Sabe o que é o Kanban? Entenda tudo sobre o método

O Kanban é um método que facilita a gestão de negócios dos mais diversos segmentos. Seu foco está no gerenciamento das atividades cotidianas para garantir que nenhuma entrega atrase ou saia fora do padrão. De fato, um modelo muito eficiente para controle do trabalho.

Criado pelos japoneses dentro do contexto do Toyotismo, o Kanban sempre teve o objetivo de garantir um caminho facilitado para melhorar os resultados, mesmo com recursos escassos. Essa demanda veio porque o país encontrava-se devastado após quase uma década de guerra.

Desde então, o Kanban não perdeu popularidade e evoluiu ainda mais para compreender particularidades de diferentes nichos.

O que é o Kanban?

O Kanban é um método de gestão ágil e visual utilizado para controlar o fluxo de trabalho, otimizar processos e garantir uma distribuição razoável das demandas. Sua origem remonta ao período pós-guerra, em especial à abordagem Just In Time (JIT) que é percussora do Sistema Toyota de Produção (STP).

O método foi criado no contexto das indústrias de manufatura. Sua função, desde o início, era de garantir um ordenamento das atividades. Sua abordagem visual facilita e garante mais agilidade para o controle do gestor. 

O termo Kanban vem da língua japonesa e, traduzindo literalmente, significa algo como “cartão” ou “quadro indicador”. Apesar de incompleta, a tradução literal nos dá pistas sobre o funcionamento do método. De fato, ele propõe o uso de cartões para representar as entregas no quadro. Eles são movimentados conforme o status de produção avança.

O sistema trabalha para manter a ordem e a organização das atividades. Por isso, propõe que as demandas do quadro sejam classificadas conforme seus status: tarefas requisitadas, em execução ou entregues.

Qual a origem do método?

O método Kanban foi criado no Japão, no período seguinte ao fim da Segunda Guerra Mundial. Na época, o país asiático encontrava-se devastado após anos de conflito armado. Com recursos escassos, limitado acesso à mão-de-obra e fragilizada infraestrutura, era preciso criar formas de alavancar sua economia.

A saída encontrada pelos japoneses foi a de pensar em métodos que pudessem otimizar o uso dos recursos. Era preciso crescer muito, gastando pouco. Nesse contexto, surgem ferramentas para auxiliar o país a atingir seus objetivos — é justamente o caso do Kanban.

No início, o método fora desenvolvido de maneira analógica com cartões de papel que precisavam ser movimentados entre as diferentes estações de trabalho. O quadro, então, consolidava as informações para facilitar o controle de gestão.

De lá para cá, muita coisa obviamente mudou. Hoje, o Japão é uma das grandes potências econômicas do mundo e uma referência em engenharia da produção e tecnologia. O desenvolvimento acelerado do país nas décadas que se seguiram é testamento da eficiência dos métodos e ferramentas criados na época.

 

Qual a aplicação do Kanban?

Com o Kanban, a indústria japonesa buscava formas para melhor gerenciar seus insumos e garantir a continuidade da produção. Como havia pouco à sua disposição, era preciso garantir o aproveitamento total de todos os recursos produtivos, sem desperdício. 

O estoque precisava ser gerenciado para que sempre houvesse material para produzir. Por outro lado, sem exagerar nas quantidades armazenadas – o que seria um desperdício por si só.

O Kanban foi apresentado pela primeira vez na década de 1940. Desde então, a tecnologia e a informática se tornaram padrão nas atividades de gerenciamento. Criado com foco na manufatura, o método precisou ser adaptado conforme novas necessidades se formavam. 

Hoje, as fábricas já não são mais a principal atividade produtiva no Japão e em outras grandes economias. Assim, o Kanban passou a compreender também outras realidades – mais adiante, abordamos os diferentes tipos do método.

As vantagens do Kanban

O Kanban tem muitas vantagens para a organização que o adota em seus processos internos. Não à toa, o método continua popular e, mesmo 80 anos depois, ainda é discutido em espaços de aprendizado como este. Continue lendo para saber mais sobre suas vantagens.

Autonomia e gestão

Um dos principais atrativos do método é que, com ele, a gestão consegue empoderar seus colaboradores para que possam trabalhar de maneira mais autônoma. Isso porque o quadro de controle fica acessível para todos e é de fácil entendimento. Então, basta visualizar as demandas para compreender qual deve ser sua próxima tarefa. Uma tendência no mundo corporativo, a autogestão tem no Kanban um grande aliado.

Gerenciamento de prioridades

O Kanban é extremamente personalizável, de acordo com suas necessidades. Entre outras possibilidades, você pode configurar o quadro a partir de um código de cores para indicar o que é mais importante. Isso facilita muito na hora de delegar as tarefas.

O gerenciamento de prioridades pode ser feito ainda a partir de um ordenamento do tamanho ou formato dos cartões movimentados no quadro. Seja qual for o sistema adotado, você vai perceber que o quadro realmente facilita a visualização das prioridades na ordem do dia.

Produtividade e qualidade

Começamos este artigo reforçando que o Kanban pode ajudar na organização para garantir que nenhuma entrega fique para trás. Isso é especialmente verdade se pensarmos nos ganhos de eficiência agregados pelo método.

Ao organizar a produção de maneira metódica, a gestão garante melhores condições para que sua equipe possa trabalhar bem. Os processos otimizados, então, garantam mais produtividade e qualidade em todas as entregas.

Agilidade

O Kanban foi criado no mesmo contexto que diversas metodologias ágeis. Isso porque, naquela época, os japoneses buscavam formas de recuperar sua economia. Precisavam de ótimos resultados em curtíssimo tempo. E isso transpareceu na forma como desenvolveram seus métodos e ferramentas.

A máxima de que tempo é dinheiro acompanha o Kanban. O método facilita a visualização do controle para cortar etapas e garantir uma produção ágil.

Redução de desperdícios

Além de organizar a produção, o Kanban gera dados que nos permite otimizar cada vez mais os processos. É possível acompanhar, por exemplo, qual é o tempo gasto por um funcionário ou equipe em determinada tarefa. Assim, conseguimos reconhecer e solucionar desperdícios de tempo e recursos muito mais facilmente.

Como estruturar o Kanban em uma organização?

O Kanban propõe uma organização das demandas a partir de um sistema que usa um quadro com colunas e cartões. As colunas dividem o quadro e indicam o status de produção. Os cartões, por sua vez, representam os produtos em si. É possível utilizar também um sistema de cores para representar o nível de urgência de cada demanda.

Tradicionalmente, o método se divide em três colunas que, em ordem, representam: requisitado, em desenvolvimento e feito. A partir disso, podemos criar os cartões e distribuí-los de acordo com o andamento de cada coisa. 

Extremamente flexível, o Kanban pode ser adaptado para as demandas específicas de sua organização. Retomando o uso original nas fábricas, é possível pensar na divisão dos processos por etapa de produção ou por especialidade. Formamos um Kanban para a montagem, por exemplo, outro para a inspeção de qualidade, outro para a logística, etc.

Os tipos de Kanban

Muito mudou desde que o Kanban foi apresentado pela primeira vez no Japão da década de 1940. De lá para cá, o método ganhou o mundo e foi adaptado para diferentes realidades e modelos de negócio. Confira a seguir alguns dos principais tipos de Kanban hoje.

Kanban de produção

Começamos citando o Kanban de produção, que talvez seja a versão mais parecida ao que foi originalmente introduzido. Seu funcionamento é o clássico, com as três colunas de status: requisitado, em execução e concluído. Mas, isso não significa que você não possa personalizar seu quadro de acordo com suas necessidades, adicionando ou retirando elementos.

Um dos mais populares do mercado, esse tipo de Kanban é utilizado na manufatura, na TI, no marketing, entre outras áreas.

Kanban de estoque

Muitas vezes, a razão dos gastos excessivos em uma empresa está no estoque. Ao manter grandes quantidades de insumo ou produto final armazenadas, acabamos desperdiçando recursos. Mas, com o Kanban, esse mal pode ser remediado.

Quando utilizado na gestão do estoque, o método ajuda a garantir o armazenamento de quantidades apropriadas. Seu uso, associado ao quadro de controle, facilita a visualização e a manutenção do padrão definido no planejamento.

Kanban de movimentação

O Kanban de movimentação é uma variação do método mais largamente utilizada dentro do contexto industrial. Seu foco é manter o controle de todas as entradas e saídas do período. A partir disso, organiza e otimiza os processos internos.

Nessa variação, o método permite identificar acúmulos de trabalho, atrasos e gargalos na produção. As informações coletadas são, ainda, utilizadas para organizar os cartões de acordo com suas prioridades.

Kanban de emergência

Muita gente acredita que o Kanban só serve para projetos com tempo e longo prazo de planejamento para suas ações. A verdade é que o método funciona também para lidar com situações de emergência, como na área de saúde.

Há algum tempo já, o método é utilizado em hospitais para gerir vagas e manter o controle geral dos internados. Também é possível utilizar o Kanban para organizar as prioridades de acordo com o estado de saúde dos pacientes.

E-Kanban

Como não poderia deixar de ser, o Kanban sofreu influência da modernidade e ganhou novos contornos. A versão mais atualizada e moderna do método japonês aposta na tecnologia para manter o controle das atividades no cotidiano.

O E-Kanban é um tipo que pode agregar características dos outros citados acima com a diferença de que utiliza métodos eletrônicos e digitais para manter o controle. Exemplos de softwares utilizados aqui incluem Trello, Monday, KanblanFlow, entre outros.

 

Kanban vs. Scrum: semelhanças e diferenças

Scrum é o nome que damos ao método para manejar projetos complexos e garantir qualidade nos resultados. Já Kanban, como pudemos ver até aqui, é o sistema utilizado para controlar o andamento do trabalho por meio de um quadro visual.

Quando falamos sobre ferramentas para a gestão, muitos gestores ainda acreditam que devem escolher entre Kanban e Scrum, mas, nunca os dois. Essa concepção está errada se levarmos em conta que não há uma equivalência entre eles. Em outras palavras, não são métodos conflitantes, mas, complementares.

Vale lembrar que o Kanban não é uma metodologia ágil. A confusão é comum já que, com frequência, o método é utilizado junto dessas ferramentas. É o caso do Scrum, por exemplo. Este sim uma metodologia que foca em garantir mais agilidade para os processos internos.

Outra diferença está no ritmo de trabalho proposto, já que o Kanban pressupõe um fluxo contínuo de trabalho. As funções pouco importam desde que as entregas se mantenham no padrão solicitado. Enquanto isso, o Scrum propõe a organização por meio de ciclos – os sprints.

Com suas diferenças, ambos os métodos são muito interessantes e podem ser combinados para garantir ainda mais qualidade no controle de demandas.

Kanban e as ferramentas da qualidade

O Kanban é um método utilizado para manter o controle sobre os resultados. Por isso, impacta diretamente na otimização dos processos para garantir a melhoria contínua. Assim como as ferramentas da qualidade, o método traz para a mesa uma preocupação com o todo. Isso porque buscamos uma orquestração do trabalho que traga todas as vantagens já citadas acima no texto.

São muitas as ferramentas de qualidade disponíveis hoje para o gestor. Durante o planejamento, é possível se organizar a partir de um fluxograma ou folha de verificação. A resolução de problemas ganha com o uso dos diagramas de Ishikawa ou Pareto. 

A afinidade do método com as ferramentas justifica sua utilização combinada. Como já mencionamos, sua própria criação deriva do Just in Time que é um conceito que também inspira as ferramentas qualidade.

Sejam quais forem suas demandas, é possível associar o Kanban com ferramentas para garantir cada vez mais qualidade em suas entregas.

Uma estratégia para melhorar os resultados

O Kanban é um método e tanto para garantir organização nos mais diferentes segmentos. Seu sistema propõe a utilização de um quadro no qual podemos visualizar o andamento do trabalho de maneira simples e rápida.

Criado dentro do contexto do Japão pós-guerra, aos poucos, o conceito se espalhou para outros países e foi adaptado para diferentes segmentos. Hoje, temos o Kanban como um método clássico e vantajoso para garantir mais produtividade, agilidade e qualidade nas entregas.

E sua empresa? Qual metodologia utiliza para a gestão dos negócios? Deixe seu comentário abaixo!

Equipe Sociis RH