A atuação do RH na gestão de passivos trabalhistas

Uma das maiores preocupações das empresas de um modo geral, é em relação aos impactos financeiros na qual estão expostos. Dentre os inúmeros fatores que podem trazer esses impactos estão os passivos trabalhistas.

Por isso os profissionais devem se inteirar a respeito desse assunto e se aprofundar em conhecimento para que possam trazer soluções eficazes para as organizações e se tornarem estratégicos frente a estes possíveis riscos.

A legislação trabalhista do nosso país é muito ampla e há uma complexidade acerca desta, sem contar as constantes mudanças que ocorrem de maneira contínua na rotina trabalhista, fiscal e tributária. Por isso, este post visa proporcionar a você, leitor, esclarecimentos básicos e estratégias que possam auxiliá-lo em sua gestão.

Conceitos Básicos sobre Passivos Trabalhistas 

Os Passivos Trabalhistas são resultado de um descumprimento legal por parte da empresa, como por exemplo, o não pagamento de um encargo social, que pode ocasionar, considerando uma situação mais crítica, em uma ação judicial.

A gestão desses passivos consiste na administração correta das obrigações trabalhistas, para que não hajam impactos financeiros negativos, como débitos na receita ou pagamentos exorbitantes gerados por multas resultantes de práticas incorretas.

Devido a necessidade constante das empresas de acompanhar periodicamente os processos que envolvam as questões legais que cercam o negócio, surgiu recentemente uma área específica para lidar com essas demandas.

Hoje o compliance tornou-se indispensável na gestão dos requisitos legais. O objetivo é alinhar todas as atividades da empresa de acordo com a legislação, seja na atuação financeira, trabalhista, fiscal, ambiental, entre outras.

O profissional ou o departamento de Compliance, tem a missão de traçar diretrizes e criar políticas que estejam alinhadas ao negócio, visando o acompanhamento e verificação das rotinas da empresa, averiguando se estas estão sendo executadas de acordo com as normas legais, buscando assim evitar, identificar e solucionar qualquer tipo de inconformidade existente.

Se a empresa não possuir um profissional de compliance, cabe ao gestor específico da área/departamento em que trabalha ser o responsável pelos processos de auditoria e acompanhamento do cumprimento dessas normas.

Impacto Econômico/Financeiro de Passivos Trabalhistas x Setor de RH 

Um dos objetivos das organizações são os resultados financeiros que a atividade exercida pela instituição pode proporcionar.

Todos os setores devem corroborar para que as demandas sejam cumpridas, visando assertividade total na execução dos processos, nos objetivos traçados e nos resultados entregues, sem causar nenhum tipo de prejuízo, principalmente econômico.

Logo, para contribuir com o resultado da organização, os departamentos devem trabalhar de maneira coesa.

Considerando o setor de RH, é necessário definir bem os papéis de cada responsável envolvido:

Na maioria dos casos, quando há erros negligenciáveis, podem ocorrer diversas situações que resultam problemas para as empresas. Alguns desses problemas, podem ser relacionados a:

• Acionamento de uma reclamação trabalhista junto à Justiça do Trabalho
• Fiscalização por parte do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego)
• Fiscalização por parte do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social)

As fiscalizações dos órgãos públicos ocorrem de maneira eventual e sem notificação prévia, portanto, as empresas ficam vulneráveis, caso não estejam em situação regular com a lei.

Se for autuada, a empresa poderá pagar uma multa aos órgãos competentes e este valor não previsto, pode trazer grande impacto financeiro para a organização, atrapalhando toda a gestão estratégica.

Fator estratégico: Interação do Jurídico x Recursos Humanos 

A integração entre os departamentos de Recursos Humanos e Jurídico para obter assertividade nos processos internos.

O Departamento de Recursos Humanos é um setor estratégico que envolve a administração da Gestão de Pessoas, portanto cabe a este a participação de todos os processos relacionados à gestão do capital humano da organização.

Já o Departamento Pessoal, é uma extensão do RH, sendo que seu papel é mais burocrático, nele ocorrem os procedimentos que são cruciais na gestão de passivos trabalhistas, tais como:

• Pagamentos de encargos sociais
• Vínculos trabalhistas (emissão de contratos)
• Apuração das jornadas de trabalho
• Além da verificação de outros pagamentos, tais como Periculosidade, Insalubridade, Horas Extras e outros

Por esta razão, é imprescindível ter assertividade no recrutamento do profissional que cuidará do departamento de pessoal, e que este esteja sempre envolvido em ações de capacitação técnica para ter conhecimento necessário em administrar todos os procedimentos.

O RH não pode se abster de acompanhar e fiscalizar, junto com os demais departamentos, os riscos que a empresa pode estar exposta. Propor soluções e prever impactos negativos fazem parte da gestão eficiente dos Recursos Humanos da empresa.

Existem basicamente três maneiras mais eficazes para se prevenir os Passivos Trabalhistas, lembrando que estas coexistem entre si. São elas:

 – Consultoria preventiva: Realizada pelo profissional do setor de departamento de pessoal, onde periodicamente se faz necessária a conferência e revisão dos processos realizados.

 – Auditoria: Ainda que seja apenas setorial sua realização é importante para a apuração de equívocos que geram ou que possam gerar passivos trabalhistas e corrigi-las.

 – Gestão de contencioso: Em linhas gerais, é um conjunto de intervenções e condutas para se evitar uma possível ação judicial. 

O que deve ser analisado na auditoria?

Em uma auditoria, devemos analisar as seguintes questões:

✓ Contratos de prestação de serviços e terceirizações, porventura existentes

✓ Jornadas de trabalho praticadas

✓ Verificação de questões relacionadas à isonomia salarial (CLT – Art. 461)

✓ Contratos de trabalho

✓ Normas e políticas corporativas (internas) impostas aos colaboradores

✓ Análise dos processos administrativos (MTE) e processos judiciais

✓ Cumprimento das cotas legais (Aprendizes e PCD)

Após o levantamento do que será analisado, o procedimento de auditagem consiste em quatro etapas:

1) Análise de documental

2) Entrevistas com pessoas responsáveis pelos setores da empresa (gestão/ liderança)

3) Análise dos processos administrativos e judiciais

4) Relatório geral

Ao final da análise, o auditor elabora um relatório gerencial juntamente com um checklist de tudo que foi verificado. Este documento dever apontar tudo o que está correto e precisa ser corrigido. Além de propor mecanismos que otimizem os procedimentos já existentes na empresa.

Benefícios da gestão de Passivos Trabalhistas

Podemos destacar os seguintes benefícios da gestão de Passivos Trabalhistas:

• Identificação do risco e sua solução, antes de se tornar um problema real (devido à fiscalização contínua)

• Diminuição dos erros e prejuízos das rotinas dos setores

• Auxílio na criação de novas estratégias, obtendo um controle de qualidade que propõe mais excelência no trabalho realizado

• Utilização de uma Ferramenta Norteadora (técnica e estratégica) dos processos internos

• Objetiva um trabalho de prevenção e melhoria dos recursos administrados

• Aumento da visibilidade e credibilidade da organização, em relação ao cenário mercadológico

O setor de Recursos Humanos deve ser um setor estratégico onde perpassam todos os colaboradores, as diretrizes e objetivos da organização. Por esse motivo o trabalho desenvolvido deve ser completo e eficiente.

Este post traz uma noção básica de como a atuação do RH é imprescindível para a prática preventiva dos riscos que podem impactar a saúde financeira da organização.

É necessário que os processos sejam previamente alinhados e executados de maneira correta, além de sofrer periodicamente uma verificação criteriosa.

Por isso, é fundamental o acompanhamento das alterações e atualizações da legislação trabalhista, para ser um profissional sempre atualizado e engajado a trazer soluções e estratégias para a sua empresa.

Informações sobre a autora:

Jenyffer Morais
Analista de RH da Sociis RH e Pós-graduada em Direito Trabalhista