Quadro de funcionários: como saber a hora de expandir ou reduzir

Você já parou para pensar em quanto o número de colaboradores de uma empresa interfere nos resultados e nas conquistas da organização? Manter um controle sobre o quadro de funcionários e saber a hora de expandi-lo ou reduzi-lo nem sempre é uma tarefa fácil, contudo, ela é muito importante. 

Organizar as informações do time é uma forma estratégica de embasar a tomada de decisões e entender a realidade de cada setor, evitando, por exemplo, colaboradores sobrecarregados e com acúmulo de funções. 

Mas como realizar uma gestão realmente eficiente do quadro de colaboradores? Neste post, explicamos um pouco mais sobre o assunto e outras informações necessárias. Confira na leitura.  

O que é quadro de funcionários?

O quadro de funcionários nada mais é do que o número total de colaboradores que uma empresa tem e que compõem o time de talentos. O termo também é utilizado para definir o modo de organizar e gerenciar os colaboradores, garantindo que a gestão consiga visualizar a quantidade de pessoas em cada setor e a função que cada uma delas exerce. 

Dessa forma, acompanhar o quadro de funcionários é um modo de mapear os profissionais de cada setor e entender como cada um deles colabora para a organização. Para criar esse tipo de organização é possível utilizar softwares específicos ou mesmo ferramentas digitais, como as planilhas do Excel. 

Para que serve um quadro de funcionários?

O quadro de funcionários ajuda o RH a ter um panorama claro sobre a composição do capital humano da empresa. Mantendo uma boa estrutura e um controle de registros, é possível armazenar, em um só lugar, informações sobre cada contrato de trabalho e atividades do cargo, evitando, por exemplo, desvios de funções que podem resultar em processos trabalhistas. 

Uma boa organização do quadro vai ajudar o RH a entender a necessidade de novas contratações e até demissões, desenhando o panorama de cada setor e analisando se ele está compatível com as demandas do empresa.

O quadro de funcionários também é útil para traçar planos de carreira, garantindo aos profissionais oportunidades de crescimento dentro da organização. A solução permite uma melhor visualização do atual cargo de cada colaborador, assim como as possibilidades de desenvolvimento para ele no futuro. 

A tabela é o formato mais simples para preencher as informações e vai ajudar o RH a ter uma visão mais completa. É importante, contudo, que o documento seja atualizado sempre que houver uma demissão ou uma nova contratação. 

As vantagens de ter um quadro de funcionários bem estruturado

Organizar o quadro de funcionários e manter as informações bem estruturadas pode trazer algumas vantagens, como veremos a seguir. 

Ajuda a evitar o acúmulo de funções

O acúmulo e o desvio de funções são problemas que podem trazer consequências negativas para a empresa. Exigir do colaborador algo pelo qual ele não foi contratado para fazer, vai contra a legislação trabalhista, por isso, é importante ter cuidado. 

Com um quadro de funcionários bem estruturado, o RH pode comparar a realidade do dia a dia de cada colaborador com o que foi definido no contrato de trabalho, realizando remanejamentos, caso seja necessário, e evitando que o profissional tenha responsabilidades diferentes daquelas que foram definidas previamente. 

>> Leitura recomendada: A atuação do RH na gestão de passivos trabalhistas

Permite entender quais setores precisam de mais pessoas

O desequilíbrio de capital humano nos times pode acabar fazendo com que alguns setores rendam menos do que o esperado. Contudo, na correria do dia a dia, muitas vezes, os gestores deixam passar a falta de um funcionário e acabam sobrecarregando os demais. 

Com uma visão mais clara do quadro de colaboradores, é possível entender como cada equipe é nutrida e quais contam com um time insuficiente para cobrir toda a demanda. Dessa forma, ele pode ajudar na tomada de decisões e orientar os processos de recrutamento e seleção.

Dá clareza sobre os impactos na redução ou expansão da equipe

Mudanças no quadro de funcionários, seja redução ou expansão, geram impactos diretos na produção de uma empresa. Por isso, avaliar a composição do time ajuda em uma gestão mais estratégica, possibilitando ao RH compreender a contribuição real de cada profissional. 

O que significa expansão ou redução de quadro de funcionários?

Se o quadro de funcionários da empresa é o número de colaboradores que trabalham nela, a expansão e a redução do quadro, portanto, são as alterações que ocorrem nesse número de profissionais. Nesse sentido, reduzir o quadro de colaboradores significa demitir profissionais e expandir é o mesmo que contratar novos talentos. 

Qual é o momento de reduzir ou expandir o quadro de funcionários?

Independentemente do tamanho da empresa, é normal que em algum momento surja a necessidade de expandir ou reduzir o quadro de colaboradores. Normalmente, a expansão acontece quando a gestão nota que o quadro atual não está conseguindo dar conta das demandas do setor. 

Isso pode ser notado observando o aumento de horas extras, atrasos no cumprimentos de prazos, aumento de absenteísmo e colaboradores desmotivados por conta da sobrecarga de trabalho. 

Já a redução do quadro, em geral, acontece como resposta a crises financeiras, que podem ter origem externa, associada a fatores econômicos, ou internas, como a defasagem dos produtos ou serviços ofertados pela empresa. 

Em ambos os casos, seja na criação de novos postos de trabalho ou na redução dos existentes, é fundamental que a organização tenha planejamento, entendendo os custos envolvidos nos processos e o quanto a decisão impactará nos colaboradores da empresa. 

Como minimizar os impactos de um quadro reduzido?

É importante entender que a redução no quadro de funcionários tem um caráter definitivo para aqueles colaboradores que foram demitidos. Mesmo que o cenário possa ser revertido no futuro, com novas contratações, as demissões geram impacto nas famílias dos profissionais desligados e até no dia a dia de quem permanece na empresa. 

Assim, o ideal é que a companhia busque estratégias para que essas decisões só sejam tomadas quando forem realmente inevitáveis. Algumas alternativas são oferecer férias coletivas para conter gastos ou programar um layoff, ou seja, suspender os contratos temporariamente. 

Nos casos em que nada disso é viável, é interessante que o RH adote uma postura humanizada, para minimizar ao máximo o impacto das demissões. Confira algumas dicas a seguir. 

Seja transparente

É preciso sempre pensar em como demissões mal conduzidas podem prejudicar a imagem da empresa como empregadora. Demitir um ou vários profissionais de surpresa, por exemplo, pode passar a imagem de que a organização está passando por uma crise e que não se importa com o bem-estar dos funcionários. 

Desta forma, na medida do possível, tente manter uma relação de transparência com os colaboradores, mostrando a realidade da empresa para que o time não seja pego de surpresa, caso seja necessária uma decisão mais drástica. 

Realize demissões humanizadas

Na hora de demitir, o RH deve lembrar que está lidando com um ser humano, que merece atenção e respeito. Assim, é importante utilizar técnicas e estratégias para tornar a situação a menos traumática possível. 

Se a necessidade de reduzir o quadro de funcionários vem de uma crise e não de problemas na performance, é válido pensar em formas de garantir que aquele profissional possa se recolocar no mercado de trabalho, seja criando uma carta de recomendação ou oferecendo consultorias para atualização do currículo. 

Priorize a comunicação interna

Além de cuidar do colaborador demitido, é tarefa do RH pensar também naqueles profissionais que permanecerão na empresa. Momentos de crise podem tornar o ambiente mais inseguro, aumentando a ansiedade do time. 

Uma dica para minimizar o problema é investir na comunicação interna, possibilitando canais de diálogo entre lideranças e liderados e compartilhando com a equipe os planos para o futuro da empresa. 

Cuide do clima organizacional

Além de uma gestão transparente e uma boa comunicação, outras estratégias podem ser utilizadas para garantir um clima organizacional mais leve e evitar a desmotivação dos colaboradores. 

É importante, no entanto, que o RH mensure a percepção da equipe por meio de ferramentas como pesquisas de clima e de satisfação. Entendendo quais as expectativas e inseguranças dos colaboradores, será mais fácil gerenciá-las e traçar estratégias para garantir mais engajamento e produtividade.

Como otimizar o quadro de funcionários para uma maior eficiência operacional?

Os colaboradores são um ativo importantíssimo em qualquer organização. Dessa forma, montar um bom quadro de funcionários pode ajudar sua empresa a melhorar a eficiência operacional e conquistar melhores resultados. 

Mas como garantir que os profissionais deem o seu melhor e tenham um bom desempenho e produtividade? A seguir, listamos algumas dicas para otimizar e potencializar o quadro. 

Respeite a individualidade de cada um

Entender que cada colaborador é um ser humano único, com habilidades, potencialidades e perfis comportamentais diferentes é uma forma de alinhar expectativas e valorizar a autenticidade de cada um. 

Conhecendo a fundo cada membro do quadro de funcionários, o RH consegue potencializar talentos, entender o potencial e o desempenho da equipe, unir habilidades que se complementam e garantir um time mais motivado, produtivo e de alta performance. 

Aposte na diversidade

Criar um quadro de funcionários diversificado, com pessoas de diferentes idades, origens e culturas é uma forma de tornar o ambiente mais plural e rico, trazendo perspectivas e visões diferentes que podem contribuir para mais produtividade e inovação. 

Dessa forma, é importante criar processos seletivos inclusivos, que respeitem as diferenças e valorizem as potencialidades de cada indivíduo, sem preconceitos. 

Invista em treinamento e desenvolvimento

Mesmo recrutando profissionais diversos e com boas habilidades comportamentais, sempre existem competências que podem ser melhor desenvolvidas para garantir mais eficiência. Por isso, a gestão de pessoas não deve parar na contratação. 

Investir em capacitações, cursos, palestras e planos de desenvolvimento individual é uma boa estratégia para otimizar e potencializar talentos e proporcionar a eles o conhecimento necessário para um crescimento sólido dentro da organização. 

Valorize e recompense

Por fim, é preciso valorizar o bom trabalho do quadro de funcionários, mostrando aos colaboradores o quanto eles são importantes e contribuem para o sucesso do negócio. A falta de reconhecimento desmotiva o time e pode impactar, até mesmo, nas taxas de rotatividade da empresa. 

Por isso, é essencial realizar sessões de feedbacks, reconhecimentos públicos e programas de recompensa, premiando os melhores colaboradores e incentivando os demais a alcançarem bons resultados. 

Como uma consultoria em RH pode auxiliar na estratégia do quadro de funcionários?

O papel de uma consultoria em RH é realizar a parte estratégica da gestão de pessoas. Sendo assim, o consultor pode realizar uma análise aprofundada do quadro de funcionários para diagnosticar melhorias e mudanças na estrutura dos times que vão impactar nos resultados da empresa. 

Uma consultoria em RH pode notar, por exemplo, a necessidade de expandir o quadro em alguns times, identificando o perfil necessário que o novo colaborador deve ter para auxiliar no crescimento e no desenvolvimento do setor.

Além disso, o consultor pode oferecer aconselhamento e treinamento para as lideranças, capacitando a gestão para potencializar talentos e garantir o máximo de desempenho do time. 

Por fim, esse profissional externo pode ajudar a companhia a elaborar planos de carreira, determinando as possibilidades de crescimento em cada função e garantindo que os colaboradores consigam se desenvolver dentro da empresa, contribuindo ao máximo com o sucesso do negócio. 

Concluindo, manter um controle do quadro de funcionários é essencial para entender como a estrutura da empresa funciona e ter um panorama geral sobre a composição do capital humano. Somente com todos os dados documentados e atualizados com frequência, o RH ou a consultoria conseguirão embasar a tomada de decisões de forma segura e estratégica. 

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Equipe Sociis RH