Saiba o que é planejamento orçamentário e seus benefícios

O planejamento orçamentário é ferramenta essencial para uma gestão responsável. Presente nas maiores e mais sérias empresas, ele é feito a partir da projeção dos gastos e receitas de um negócio. Assim, podemos prever aspectos financeiros do futuro e agir antecipadamente para garantir um saldo positivo. 

Nesse artigo você vai saber mais sobre o planejamento orçamentário, suas vantagens e ainda aprender como elaborar um para sua organização.

O que é planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário contempla o futuro das finanças de uma empresa. Nele, devem estar descritas todas as entradas e saídas previstas para o próximo período. Constam também seus investimentos, pagamento de dívidas e custos de expansão. 

Em grandes empresas, é comum que o planejamento orçamentário seja delegado para a área de controladoria. Empresas de porte médio e pequeno costumam planejar o orçamento por meio de seu departamento contábil. Mas, isso não significa que esse é um trabalho exclusivo para contadores. A verdade é que não existe uma formação específica para planejar orçamento. É preciso ter uma visão holística dos negócios e contar com a contribuição dos demais departamentos.

O planejamento leva em consideração dados contábeis, o planejamento do RH, a verba do marketing, eventual variação de preços de fornecedores e muito mais. Por isso, qualquer pessoa com experiência em orçamento e habilidade com questões financeiras pode contribuir com o processo.

Qual a importância do planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário tem um papel importantíssimo na hora de orientar as escolhas da gestão. Ao saber quais serão as próximas entradas e saídas, fica mais fácil tomar decisões conscientes e assertivas. Assim, evitamos o achismo pois temos um documento que prevê quais serão os gastos futuros da organização.

Obviamente, será impossível prever com exatidão todos os débitos e os créditos. A intenção não é fazer um exercício de futurologia, mas, estar preparado para situações que já estão programadas. 

O planejamento funciona, então, quase como uma “contabilidade ao contrário”: em vez de registrar os custos e receitas que já estão finalizados, queremos antecipar essas informações para o futuro. E a partir do que estiver previsto, teremos um melhor entendimento da situação financeira. Desta forma, podemos antecipar problemas e agir preventivamente para evitar prejuízo.

É importante lembrar que o planejamento orçamentário sempre é feito sob a perspectiva do momento em que ele é elaborado. Por isso, pode ser importante revisitar o plano de tempos em tempos para realizar as atualizações necessárias.

As vantagens do planejamento orçamentário

Quando bem-feito, o planejamento orçamentário apresenta uma série de benefícios para sua empresa. Um exemplo mais óbvio é a maior organização financeira. Ao relacionar todos os gastos e ganhos previstos para o futuro próximo, as decisões se tornam mais assertivas.

O planejamento também permite um controle mais ágil dos resultados. Os cálculos e projeções ficam mais fáceis de se fazer, pois os dados já estão disponíveis e organizados. Isso aumenta o engajamento do grupo com o orçamento: as informações passam a ser atualizadas conforme novos dados surgem. A facilidade de monitorar os indicadores financeiros também é outra vantagem que podemos citar a partir do planejamento orçamentário. 

Com a projeção de ganhos futuros, fica mais fácil garantir que haverá um retorno satisfatório sobre os investimentos feitos. Ainda, você consegue visualizar qual será o balanço de caixa em determinado período. A partir dessas informações, o RH tem maior segurança para programar contratações e promoções entre os colaboradores.

Os tipos de planejamento orçamentário

Há alguns tipos diferentes de planejamento orçamentário que você pode implementar em sua organização. Por isso, antes de iniciar o processo, é importante considerar todas as suas opções para escolher o modelo mais adequado às suas necessidades.

Planejamento Estático

Como o nome sugere, o planejamento estático é aquele que permanece no mesmo lugar durante todo o tempo. Esse modelo é conhecido por não estar sujeito a alterações depois de pronto. Na prática, isso significa engessar as contas da organização para o período planejado.

Por conta dessas características, é mais comum que esse tipo de planejamento seja utilizado por grandes empresas. Com uma estrutura maior, elas conseguem segmentar seu orçamento por setores e seguir o planejamento de maneira estrita. Assim, testando a viabilidade de suas estratégias a fundo. 

Planejamento Variável ou Flexível

Simultaneamente, conhecido como planejamento variável ou flexível, esse modelo tem uma proposta contrária ao anterior. Aqui, as alterações não só são esperadas como também bem-vindas. Por isso, o plano é feito já com uma “margem de erro” que compreende eventuais gastos operacionais e de recursos humanos.

Mais adaptável, esse tipo de planejamento é capaz de acompanhar as variações do mercado e responder de maneira mais célere às mudanças repentinas do contexto econômico. 

Planejamento Contínuo

O planejamento orçamentário contínuo parte do pressuposto de que existe necessidade de revisar o plano de ação constantemente. Pode ser assim por conta de oscilações na economia, o contexto do mercado local ou até mesmo uma característica do segmento da empresa.

Seja qual for o motivo por trás da escolha, organizações que optam por um planejamento contínuo devem estar cientes de que seu trabalho nesse sentido nunca estará finalizado. Tudo depende das demandas do negócio.

Planejamento Base Zero

Ao realizar um planejamento orçamentário, nós vamos projetar gastos e especular receita futura a partir do histórico da empresa. Mas, será que é possível planejar o futuro sem considerar o passado? É justamente esse o desafio modelo de base zero.

A proposta aqui é que a empresa se organize sem considerar o que já passou. Assim, conseguimos evitar que os resultados antigos influenciem o futuro. Esse planejamento é um pouco mais trabalhoso pois, obviamente, precisa ser feito do zero.

Planejamento Matricial

O modelo matricial incentiva o cruzamento dos dados de receitas, investimentos e gastos da empresa. A intenção é identificar as demandas orçamentárias de cada área, para repartir os recursos de acordo. Esse passo deve ser feito com cautela para que a distribuição da verba não gere disputas internas.

Depois de identificadas as demandas, a verba é dividida por departamentos para facilitar a gestão financeira. Então, uma pessoa de cada setor é designada para cuidar do orçamento específico daquela área – geralmente, o chefe do departamento. Por conta de suas características, esse tipo também é conhecido como planejamento colaborativo.

Planejamento Ajustado

Por último, temos o planejamento orçamentário ajustado. Esse modelo se assemelha a outros por permitir a inclusão de alterações depois de posto em prática. Mas, diferente do planejamento contínuo ou flexível, a volatilidade não faz parte de sua essência.

O modelo ajustado se refere a alterações pontuais e que precisam ser devidamente justificadas. Gastos além do previsto, por exemplo, têm espaço sempre que a realidade pedir. Assim, a empresa garante a oportunidade de corrigir seu curso, sem abandonar completamente o que foi planejado.

Como elaborar um planejamento orçamentário?

A tarefa de elaborar um planejamento orçamentário nem sempre é das mais fáceis, a depender do nível de organização atual de suas finanças. Mas, seguindo alguns passos básicos é possível ter êxito na tarefa – saiba mais abaixo:

Promova um levantamento dos dados

A essa altura você já sabe que o planejamento orçamentário serve para projetar os gastos e receitas do futuro. E que para isso é preciso ter informações precisas sobre o que entra e o que sai nos próximos meses. Por isso, vamos começar nosso planejamento levantando todos os dados disponíveis sobre o orçamento.

O seu levantamento pode ser feito com base em contratos já firmados e que serão concluídos no futuro. Mas, em alguns nichos, isso não será possível. Nesse caso, a sugestão é calcular uma média a partir das despesas e receitas do histórico.

Faça um planejamento de Recursos Humanos

A folha de pagamento representa um dos maiores gastos proporcionais de uma organização. Entre processos seletivos, contratações, treinamentos e promoções, essa é uma área que exige muito. Toda essa despesa, porém, tem um motivo de ser: os gastos com RH são um investimento direto que será retornado com trabalho que gera valor.

A partir desse contexto, não fica difícil entender por que é importante ter um planejamento de recursos humanos como parte do seu plano orçamentário. Esse é um dos pontos essenciais das finanças e que precisa ter prioridade.

Monitore os indicadores financeiros

Para quem trabalha com gestão financeira, os indicadores são uma ótima ferramenta para verificar a saúde dos negócios e a efetividade de suas ações. O acompanhamento deve ser periódico e começar ainda antes que o planejamento seja posto em ação. Assim, conseguimos verificar se houve melhora ou piora no período.

Quando mensuramos os resultados periodicamente, conseguimos detectar a necessidade de ajuste no plano. E assim, agir de maneira mais ágil para evitar grandes perdas.

Organize uma análise de porte

A escolha do melhor modelo de planejamento orçamentário depende das características e demandas de sua organização. Por isso, uma análise de porte pode ser necessária na ordem do dia. 

É preciso avaliar o número de colaboradores, o faturamento e os contratos vigentes. Também pode ser interessante analisar o reconhecimento da marca dentre o público. O processo ajuda a entender se a empresa é de micro, pequeno, médio ou grande porte. 

>> Leitura recomendada: Aprenda como fazer um manual de integração de colaboradores para a sua empresa

Avalie o estágio de maturidade do negócio

A análise de porte avalia questões mais pragmáticas sobre a posição que o negócio ocupa hoje no mercado. A avaliação do estágio de maturidade, por outro lado, fala sobre a jornada de crescimento da empresa, a partir de onde ela veio e onde pretende chegar.

Uma boa forma de avaliar isso pode ser observar a capacidade da organização de converter o conhecimento empírico adquirido em soluções práticas que de fato impactam os resultados positivamente.

Defina metas e alinhe as expectativas

Na hora de planejar o orçamento para o futuro, não é uma boa ideia confiar na melhor hipótese possível para projetar os resultados. Seja conservador nas previsões de receita, principalmente, para não acabar pecando pelo excesso de otimismo.

Um bom planejamento é aquele que utiliza todas as informações e análises disponíveis para definir metas claras e viáveis. Dessa forma, consegue alinhar as expectativas com a realidade.

Estabeleça métodos, processos e ferramentas

Avançando para questões ainda mais práticas, é preciso separar um momento para definir os métodos que serão utilizados para gerenciar o orçamento. Para garantir que os gastos sigam conforme planejado, devemos ter ferramentas de controle que de fato ajudem na tarefa.

Além disso, o planejamento precisa incluir informações do fluxo do trabalho. É importante estipular quem fica responsável pelo quê, quais são os prazos e os parâmetros ideais para monitoramento dos indicadores.

Revise o planejamento sempre que necessário

A revisão do planejamento pode se fazer necessária por conta de alguma questão interna ou mercadológica.

Idealmente, o plano precisa ser assertivo no que se propõe. E a maneira de verificar sua assertividade é por meio do acompanhamento dos indicadores. Eles nos revelam quando existe necessidade de ajustes. E se esse momento chegar, é importante estar preparado para corrigir o curso. 

O papel do RH na manutenção do planejamento orçamentário

O setor de recursos humanos tem um grande papel no planejamento orçamentário. Suas ações fazem parte do que existe de mais importante em uma empresa, que é o capital humano. Entre seleções, contratações e treinamentos, muito se gasta com a gestão de pessoal. Por isso, o RH precisa ser considerado na hora de planejar o orçamento.

O primeiro passo para garantir alinhamento entre os recursos humanos e as finanças é manter um planejamento interno para o setor. Devemos ter o controle absoluto dos gastos com processos seletivos, treinamentos, remunerações e benefícios. 

Para saber mais sobre o assunto, você pode baixar nosso infográfico sobre plano de cargos e salários.

É importante também que o RH seja incluído no planejamento e não só que tenha conhecimento do plano depois de pronto. Lembre-se que suas ações impactam diretamente nas finanças. Assim, qualquer projeção do futuro dos negócios precisa levar em consideração os recursos humanos.

Garanta os benefícios do planejamento

O planejamento orçamentário oferece uma série de benefícios para a organização que o adota em suas operações. Ao projetar os gastos e ganhos do futuro, fica mais fácil visualizar o crescimento da empresa e garantir que os esforços estão bem direcionados. Assim, impulsionamos a organização para o sucesso longevo.

Você encontra mais informações sobre gestão de RH e planejamento em nosso blog. Continue acompanhando para não perder nenhum conteúdo publicado por aqui. 🙂

Equipe Sociis RH