Guia completo para uma comunicação interna efetiva

A comunicação interna é uma parte fundamental dos processos de gestão de recursos humanos. Dentro de uma organização, é importante manter canais eficientes para que empresa e colaborador possam expressar suas demandas. A troca de informações precisa funcionar bem para que os conflitos interpessoais não escalem para grandes proporções.

Para saber mais sobre a comunicação interna e entender todas as formas como ela pode impactar a sua empresa, continue lendo a seguir.

O que é comunicação interna?

Comunicação interna é o termo que define todos os processos comunicativos dentro de uma organização. Estão aqui inclusas todas as trocas de informação formais e informais que acontecem durante o fluxo de trabalho. De maneira geral, quem cuida dessa área gerencia o tráfego de dados que acontece da porta para dentro.

Uma boa comunicação é essencial para qualquer empresa. Por isso, é importante que a área seja gerida por profissionais de confiança e capacitados. Em pequenas empresas, essa tarefa recai sobre o administrador de maneira informal. Quando há um setor de recursos humanos organizado, ele costuma ser responsável por essa área. Em alguns casos, ainda, a responsabilidade fica por conta de um colaborador especializado em comunicação, como um profissional de relações públicas.

Os benefícios de uma boa comunicação interna

Empresas que investem em uma boa comunicação interna podem observar uma série de benefícios em sua produção – saiba mais:

Alinhamento organizacional

Um dos primeiros benefícios de uma boa comunicação é ter todos os funcionários alinhados sobre as expectativas de seu trabalho e os valores da empresa. O alinhamento organizacional é, justamente, o termo que descreve a situação em que todos os colaboradores mantêm foco nos mesmos objetivos.

Clima organizacional

Mesmo que você seja capaz de comunicar as demandas da produção, isso não vai adiantar muito sem um bom clima organizacional. Garantir boas condições de trabalho é essencial para garantir bons resultados em qualquer segmento. Uma boa comunicação interna garante um clima leve e agradável para que funcionários possam produzir mais e melhor.

Fit cultural

Cada organização é única, pois carrega valores e ambições específicas em sua identidade. O mesmo vale para os profissionais contratados para o trabalho. Por isso, na hora de contratar é preciso garantir que haja compatibilidade entre a cultura da empresa e os valores do candidato – é o fit cultural.

Com boa comunicação, o potencial produtivo da empresa se torna ainda maior, pois empregador e empregado sabem que compartilham de uma mesma cultura desde o início.

Produtividade

A essa altura, não é surpresa dizer que uma boa comunicação interna é capaz de impulsionar os resultados. Trabalhamos aqui para ter compatibilidade e garantir boas condições de trabalho. Para além da preocupação com o bem-estar da equipe, esse movimento melhora os resultados e permite uma produtividade cada vez maior.

Taxas de rotatividade

A rotatividade de pessoal – ou turnover – é um processo natural em qualquer empresa. Eventualmente, algum funcionário precisará sair e outros serão contratados para substituir a vaga. Nesse sentido, é preciso que o RH fique atento para que a frequência dessa rotatividade não seja grande demais. 

Lembre-se que existe um custo em toda demissão que inclui encargos trabalhistas e gastos com recrutamento. Com boa comunicação, fica mais fácil garantir que altas taxas de turnover não atrapalhem sua produtividade.

Qualidade dos processos

Com frequência, a razão para baixa produtividade de uma empresa é a falta de organização em seus processos. É preciso que as diferentes áreas conversem para identificar tarefas redundantes ou que simplesmente não agregam valor para o cliente final. 

Nesse sentido, a comunicação interna pode te ajudar a compreender os pontos de melhoria e direcionar os esforços.

Menos desperdício

A redução dos desperdícios vem quase como uma consequência da otimização dos processos. Conforme a empresa organiza seus fluxos, acaba identificando aquelas atividades que não agregam e por isso podem ser eliminadas. A partir da comunicação, ela pode reduzir níveis de desperdício na produção e ter custos menores.

Como investir na comunicação interna?

Existem muitas formas para investir na comunicação interna e desfrutar de seus benefícios. Abaixo, apresentamos algumas das principais ações que você pode organizar em sua empresa.

Jornal Mural

O jornal mural é uma das iniciativas mais populares de comunicação interna e uma das primeiras ações que muitas pessoas têm em mente quando falamos sobre o assunto. Fixado em um local de fácil acesso para todos, esse espaço pode contar com lembretes e avisos do RH, os aniversariantes do mês, entre outros conteúdos relevantes para os colaboradores.

De maneira geral, o mural funciona melhor em empresas pequenas e que têm equipe reduzida.

Intranet

A intranet é uma evolução natural do mural que abordamos acima. Ela nada mais é do que uma rede corporativa com acesso restrito para os colaboradores da empresa. No espaço, vale publicar o mesmo tipo de comunicados que tradicionalmente seriam expostos no mural.

Como o meio digital permite, a intranet pode funcionar também como um diretório com informações de clientes, manuais de trabalho e modelos de documentos internos.

E-mails e newsletters

Um pouco mais elaborado, o uso do e-mail requer certo nível de planejamento para produzir conteúdo assertivo e de fácil compreensão. 

A comunicação por esse canal pode ser feita em formato de newsletters periódicas ou e-mails pontuais para cada funcionário. Os pormenores da sua estratégia dependem sempre do tamanho e das necessidades da equipe.

TV corporativa

Ainda na linha de ações de comunicação mais elaboradas, algumas empresas adotam o modelo de TV corporativa. Muito útil em grandes organizações, ela funciona como um canal interno exibido em monitores espalhados pelo ambiente de trabalho.

A televisão corporativa requer certo nível de conhecimento técnico para a produção de material de qualidade capaz de engajar e comunicar. Em contrapartida, garante uma troca dinâmica e rápida de informações entre a empresa e seus funcionários.

Dinâmicas de grupo

As dinâmicas de grupo são um clássico dentro da área de recursos humanos. Hoje, existe uma infinidade de opções para atividades que podem ser realizadas pessoalmente ou de maneira remota, por videoconferência.

 >> Leitura recomendada: Conheça 05 dinâmicas de grupo muito utilizadas em processos seletivos

Os diferentes modelos focam na construção da confiança, no engajamento, na descontração, entre outras habilidades. A escolha do tipo mais adequado depende muito das necessidades de comunicação verificadas internamente.

Cultura de feedback

Por último, é importante separar momentos de troca individual com o colaborador para construir uma cultura de feedback na organização. O colaborador deve estar pronto para ouvir as impressões acerca de seu trabalho com franqueza. Da mesma forma, ele precisa se sentir confortável para apresentar suas demandas para os representantes do RH.

Como se adaptar às necessidades de cada setor

Na hora de organizar a comunicação interna em sua empresa, é importante contar com uma estratégia capaz de trazer os resultados esperados. Em grandes empresas, por exemplo, trabalhar com apenas um jornal mural não será suficiente para garantir a integração dos departamentos.

A escolha das ações de comunicação interna precisa, então, partir das necessidades verificadas dentro da organização. Caso haja dúvidas nesse momento, vale a pena ouvir a opinião dos colaboradores para compreender quais são suas demandas. Não há jeito melhor de começar seu processo de melhoria da comunicação interna.

Durante seu diagnóstico inicial, pode ser que sejam verificadas diferentes necessidades em setores distintos. Isso também é perfeitamente natural. Cabe então ao RH apresentar soluções personalizadas para cada grupo de maneira integrada e eficiente.

Conte com a opinião da comunidade interna

Sempre que houver dúvidas sobre como conduzir a empresa para uma melhor comunicação interna, lembre-se que nosso objetivo é estabelecer conversas honestas e transparentes. Dessa forma, nada melhor do que ouvir a opinião de quem mais é afetado pela cultura vigente.

Converse com os colaboradores de diversos níveis para entender o que é importante para eles e o que precisam para garantir mais qualidade em seu trabalho.

Consequências de uma comunicação interna ruim

Da mesma forma que uma boa comunicação interna traz benefícios para sua empresa, quando ela é ruim também resulta em consequências indesejadas. Reunimos a seguir alguns desses efeitos para que você possa identificar se está passando por isso.

Conflitos interpessoais

Uma das mais óbvias consequências de uma comunicação ruim, em qualquer que seja o contexto, são os conflitos interpessoais. É claro que as discordâncias são naturais em certo nível. O que nos indica um problema, nesse caso, é a frequência com que elas ocorrem e o que sai como resolução de cada confronto.

Quando a comunicação interna está fortalecida, os embates são respeitosos, maduros e produtivos.

Baixa produtividade

A baixa produtividade é outra consequência direta de uma comunicação interna de má qualidade. Se não houver boa troca de informações entre colaboradores e setores, as ações acabam desencontradas. A falta de transparência gera trabalho duplicado ou fora do padrão de qualidade necessário para a entrega.

Altos níveis de turnover

Uma comunicação interna ineficaz gera grande insatisfação dentre os colaboradores. Com frequência, a falta de clareza gera refações e sobrecarga de trabalho. 

Todo esse desconforto faz com que os profissionais permaneçam pouco tempo na casa. Além de impedir vínculos duradouros, os altos níveis de turnover que se seguem geram custos e atrapalham a continuidade dos resultados.

Dificuldade de contratar

Com o passar do tempo, as dificuldades de sua empresa começam a se tornar conhecidas no mercado. A informação de que a organização não tem bons canais de comunicação circula nas rodas de conversa e nos portais de emprego. 

O resultado desse cenário é uma empresa que tem sua reputação prejudicada, o que dificulta na hora de contratar.

Desvalorização da marca

Ainda no sentido do tópico anterior, é importante lembrar que a sua marca tem uma reputação a zelar. E isso não vale só para conquistar vendas, mas, também na hora de recrutar profissionais talentosos para o time.

Quando a comunicação interna é ruim, isso afeta diretamente no valor da sua marca e na forma como a empresa é percebida no mercado.

Qual a diferença entre comunicação interna e endomarketing?

A comunicação interna faz parte de toda organização. Ela pode ser boa ou ruim, mas, de qualquer forma existe. Seu objetivo é transmitir para a comunidade interna assuntos relevantes para suas funções. Assim, é um conceito que reúne práticas utilizadas para a troca de informação dentro de uma organização. 

Existem diversas ferramentas e estratégias que podemos utilizar para melhorar a comunicação interna de uma organização. Dentre elas, podemos encontrar o endomarketing. Similar ao marketing tradicional, seu objetivo é conhecer as necessidades e desejos do público para se antecipar a essas demandas. O sufixo “endo” do termo remete ao que é interior, de dentro. Ou seja, é o marketing da comunicação interna.

O endomarketing nunca é incidental. A partir de uma estratégia, ele busca engajar e motivar os funcionários para um trabalho de qualidade. Para que seja real e tenha os efeitos desejados, é preciso de planejamento nas ações para o curto e longo prazo. 

As melhores ferramentas de comunicação interna

Para ter uma boa comunicação interna, a empresa pode e deve apostar no uso da tecnologia para facilitar os processos. Abaixo, você encontra uma lista com cinco ferramentas que podem te ajudar nesse sentido.

• Zoom

O aplicativo de videoconferências ficou muito famoso durante a pandemia, ganhando espaço em chamadas de trabalho e eventos sociais. O software pode ser utilizado pelo computador ou em dispositivos móveis. No plano gratuito, ele permite chamadas com duração máxima de 40 minutos e até 100 participantes.

• Slack

Em seu site, o Slack se descreve como uma plataforma de troca de mensagem que conecta as pessoas com as informações que elas precisam. De fato, o serviço é bem completo e agrega alternativas para troca de arquivos em mensagens privadas ou grupos maiores. Ele ainda oferece a possibilidade de criar páginas em formato de fórum para discutir projetos específicos.

• Teams

O aplicativo da Microsoft é um concorrente direto do Zoom. Nele, é possível realizar chamadas de videoconferência, conversas de texto privadas, trocas de arquivo e muito mais. As videoconferências têm duração máxima de 60 minutos e 300 participantes. Apesar das funcionalidades parecidas, ele chama atenção de muitas empresas por oferecer planos mais acessíveis do que seu maior concorrente. 

• Trello

O Trello entra nessa lista pois oferece uma solução interessante de comunicação, ao mesmo tempo que atua como ferramenta de gestão. Na plataforma, é possível criar quadros para organizar suas tarefas por responsável, por exemplo. As possibilidades de organização são infinitas, mas, muitos gostam de utilizá-lo como ferramenta de Kanban. Assim, classificam as demandas por status: fila, em execução ou concluído. 

• Conceptboard

O Conceptboard traz para o digital um conceito antigo e bastante popular: o quadro branco. A plataforma permite a criação de lousas para anotações gerais e exposição de informações importantes para a equipe. Esse quadro digital pode ser então compartilhado com os colaboradores e oferece backup automático na nuvem.

• Canva

O Canva possui uma ferramenta de comunicação em equipe através dos quadros brancos. O recurso oferece várias funcionalidades que facilitam o trabalho em grupo, como colaboração em tempo real, criação de rascunhos e imagens conceituais por IA, ferramenta de desenhos e esboços, comentários integrados, acesso por dispositivos diferentes, biblioteca infinita de imagens, ícones, elementos gráficos, e muito mais.

Como criar um plano de comunicação interna?

Dificilmente, uma boa comunicação interna se dá de maneira automática dentro das organizações. Os bons resultados não acontecem de maneira incidental. É preciso trabalhar duro para construir canais de troca de informação efetivos e transparentes.

Na hora de melhorar a comunicação interna, não existe segredo. Precisamos levar em conta as necessidades reais da comunidade e escolher as principais ferramentas para garantir efetividade nas ações.

Para te ajudar nessa tarefa, apresentamos a seguir um passo a passo para você criar um bom plano de comunicação interna.

1. Análise de necessidades

Todo plano de comunicação interna deve partir das necessidades verificadas entre a comunidade interna. Busque compreender os momentos em que falta informação, a partir dos efeitos negativos que você quer eliminar. As entregas são feitas fora do prazo? Procure saber onde está o gargalo da produção. Os colaboradores não compreendem os processos? Organize os fluxos de trabalho e garanta sua divulgação apropriada.

O mais importante é ser capaz de elaborar um plano que supra as demandas verificadas. Nesse sentido, pode ser interessante visitar colaboradores de diferentes setores para compreender suas demandas. A depender do tamanho da empresa, podemos eleger representantes de cada área para uma conversa.

2. Pesquisa de mercado 

Depois de compreender quais são os efeitos indesejados e as necessidades da organização, a próxima etapa exige um estudo mais aprofundado. Seja qual for o cenário atual, é preciso trabalhar para entender os pontos de melhoria e assim direcionar os esforços.

A pesquisa de mercado é importante para conhecer novos caminhos e métodos de organização. Aqui, não se trata de copiar modelos da concorrência, mas, ter contato com diferentes perspectivas que possam inspirar uma melhoria. Vale lembrar que nem sempre o que funciona para os concorrentes vai funcionar para você. Então, tenha parcimônia na hora de considerar as informações de sua pesquisa.

3. Definição de objetivos e ferramentas

A essa altura do planejamento de comunicação, você já entrou em contato com as necessidades do público interno e levantou os pontos que carecem de melhoria. Também passamos por uma pesquisa dedicada sobre os principais métodos aplicados no mercado.

A partir dessas informações, podemos começar a definir e documentar os objetivos e as ferramentas necessárias para uma boa comunicação interna. 

Primeiro, vamos definir o objetivo geral que vai dar o tom de todo o plano de comunicação. Ele precisa ser claro e objetivo. Por exemplo, garantir maior alinhamento organizacional para manter o padrão de qualidade. 

Além disso, é importante traçar as metas específicas de cada setor que são indispensáveis para alcançar o objetivo principal. Ainda dentro do exemplo, seria o caso de construir métodos de atendimento mais precisos para registro das demandas do cliente. Essa informação deve estar bem documentada e clara para entendimento dos responsáveis pela produção.

Outro ponto importante é decidir as ferramentas que serão adotadas dentro do seu plano de comunicação. A escolha entre murais, e-mail ou qualquer outra mídia mencionada anteriormente depende do perfil da empresa. Ainda, temos os softwares e aplicativos especializados em comunicação corporativa e gestão integrada de demandas.

4. Análise dos resultados

De nada adianta trabalhar arduamente para construir um plano de comunicação que responde às demandas e nunca verificar a real efetividade de suas ações. Por isso, nessa última etapa do tutorial, orientamos sobre a importância de analisar os resultados.

É importante olhar com atenção para o desenvolvimento do plano e entender se o que foi pensado na teoria funciona na prática do dia a dia. O acompanhamento deve ser constante para possibilitar a identificação de problemas, antes que os colaboradores estejam desengajados da comunicação. 

Outro argumento para manter o controle dos resultados é que assim conseguimos identificar desperdício de tempo e recursos materiais. Então, podemos desativar sistemas que não funcionam e propor novos caminhos, conforme a produção avança e novas necessidades surgem.

A comunicação interna e os recursos humanos

Mais do que nunca, ter boa comunicação interna tem se mostrado essencial para as empresas que almejam bons resultados para se destacar da concorrência. A troca de informações apropriada garante um ambiente de trabalho mais agradável, o que certamente se reflete em maior qualidade nas entregas.

Para a área de RH, contar com bons canais de comunicação é o primeiro passo para garantir a satisfação dos colaboradores. Assim, conseguimos nos conectar com os profissionais da casa para reter os talentos e garantir uma produtividade cada vez mais otimizada.

Em nosso blog você acompanha tudo de mais importante sobre recursos humanos para melhorar cada vez mais sua organização!

Informações sobre a autora:

Bianca Andrade
Psicóloga e Co-Founder da Sociis RH