Por que utilizar a análise SWOT na gestão de RH? Veja aqui!

Para ser cada vez mais estratégico, o RH da empresa deve passar por constantes melhorias. É preciso identificar gargalos e oportunidades para otimizar os resultados. Nesse sentido, uma das ferramentas mais recomendadas é a análise SWOT.

Prático e capaz de trazer grandes benefícios, o recurso é muito comum na gestão empresarial. Ao usá-lo também nos recursos humanos, os efeitos são ainda melhores. Quer entender como isso é feito? Continue para saber como aplicar a análise SWOT no setor de RH.

O que é análise SWOT?

Também conhecido como análise ou matriz FOFA, o método SWOT serve para identificar algumas características fundamentais de uma organização.

Seu nome é, na verdade, um acrônico em inglês com as palavras Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats. Em português, são respectivamente as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. 

O uso da análise nos dá mais material para que possamos tomar decisões assertivas para o futuro dos negócios. Trata-se de um recurso qualitativo para verificar quais são as situações que merecem maior atenção.

No RH, é usado para resolver problemas específicos, bem como para sustentar mudanças estratégicas. Para isso, a análise deve contemplar tanto os fatores internos como aqueles que são externos à organização.

Ainda que o contexto fora da empresa fuja de nosso controle, é importante estar atento às condições para planejar de maneira estratégica.

A origem da ferramenta

Tudo indica que o método SWOT tenha sido criado nos anos 1960 por Albert S. Humphrey. Na época, o consultor de empresas americano trabalhava em um projeto de pesquisa do Stanford Research Institute (SFI), com patrocínio das maiores empresas do mercado.

A inspiração da ferramenta vem de outra sigla: o termo SOFT. No contexto, o termo significava Satisfactory (satisfatório no presente), Opportunities (oportunidade em operações futuras), Faults (falhas em operações do presente) e Threats (ameaças para o futuro).

A importância da análise SWOT

Uma das grandes belezas da análise SWOT é que ela funciona bem para diversos segmentos de mercado e níveis de maturidade. Na prática, isso significa que tanto empresas iniciantes como outras, mais maduras, podem se beneficiar de seu uso.

Isso porque o SWOT é, sobretudo, uma ferramenta de análise investigativa. Sua aplicação ajuda o gestor a compreender o que está errado com a empresa no presente e quais são os pontos mais promissores de sua proposta. Para organizações recém-fundadas, fica fácil identificar os pontos mais importantes para gerar valor ao cliente.

É importante dizer que, sem um plano de ação, os dados da análise se tornam inúteis. É preciso que o SWOT seja apenas o início de um processo de transformação positiva dentro da organização.

O modelo SWOT

O SWOT é um modelo de análise que busca compreender a situação a partir de suas complexidades. Por isso, conta com quatro categorias para que possamos destrinchar a situação da empresa – confira:

Strengths — Forças

Começamos nossa análise levantando tudo aquilo que corresponde às forças da organização.

Em geral, esses elementos podem ser reconhecidos como diferenciais que a clientela percebe e elogia em seu atendimento. São os pontos fortes que garantem vantagem competitiva no mercado.

Ainda, é possível que um produto ou serviço específico seja carro-chefe da marca e, portanto, uma de suas fortalezas.

Weaknesses — Fraquezas

Se antes falamos dos pontos fortes, aqui devemos dedicar um tempo para investigar e relacionar os pontos fracos da operação.

As fraquezas são características desfavoráveis ao negócio e a seus resultados. Uma boa maneira de identificar os elementos dessa categoria é olhando para aqueles produtos ou serviços que são alvos maiores de reclamação.

A partir disso, conseguimos identificar quais entregas tem resultados significativamente piores.

Opportunities — Oportunidades

As oportunidades ficam no meio do caminho entre as fortalezas e as fraquezas.

Por um lado, a categoria diz respeito àquilo que tem potencial de trazer bons resultados para os negócios. Por outro, indica também onde falta investimento para fazer dar certo.

As oportunidades são pontos de atenção que podem surgir, inclusive, de fatores externos. Uma agência de marketing, por exemplo, pode encarar o mercado desaquecido como oportunidade para conseguir mais clientes – afinal de contas, todos estarão buscando vender mais.

Threats — Ameaças

Por último, temos as ameaças que são um dos pontos mais importantes para a empresa prestar atenção.

Aqui estamos falando de processos, práticas ou ferramentas que não trazem os resultados esperados. Muito pelo contrário, continuar no mesmo caminho pode ameaçar a viabilidade dos negócios. 

Os itens nessa categoria podem ser internos ou dizerem respeito a mudanças no contexto sociopolítico.

Os benefícios da análise SWOT

A análise SWOT é capaz de motivar transformações que tornam o setor de RH mais estratégico e gerencial. Na sequência, veja quais são as vantagens de aplicar essa ferramenta.

Identificar cenários de atenção

A análise SWOT permite reconhecer quais são as principais forças e fraquezas do setor de RH.

Assim, dá para entender onde o segmento atua melhor (como no recrutamento, por exemplo) e onde precisa ter seu desempenho ampliado.

Também é um jeito de visualizar oportunidades e riscos, de modo a garantir a preparação para que a atividade seja cada vez mais consistente.

Favorece a tomada de decisão

O método também favorece muito a tomada de decisão, pois mune o gestor com informações pertinentes para que ele possa ser mais estratégico.

Na hora de solucionar conflitos entre funcionários ou de realizar um novo treinamento, por exemplo, é fundamental considerar o que vai ajudar o negócio de fato.

Com a análise adequada, a gestão de RH ganha um auxílio importante para decidir qual caminho é o ideal.

Identificar oportunidades de crescimento

O SWOT nos ajuda a ter processos otimizados. E isso diminui significativamente os custos e aumenta a produtividade. 

O uso do método é, portanto, um jeito de ajudar o negócio a crescer.

Com a melhoria estrutural do setor de gestão de recursos humanos, o empreendimento consegue se diferenciar e explorar seu máximo potencial. Então, é possível alcançar objetivos específicos e facilitar o crescimento da organização.

Auxilia no planejamento estratégico

Em um cenário em que o RH desempenha um papel estratégico, sua melhoria reflete na organização.

Quando a gestão de pessoas aborda a organização de maneira mais ampla e compreende quais são seus pontos fortes e fracos, fica muito mais fácil planejar o futuro.

Dessa forma, os próximos passos são dados com cautela e de maneira calculada para ter os melhores benefícios.

Por que utilizar a análise SWOT no planejamento estratégico?

Ainda que o SWOT seja um método bastante útil e polivalente, ele certamente não opera milagres sozinho. É essencial que seu uso venha acompanhado de proposições práticas para melhorar o futuro da organização. 

O planejamento estratégico entra aqui, então, como maior beneficiado das informações coletadas e analisadas pelo SWOT. Não à toa, muitas empresas consideram a análise como parte indissociável do processo de planejar o futuro.

Uma boa gestão precisa ter um planejamento claro. Isso inclui saber de onde a organização veio, quais são seus diferenciais, características marcantes, fraquezas e tudo mais. É importante ir além da tríade básica missão/visão/valores.

Com o SWOT, conseguimos ir fundo em nossa investigação, de maneira a entender quais são os caminhos mais promissores para o futuro da empresa.

Preenchendo o modelo canvas

Em inglês, o termo “canvas” significa uma tela sobre a qual uma pintura ou informações serão registradas.

No mundo corporativo, esse também é o nome de uma ferramenta estratégica para pensar diversos aspectos do negócio – o Business Model Canvas (BMC). O método nos incentiva uma análise com nove elementos diferentes, registrados em uma tela.

Ainda que não faça parte do modelo canvas, nossa análise de SWOT tem muito em comum – principalmente no que diz respeito ao registro das informações em uma tela.

Diferente do BMC, a análise trabalha com uma matriz de apenas quatro quadros. Ao relacionar as informações todas juntas, conseguimos visualizar o panorama completo para refletir acerca dos dados.

Como desenvolver uma análise SWOT: passo a passo

Se você chegou até aqui, provavelmente está curioso para saber como pode desenvolver uma análise SWOT em sua organização. Confira a seguir o passo a passo.

1. Investigação com a equipe

Vamos começar o processo investigando o que não vai bem hoje.

Para isso, é possível analisar se há salários defasados, treinamentos insuficientes ou clima hostil, por exemplo.

Uma pesquisa de clima organizacional pode ajudar a entender melhor o cenário. Se for o caso, é conveniente investir em uma consultoria para profissionalizar a atividade. Ao final, a análise serve para motivar decisões que geram as melhorias.

2. Fatores internos

Toda a gestão precisa ter foco nos objetivos, mas, ao mesmo tempo reagir a fatores de diversas ordens.

Os fatores internos, por exemplo, dizem respeito àquilo que é próprio da organização e sobre o que ela tem controle. Processos bem-feitos, bons resultados e diferenciais cabem aqui.

De maneira geral, podemos dizer que os fatores internos tendem a se apresentar pelas Forças e Fraquezas.

3. Fatores externos

Existem, ainda, outros fatores que fogem do controle da organização. Mesmo que não possamos interferir em mudanças políticas e econômicas, conseguimos nos adaptar à realidade que se dispõe ao nosso redor.

Dentro da sigla, os fatores externos aparecem bastante na forma de Ameaças e Oportunidades.

4. Organização da matriz

Para aplicar a análise SWOT de maneira adequada, é essencial entender que as forças e as fraquezas são internas, enquanto as ameaças e as oportunidades, externas.

A partir disso, elabore um quadro, dividido em quatro partes e com espaço para cada um desses elementos. Em cada quadrante correspondente, vamos registrar os pontos críticos levantados pelo RH.

5. Estudo de viabilidade

Depois de completar a listagem, priorize quais são os aspectos de destaque para o plano de ação.

As maiores ameaças devem receber prioridade, assim como as fraquezas destacáveis. Com esse direcionamento, é possível planejar ações de melhoria.

6. Plano de ação

O planejamento das ações nos indica quais serão as mudanças inspiradas pelo SWOT.

Pense no recrutamento e seleção. Se a evasão de talentos gerou um aumento da rotatividade, é função do RH entender o que isso indica.

Vale a pena verificar, por exemplo, se há um problema em um setor específico ou mesmo em toda a empresa — como na cultura organizacional.

3 ferramentas para você realizar sua análise SWOT

Para realizar a análise SWOT, não precisamos sofrer desenhando um diagrama com os quatro quadrantes. Existem maneiras muito mais práticas e eficientes para registrar os achados de nossa pesquisa. Conheça a seguir três das ferramentas mais utilizadas.

Excel

O Excel é uma ferramenta clássica que a maioria das pessoas tem acesso por meio da aquisição do pacote Office da Microsoft. Seu uso foca basicamente na criação de tabelas, diagramas e gráficos para análise de dados – um prato cheio para o SWOT.

Para começar a registrar suas informações, basta configurar uma tabela com os quadrantes. Lembre-se de deixar espaço suficiente para inserir todos os dados.

Google Sheets

Com a popularização dos serviços do Google Drive, suas ferramentas se tornaram cada vez mais populares. Hoje, muitas empresas abriram mão completamente dos formatos nativos do Windows – dentre eles, o Excel – em detrimento de suas alternativas online. 

Da mesma forma que o programa da Microsoft, temos aqui uma opção simplificada para registro e análise de dados que, diferente do Excel, é gratuita.

Lucidcharts

Um pouco mais robusto, o Lucidcharts também funciona online, assim como o exemplo anterior. A diferença aqui é que o foco não são as tabelas. O serviço oferece diversas alternativas para criação de diagramas, fluxogramas, mapas e outras soluções diversas. 

O software oferece uma versão gratuita mais básica, além de planos com mais funcionalidades.

3 exemplos de canvas preenchidos com SWOT

Confira a seguir três exemplos de análise SWOT. O primeiro exemplo usa uma companhia real, ainda que as informações preenchidas sejam fruto de análise externa. Os demais exemplos são fictícios. 

Microsoft

Strenghts:  Sistema operacional mais utilizado;  Popularidade Pacote Office;  Grande alcance de mercado.	Weaknesses: Aquisições malsucedidas; Falta de inovação.
Opportunities: Armazenamento na nuvem; Inteligência artificial (AI); Indústria de smartphones.	Threats: Competição agressiva; Mudanças no mercado/hábitos de consumo.

Estrela softwares

Strenghts:  Excelente tecnológica;  Time engajado;  Tecnologia inovadora.	Weaknesses: Marca jovem; Falta de um departamento de marketing interno; Pouco capital para investimento.
Opportunities: Possibilidade de ter investidores anjos; Tem sede em uma cidade polo de startups; Alta demanda do mercado por seus produtos.	Threats: Crescente taxa de juros no país; Concorrente com solução semelhante prestes a ser lançada; Baixa oferta de profissionais qualificados.

Hotel Fazenda da Oeste

Strenghts:  Estrutura completa para lazer;  Boa localização, em uma rodovia de fácil acesso; Único empreendimento do tipo na região.	Weaknesses: Custos elevados com a manutenção; Parte das estruturas carece de reforma.
Opportunities: Retomada da economia; Retomada dos eventos pós-pandemia.	Threats: Tem grande concorrente no mesmo estado; Aumento dos impostos no setor; Falta de amparo do Ministério do Turismo e outros órgãos regulatórios.

A análise SWOT e o papel do RH

A análise SWOT é uma ferramenta simples de ser utilizada, mas que traz insights poderosos. Aplicada ao RH, fortalece a atuação estratégica do setor e impacta no crescimento do negócio.

Informações sobre a autora:

Bianca Andrade
Psicóloga e Co-Founder da Sociis RH