One-on-one: aprenda a realizar reuniões 1:1

O diálogo é parte essencial do trabalho com gestão de pessoas e todo profissional de RH sabe disso. É importante falar de maneira clara, mas, acima disso, saber escutar as demandas do colaborador.

É nesse sentido que as reuniões one-on-one atuam, garantindo um espaço seguro para a troca de informações. Esse tipo de encontro tem se tornado prática comum, justamente pelas vantagens que agrega à gestão.

No artigo de hoje, vamos falar mais sobre as reuniões 1:1 e apresentar tudo o que você precisa para implementá-las em sua organização.

O que são as reuniões one-on-one?

A one-on-one é um tipo específico de reunião que pode trazer diversas vantagens para o RH que o adota. O termo em inglês significa, ao pé da letra, “um a um”. Essa tradução já nos dá uma boa dica sobre a forma como esses encontros são conduzidos.

Em geral, as reuniões 1:1 são feitas com apenas duas pessoas presentes: o colaborador e o seu gestor. Esse é o momento para discutir projetos específicos, oferecer uma avaliação sobre a performance e colher feedbacks sobre a experiência daquele funcionário. O tema da conversa precisa ser adaptado para as necessidades específicas de cada profissional.

Os encontros têm duração média de 30 minutos e podem ser feitos com periodicidade quinzenal ou mesmo mensal. Queremos utilizar esse tempo de maneira estratégica, alinhando as expectativas entre trabalhador e empresa sempre que possível.

A elaboração da pauta da reunião fica por conta do colaborador, que acaba conduzindo a conversa, a partir de suas necessidades.

A importância das reuniões one-on-one

Hoje em dia, os modelos de liderança modernos são unânimes sobre o papel da comunicação para manter os negócios saudáveis e prósperos por mais tempo. A informação precisa circular dentro de uma empresa e é justamente aí onde reside a importância das one-on-one.

As reuniões têm por objetivo oferecer um ambiente seguro para que o colaborador possa dar suas considerações de maneira ordenada e irrestrita. Sua implementação dentro da empresa cria uma verdadeira arquitetura de comunicação que vem de baixo para cima. 

>> Leitura recomendada: Guia completo para uma comunicação interna efetiva

A partir do estabelecimento de um ambiente confortável e rotineiro – daí a importância de manter a periodicidade –, o trabalhador consegue relatar seus problemas e frustrações de maneira mais efetiva.

Para o gestor, os encontros se transformam em valiosas fontes de informação. Ele fica sabendo de problemas que podem atrapalhar os resultados tão logo eles surgem. Assim, pode agir de maneira célere para evitar maiores prejuízos.

Com que frequência devemos realizar 1:1?

Para manter o controle assíduo dos resultados, nossa sugestão é de realizar as reuniões one-on-one quinzenalmente. Essa periodicidade é importante sobretudo no início. Isso vale tanto para novos contratados como também para o caso de uma empresa que não tinha a 1:1 em sua rotina até então.

É essencial que a frequência dos encontros seja mantida. O acompanhamento próximo e o contato constante entre gestor e colaborador é justamente o que cria o clima necessário para termos trocas genuínas e produtivas. Ao passo que os encontros se tornem comuns, estabelece-se uma relação de confiança entre as partes, o que permite uma comunicação muito mais eficiente.

Outro ponto de atenção sobre a frequência é a importância de não desmarcar as reuniões. O encontro entre líder e liderado precisa ser um ponto imutável da agenda, uma prioridade na ordem do dia. Assim, conseguimos manter a periodicidade estabelecida na estratégia de RH e construir um ambiente realmente propício para a comunicação efetiva.

Os estilos de liderança

Existem diversas formas de conduzir um time. Alguns gestores preferem um estilo de liderança mais autocrático, enquanto outros buscam a democracia como inspiração para sua condução dos negócios. A escolha é particular de cada administrador e seus valores.

Mais recentemente, porém, especialistas de recursos humanos têm alertado para a importância de manter uma gestão mais aberta e humanizada. Isso inclui criar processos para lidar com os problemas de forma colaborativa. 

O feedback tem papel importante para garantir esse cenário, assim como a boa comunicação de maneira geral. Aqui atuam as reuniões 1:1. A técnica tem apresentado bons resultados para engajar todos os níveis hierárquicos de modo a garantir que as informações fluam de baixo para cima.

Seu foco na comunicação garante uma abordagem mais democrática, conforme as tendências de gestão modernas. No fim, a oportunidade de dar e receber feedbacks com frequência ajuda a manter uma equipe mais alinhada e motivada.

O que você precisa saber antes implementar a 1:1

Antes de passarmos para aspectos práticos da realização da reunião one-on-one, existem algumas questões e aspectos que merecem esclarecimento. Abaixo, reunimos respostas para algumas das principais perguntas de profissionais do RH sobre o tema.

Os riscos de não realizar

As reuniões one-on-one fazem parte dos esforços para construir uma gestão mais participativa e que considere a opinião de todos. Esse tipo de abordagem garante engajamento, pois envolve todos no processo decisório. Por outro lado, possibilita maior controle para o gestor sobre os resultados, sem adicionar pressão ao trabalho do dia a dia.

Quando optamos por não realizar a 1:1, porém, não temos acesso a todos os seus benefícios. A gestão demora a perceber a correlação entre a qualidade dos resultados e as condições de trabalho, já que ela não tem acesso a essas informações. Sem um fluxo de comunicação, a informação não circula nem chega até quem pode operacionalizar melhorias.

O papel do colaborador e o papel do líder

Dentro da dinâmica da 1:1, ambos, funcionário e gestor, têm papéis que precisam ser bem delineados a fim de garantir o sucesso da reunião.

Para o colaborador, é dada a responsabilidade de conduzir a conversa. A one-on-one é extremamente personalizada para cada cargo. Por isso, faz sentido que o próprio trabalhador crie um roteiro para a conversa. Afinal de contas, ele é o assunto principal e sabe melhor que ninguém quais são suas necessidades.

Do lado do líder, a principal responsabilidade é manter uma escuta ativa e oferecer feedbacks pertinentes sempre que possível. É importante também manter seu comprometimento com as datas e horários da reunião. Assim, demonstrando que respeita o funcionário, independente de sua posição hierárquica.

Como garantir a eficácia das reuniões

Por mais que seja responsabilidade do colaborador conduzir a reunião 1:1, o gestor tem papel fundamental para construir um ambiente favorável para o encontro.

Nesse sentido, a eficácia da one-on-one depende muito da capacidade do líder de conquistar e conservar a confiança de seu liderado. Isso inclui adotar um comportamento neutro e sem julgamentos para suas atitudes e comportamentos. É interessante também reservar um tempo para compartilhar suas próprias percepções e dificuldades — isso ajuda a criar proximidade.

O papel do RH

Ainda que as reuniões aconteçam somente com dois elementos – líder e liderado –, isso não significa que o RH não tem influência alguma.

É papel do setor de recursos humanos apresentar o conceito e treinar os gestores para uma condução adequada dos encontros. A intenção é ser um verdadeiro facilitador do processo.

Além disso, o RH deve continuar monitorando para garantir que as reuniões 1:1 estão sendo feitas da maneira certa e com a frequência adequada.

Como realizar reuniões 1:1

Finalmente, chegamos à parte prática deste artigo. A seguir, você encontra algumas dicas para que você também possa realizar reuniões one-on-one em sua organização com sucesso.

Planejamento e duração

É essencial planejar qualquer tipo de reunião para garantir objetividade durante a conversa – com a 1:1, isso não poderia ser diferente. Nesse caso, recai sobre o colaborador a responsabilidade de criar a pauta do que será conversado durante o encontro.

Durante o planejamento, é importante ficar atento à duração máxima recomendada de 30 minutos. O ideal é pensar em um roteiro que contemple a abertura, o desenvolvimento dos assuntos principais e um espaço para considerações finais. É indicado reservar 10 minutos para cada uma das três etapas.

Performance do colaborador

A performance do colaborador inevitavelmente será fio condutor de toda a conversa. Mas, diferente de uma avaliação que vem de cima para baixo, por exemplo, as reuniões 1:1 são conduzidas de baixo para cima. Na prática, isso significa abordar a performance a partir das necessidades e demandas do profissional.

Ao fim, é importante que seu cotidiano de trabalho seja discutido de maneira estratégica. As informações mais relevantes têm que ser colocadas na mesa e problemas expostos para que o líder consiga organizar melhorias.

Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)

A partir do que foi elaborado durante as one-on-ones e outras avaliações, o gestor vai elaborar o Plano de Desenvolvimento Individual em parceria com o RH. O PDI considera todas as competências do funcionário, assim como as necessidades da empresa para organizar treinamentos e capacitações que façam sentido para todos.

É importante lembrar que o Plano de Desenvolvimento não pode ser organizado de maneira impulsiva. Seu planejamento é fruto de algumas conversas 1:1 e certo tempo de reflexão por parte do líder e seu liderado.

Feedbacks

A cultura de feedbacks é essencial para toda empresa que almeja um modelo de liderança democrático e com participação. Ela nos incentiva a ouvir o que o colaborador tem a dizer e, por isso, é parte essencial para o sucesso de uma one-on-one.

Durante as reuniões, o gestor precisa oferecer um ambiente confortável para que a cultura do feedback prevaleça. Esse é o momento de ouvir e construir juntos um plano de ação voltado para a melhoria da organização como um todo.

Garanta mais proximidade com as reuniões one-on-one

Quando inseridas na rotina de trabalho, as reuniões one-on-one trazem diversos benefícios para uma organização. Sua estruturação dá mais autonomia para o colaborador, pois encarrega ele de criar a pauta e conduzir a conversa.

Porém, não podemos esquecer da importância da periodicidade para o sucesso das reuniões. Se realizarmos os encontros a cada quinzena, fica muito mais fácil criar um ambiente de confiança que, por sua vez, incentiva feedbacks mais sinceros de ambas partes. 

No fim, as one-on-one criam uma verdadeira arquitetura de comunicação, onde a informação flui de baixo para cima, atualizando as chefias sobre aspectos importantes da organização. Dessa forma, garantimos mais proximidade e agregamos valor aos processos internos.

Em sua organização vocês fazem estes tipos de reunião? Deixe o seu comentário!

Equipe Sociis RH