo de hoje, vamos falar mais sobre o 5W2H, suas vantagens e como utilizá-lo para trazer melhores resultados para sua empresa.

O que é a ferramenta 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta de gestão que foca na validação do planejamento de projetos. Relativamente comum no contexto da gestão empresarial, o método funciona como um checklist de tudo que precisa ser feito para atingirmos o resultado almejado.

O uso do método confere mais objetividade para as decisões gerenciais. Isso porque ajuda a reunir e organizar todas as informações que são relevantes para o plano de ação, de forma a conduzir a um planejamento mais eficiente. A intenção é encontrar o caminho mais seguro e eficaz para atingirmos os objetivos da organização. 

Quando o processo é bem conduzido, o 5W2H contribui para uma melhoria na comunicação entre colaboradores e a chefia. O maior alinhamento entre as partes se traduz em uma descrição clara das atividades, o que evita mal-entendidos na hora executar as tarefas.

O que significa a sigla?

O nome da ferramenta 5W2H é, na verdade, uma sigla que contempla as sete perguntas que precisam ser feitas em sua aplicação. 

No original em inglês, são elas: What, Why, Who, When, Where, How e How much. Em português, significam respectivamente: O que, Por que, Quem, Quando, Onde, Como e Quanto custa.

As origens do método

Não se sabe ao certo quem foi o autor do método 5W2H. Tudo indica que a ferramenta surgiu dentro da indústria automotiva japonesa no contexto pós-guerra. Devastado após uma década de conflito armado, o país buscava formas de impulsionar sua economia, mesmo com escassez de recursos.  Com ferramentas como o 5W2H, eles encontraram um caminho para melhorar seus resultados.

A importância da ferramenta 5W2H

Todo projeto depende da harmonia de diversos elementos. Uma boa entrega final depende do manejo adequado dos insumos, do prazo, da qualidade, dos recursos humanos etc. Manter o controle de tudo ao mesmo tempo acaba sendo desafiante.

Com o 5W2H, o gestor consegue ter uma visão macro de todas as atividades e se organizar para criar um plano de ação propriamente eficiente. É possível controlar os prazos em tempo real, visualizar o andamento de cada atividade e medir o avanço geral do projeto, a partir do checklist.

Mais especificamente sobre o planejamento, o 5W2H é uma ferramenta que ajuda muito nesse sentido. Seu formato dinâmico permite que o controle seja visual e rápido, pois agrega diversos dados em um só lugar. Ao mesmo tempo que o método simplifica as informações, garante também profundidade para as análises de longo prazo.

Quando utilizar a ferramenta 5W2H

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Desde sua origem no Japão da década de 1940, o 5W2H se refinou e foi adaptado para os mais diferentes segmentos de mercado. Hoje, é possível encontrar exemplos de sucesso do seu uso na contabilidade, marketing, gestão de pessoas, entre outras áreas.

Como é um método analítico, o 5W2H funciona bem quando precisamos investigar as causas de um problema ou efeito verificado. Podemos citar, por exemplo, problemas de faturamento.

Ao responder as perguntas e construir o checklist, fica muito mais fácil perceber falhas, atrasos ou desperdícios que possam estar comprometendo os resultados.

No fim, o método é bastante polivalente e pode ser aplicado para criar planejamentos de mídia, cronogramas de manutenção, estratégias de liquidação de uma empresa etc. Onde houver necessidade de um plano de ação, o 5W2H pode ser utilizado.

As vantagens do 5W2H

Confira a seguir uma relação das principais vantagens apresentadas pelo uso do 5W2H.

Atenção aos prazos

O uso do método traz mais organização para seus processos de gerência. Como um checklist, ele reúne as principais informações do negócio em um só lugar. Isso melhora o controle sobre o que está acontecendo, que por sua vez garante uma atenção maior para o cumprimento dos prazos. 

Controle de qualidade

Outro ponto positivo da ferramenta é que ela garante, também, mais qualidade às entregas. Isso porque o 5W2H ajuda na elaboração de planos de ação. Sem espaço para falhas e erros, a qualidade se mantém no padrão que foi almejado.

Gestão analítica

O 5W2H é, por definição, um método que utiliza da análise para agregar eficiência às atividades produtivas. Suas perguntas nos levam a uma reflexão profunda sobre a condição atual dos resultados e os motivos que fazem as coisas serem como são. Assim, contribui diretamente para uma gestão mais analítica e estratégica.

Resolução de problemas simplificada

Uma das principais regras para utilização do 5W2H é que devemos ser sucintos em nossas respostas. Isso porque estamos buscando criar um documento prático e que possa ser rapidamente compreendido. Ao desmembrar a situação-problema em sete aspectos diferentes, fica mais fácil lidar com tudo e emergir com um plano de ação eficiente. Dessa forma, o método simplifica a resolução dos problemas.

Otimização dos processos internos

Não são só as entregas para o cliente final que ganham com a adoção do 5W2H. Internamente, o método também atua para otimizar os processos. Por meio dele podemos identificar falhas e desperdícios e, a partir disso, criar novos fluxos de trabalho que sejam mais econômicos e eficientes.

Maior controle para o gestor

Por fim, um dos principais atrativos do 5W2H é o fato de que o método confere maior controle ao gestor. Como tem formato de checklist simplificado, a ferramenta garante a compreensão rápida da situação corrente. O líder consegue controlar o andamento das atividades, o padrão das entregas, prazos e muito mais.

A importância do planejamento estratégico

Antes de avançarmos para o guia de aplicação do 5W2H, precisamos reforçar a importância do planejamento estratégico para o sucesso do método. Ele é determinante para a qualidade dos resultados que vão surgir do processo.

Começamos sempre pela análise da situação-problema e os efeitos que têm atrapalhado a produção. Para compreender melhor o que está acontecendo, o gestor pode se reunir com representantes dos departamentos afetados diretamente.

O planejamento é o momento de coletar todas as informações preliminares que podem influenciar a execução das atividades. Por isso, o gestor precisa recorrer ao máximo de fontes que tiver à sua disposição. Dessa forma, consegue construir uma análise fiel ao contexto real.

Como utilizar 5W2H para criar um plano de ação

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Confira abaixo algumas dicas práticas para que você possa utilizar o 5W2H na hora de criar um plano de ação.

Crie as definições

Para o primeiro passo, precisamos criar as definições que vão guiar o uso do 5W2H. O método parte sempre de uma situação-problema que precisa ser investigada e/ou resolvida. Podemos utilizar a ferramenta com foco em um déficit de arrecadação, por exemplo, ou para desenvolver um novo produto. Seja qual for a sua situação, é preciso tê-la bem definida.

Comece o plano

Feitas as definições preliminares, iniciaremos o desenvolvimento do plano respondendo às perguntas propostas. Todas as respostas devem ser registradas em uma tabela de modo sucinto. Evite detalhes e vá direto ao assunto. No documento, vamos atribuir uma coluna para cada pergunta. O primeiro campo (What/O que) recebe a descrição do que é situação-problema.

Responda de maneira objetiva

Já mencionamos anteriormente, mas, vale a pena reforçar a importância de ser objetivo na hora de responder às perguntas do 5W2H. Deixe de lado as informações contextuais e foque no que realmente importa. Lembre-se que estamos criando um documento de referência que precisa ser de fácil e rápida compreensão.

Atribua responsabilidades

Em seguida, será preciso decidir quem faz o que dentro do projeto e atribuir as responsabilidades. A gestão geral fica por conta do líder, mas ele precisa delegar as atividades específicas para não sair sobrecarregado. O que for decidido deve ser preenchido na tabela no espaço correspondente a Who/Quem.


>> Leitura recomendada: Como a síndrome de burnout pode afetar seus colaboradores


Detalhe o trabalho

De nada adianta delegar as partes do projeto se não houver definições claras do padrão de entrega que se espera ao fim. Junto com os responsáveis escolhidos na etapa anterior, devemos definir os prazos (When), os métodos (How), o espaço de trabalho (Where), sua justificativa (Why) e o orçamento disponível (How much).

Monitore o progresso

Cabe ao gestor manter o controle geral do progresso do plano de ação construído. Ele deve monitorar o andamento das atividades e o status do projeto como um todo. Esse é um trabalho de grande responsabilidade. Por isso, a importância de delegar as atividades menores para solucionar a situação-problema fica ainda mais clara nesse momento.

Analise os resultados

Depois de um tempo, você vai começar a receber os primeiros resultados que vieram como efeito das mudanças que estão sendo promovidas. Analise com calma esses números, sempre levando em consideração os indicadores de desempenho escolhidos como parâmetro para o trabalho.


Conte com feedbacks da equipe

Nem todo resultado transparece de maneira objetiva nos números. Existem outros efeitos, mais subjetivos, que só são notados a partir da experiência humana. Por isso, é importante contar com uma cultura de feedback em sua organização.

Os colaboradores precisam estar confortáveis para oferecer suas percepções, contribuindo assim para elevar ainda mais o padrão das entregas.

Como responder as perguntas de forma objetiva

Quando falamos da ferramenta de maneira conceitual, pode ser difícil visualizar como podemos simplificar as respostas sem perder dados importantes. Por isso, apresentamos abaixo um exemplo para que você possa entender como o processo corre.

Abaixo, usaremos o caso hipotético de uma empresa que precisa diminuir o número de reclamações sobre seu atendimento. A partir disso, vamos preencher o checklist juntos a seguir.

What? – O quê?

Primeiro, temos que responder qual é a situação-problema que será abordada pelo método.

Nesse caso, a resposta já foi dada: excesso de reclamações sobre o atendimento.

Why? – Por quê?

A partir de uma investigação preliminar com responsáveis do setor, pudemos compreender que a equipe do atendimento não tem preparo para lidar com as questões da clientela.

Portanto, a resposta: falta capacitação para os colaboradores.

Where? – Onde?

Após diálogo interno, o setor de recursos humanos decidiu que o melhor para o momento seria disponibilizar cursos online que possam ser feitos no momento mais pertinente para cada colaborador.

Então, a resposta é: acesso remoto.

When? – Quando?

A resolução do RH definiu também um prazo máximo para que todos estejam com treinamento completo.

Então, a resposta é: 15/06/2022. 

Who? – Quem?

Essa questão diz respeito a quem deve ser alvo do treinamento que será disponibilizado.

A resposta: equipe de atendimento.


How? – Como?

Para evitar o pagamento de hora extra, o RH deliberou também que os treinamentos devem ser feitos dentro do expediente, havendo o revezamento da equipe para que sempre haja atendentes disponíveis.

Por isso, a resposta é: treinamento in-company.

How much? – Quanto?

Depois de um esforço coletivo de pesquisa e análise do RH e do departamento financeiro, chegou-se ao curso ideal para melhorar o atendimento. A cotação foi feita e temos o valor.

Então, a resposta será: R$15.000,00.


>> Leitura recomendada: Por que integrar RH e financeiro? Confira as principais vantagens


Ferramentas para aplicar o 5W2H

O 5W2H é, a fundo, uma ferramenta que ajuda no gerenciamento de projetos. Hoje em dia, existem diversos softwares para esse fim que já incluem modelos digitais do método das sete perguntas.

Confira a lista com algumas das principais alternativas para sua organização:


Melhore seus resultados com o 5W2H

O 5W2H é um método que permite à gestão atacar cirurgicamente um problema de modo a criar um plano de ação com ótimo resultado. Seu formato de checklist ajuda a simplificar as questões ao ponto de facilitar sua resolução.

Aos poucos, você vai ver os efeitos positivos de uma gestão que tem foco analítico. Com o tempo, a organização consegue se superar com resultados cada vez melhores.

E aí? Este conteúdo foi útil para você? Conheça mais sobre esse e outros métodos de gestão em nosso blog!

Equipe Sociis RH

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