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POP: Como o procedimento operacional padrão pode te ajudar

POP: Como o procedimento operacional padrão pode te ajudar

POP: Como o procedimento operacional padrão pode te ajudar

Toda empresa precisa ter métodos bem definidos. Seja para garantir resultados consistentes ou simplesmente orientar o serviço, ter um mapa do trabalho se faz essencial. É para isso que servem os registros de Procedimento Operacional Padrão (POP).

A ferramenta agrega diversos benefícios para a organização e pode ajudar a melhorar seus resultados de maneira geral. Continue lendo para saber mais.

O que é o Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O Procedimento Operacional Padrão – ou simplesmente POP – é um instrumento que guia a execução de determinado fluxo de trabalho ou atividade. Em seu conteúdo, ele traz a lista de todas as tarefas menores necessárias para alcançarmos o objetivo final, assim como instruções detalhadas sobre o que precisa ser feito no processo e o padrão para entrega.

De maneira prática, podemos dizer que o POP funciona como um tipo de manual de instruções. Com frequência, é utilizado para guiar a atuação dentro das funções e treinar novos funcionários. Também serve para indicar o passo a passo para utilizar equipamentos e procedimentos de maneira segura e eficiente. 

O documento precisa ser detalhado para cada realidade. É recomendado que ele seja elaborado pelo responsável da área sob orientação do RH. Lembre-se que o POP é específico para a tarefa, área de atuação e empresa. Dessa forma, precisa ser personalizado para cada aplicação e nunca demasiadamente genérico. 

A origem do POP

A história do Procedimento Operacional Padrão remonta ao Japão pós-guerra. Arrasado por quase uma década de conflito, o país buscava nos anos 1940 formas de alavancar sua economia em um cenário de recursos escassos.

A ideia de padronização dos processos como forma de driblar os efeitos da crise é creditada a Taiichi Ono, engenheiro responsável por diversas outras ferramentas de qualidade dentro da Toyota.

A importância do Procedimento Opercional Padrão para as organizações

O principal objetivo do POP é garantir padronização nas entregas de uma empresa. Para isso, sugere que observemos os caminhos da produção. A garantia de que um produto obrigatoriamente passará pelas mesmas fases de produção dá maior previsibilidade aos negócios.

Mas não é só isso que justifica a adoção de procedimentos padrões. A ferramenta é importante também para construir um clima organizacional mais saudável e construtivo. 


Quando não há documentação do que fazer, os colaboradores se veem, muitas vezes, obrigados a improvisar. Ainda que cheguem em um resultado satisfatório, isso é negativo, pois não temos nenhuma garantia de qualidade. Falta um padrão para as atividades, que dê um direcionamento para alcançar os objetivos.

Os benefícios do POP

Confira a seguir os principais benefícios de adotar o Procedimento Operacional Padrão em sua empresa.

Previsibilidade dos resultados

A primeira vantagem do POP que podemos citar, sem dúvidas, é a previsibilidade dos resultados.

Quando definimos e documentamos os procedimentos padrões para o trabalho, garantimos que o processo será sempre o mesmo, independente de quando for realizado ou de quem irá realizar.

Essa padronização garante que a qualidade das entregas seguirá a mesma em todas elas.

Diminuição dos erros e falhas

Uma consequência negativa quando não contamos com procedimentos padrões é estar sujeito à variação na forma como o trabalho é desempenhado. Isso acaba fazendo com que tenhamos que conviver com uma ocorrência maior de erros e falhas.

Esse cenário muda com a aplicação do POP, pois ele sugere um caminho seguro e previamente testado para alcançar os resultados almejados. 

Segurança do trabalho

Quando falamos em erros na produção, isso pode significar apenas um desvio do padrão da qualidade ou algo mais grave.

Os acidentes laborais, geralmente, acontecem por falta de orientação adequada na hora de manusear equipamentos e realizar tarefas. Com adoção de um POP eficiente, diminuímos esses riscos e agregamos segurança ao trabalho.

Mais facilidade no onboarding

Eventualmente, a empresa precisará contratar um novo colaborador e isso vai exigir certo período de integração, conhecido como onboarding.

Esse processo fica muito mais fácil se pudermos contar com procedimentos padronizados. O POP disponibilizado para a equipe serve como um guia de treinamento e também referência para o trabalho depois dele.

>> Leitura recomendada: Onboarding de funcionários: o que é e quais os benefícios?

Os tipos de Procedimento Operacional Padrão

Há diversos tipos de POP que uma organização pode adotar, dependendo de seu segmento e de suas necessidades – saiba mais:

POP fundamental

O POP fundamental é aquele que vai servir de base para todos os outros que forem desenvolvidos. Ele traz instruções para a criação dos demais documentos de procedimento padrão que forem necessários.

Esse “POP dos POPs” informa tudo que é requisito básico, quase como um roteiro para padronizar as atividades.

POP metódico

O POP metódico tem uma proposta investigativa, dando o caminho que deve ser percorrido para achar saídas pertinentes para problemas verificados. Ele descreve os testes e parâmetros necessários para encontrarmos uma solução satisfatória para o problema.

Sua descrição precisa ser detalhada e rigorosa para garantir que quem irái usá-lo como referência conseguirá desvendar o problema.

POP de segurança

Como o próprio nome indica, o POP de segurança foca em garantir práticas seguras para o trabalho. Para isso, inclui checklists, manuais e dicas de segurança para garantir a integridade de todos os envolvidos.

Esse tipo de padronização é bastante utilizado em rotinas de manutenção e análises preventivas.

>> Leitura recomendada: Saiba o que é a SIPAT e como planejá-la na sua empresa

POP para maquinário

Todo maquinário e instrumento de trabalho tem suas particularidades. Por isso, descrever o passo a passo detalhado garante segurança e qualidade para o serviço.

O POP de maquinário foca em apresentar um guia de utilização segura dos instrumentos laborais. Isso inclui boas práticas para ter qualidade, assim como os melhores procedimentos de segurança,o uso obrigatório de equipamentos de proteção individual (EPIs), entre outros.

POP para métodos analíticos

O POP para métodos analíticos tem a função de padronizar os procedimentos aplicados na análise de dados. Seu objetivo principal é garantir precisão científica, de forma que todas as análises sigam as mesmas etapas. Isso agrega mais confiabilidade aos resultados pois evitamos que sejam influenciados por eventual desvio no método.

POP para preparação de reagentes

Com foco na indústria biológica ou farmacêutica, esse POP descreve os procedimentos de segurança para trabalhar com produtos químicos. Isso inclui definições claras de quantidades, parâmetros de tempo, temperatura, concentração do produto, entre outros.

Seguindo o padrão estabelecido, garantimos qualidade nas operações e segurança para os colaboradores.

POP para garantia de qualidade

A garantia da qualidade é um tema complexo, que exige análise de diversos fatores. Com um registro de Procedimento Operacional Padrão, fica mais fácil garantir entregas consistentes. 

Parecido com o que foi descrito até aqui, esse tipo de POP descreve os fluxos de trabalho necessários com foco em garantir a mesma qualidade em todas as entregas. 

POP para ouvidoria

Por fim, é importante também ter um método para lidar com as reclamações. Esse tipo de POP orienta as melhores formas para receber, arquivar e orientar quem reclama sobre algum aspecto da organização.

Esse guia precisa incluir um roteiro para acolher e receber a parte reclamante, assim como definições práticas para encaminhar a demanda ao setor responsável.


Como criar um POP

Confira abaixo o passo a passo para criar um Procedimento Operacional Padrão.

  1. Definição de objetivos e público

Começamos o processo pela definição do que motiva seu POP. Precisamos entender qual é o objetivo que se espera alcançar com a documentação e também qual é o público-alvo para o guia que vamos produzir.

Com uma análise minuciosa e definições claras sobre as necessidades, fica mais fácil direcionar as próximas etapas de maneira precisa.

  1. Escolha do formato

A escolha do formato se desdobra da etapa anterior. Aqui vamos decidir o tipo de POP a ser criado, a partir do objetivo que queremos alcançar.

Nesse momento, pode ser interessante reler as definições dos diferentes tipos que listamos acima no texto. Dessa forma, escolhemos o formato que realmente vai atender às necessidades internas.

  1. Coleta de informações

Realizadas as definições fundamentais, podemos avançar para um momento mais prático.

Na terceira etapa, precisamos coletar informações acerca do processo que estamos padronizando. Isso pode ser feito a partir do histórico de resultados. De toda forma, sempre é interessante conversar com as equipes de cada setor.

É preciso entender quais são as maneiras que eles têm trabalhado e o que se convencionou como procedimento padrão, mesmo que sem registro formal.

  1. Definição de escopo

Em uma empresa, as entregas e procedimentos raramente estão isolados. Em muitos casos, um POP depende da finalização de outro para começar.

A definição de escopo é justamente o momento de referenciar tudo isso. Se necessário, você pode organizar essas informações em um fluxograma ou mapa de trabalho.

  1. Elaboração do POP

Finalmente, é chegada a hora de elaborar o POP a partir de todas as definições e dados coletados durante o processo.

Existem alguns elementos essenciais que você não pode deixar de fora, como: título do procedimento, número de identificação, data de publicação, nome da função/organização/setor responsável e assinatura dos autores.

  1. Revisão e apresentação

A etapa de revisão é essencial para garantir que não teremos inconsistências em nosso Procedimento Operacional Padrão. É importante que o documento seja revisado por terceiros, de preferência profissionais que tenham treinamento e prática no processo descrito.

Depois de aprovado, o POP deverá ser apresentado ao público interno. É importante ser didático nessa comunicação e estar aberto a esclarecer eventuais dúvidas sobre a utilização do manual no dia a dia.

Casos de sucesso com POP

Não faltam exemplos de casos de sucesso com utilização do POP. O documento é hoje tão usual que se fez praxe em diversos segmentos da indústria. Ele faz parte das rotinas e, de tão funcional, se tornou um lugar comum. Por isso, é difícil encontrar casos isolados de empresas utilizando o POP com sucesso. 

A padronização dos procedimentos é, atualmente, um alicerce fundamental e não um diferencial para as empresas. Prova disso é que em alguns casos, como na indústria alimentícia, o POP é obrigatório.

Citado pela Vigilância Sanitária, ele é previsto na RDC 216 e na RDC 275. Dessa forma, as empresas garantem mais segurança e qualidade de maneira constante em suas entregas.

Padronizando para garantir mais qualidade

O Procedimento Operacional Padrão é um instrumento que garante estabilidade aos processos e previsibilidade às entregas. Com diversas utilizações e tipos diferentes, ele se tornou praxe na indústria e obrigação legal em alguns casos.

Agora que você já tem o passo a passo, está pronto para criar seus POPs e aproveitar todos os benefícios que o manual confere à rotina de trabalho!

Equipe Sociis RH

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