Aprenda como fazer um manual de integração de colaboradores para a sua empresa

Manual de integração é um excelente instrumento para tornar o processo de boas-vindas a novos colaboradores mais eficiente e agradável. Ele pode ser enviado antes mesmo da data oficial do início do profissional e permite que a relação entre o profissional e a empresa tenha um ótimo começo.

Neste artigo, vamos explicar o que é o manual de integração e quais são os principais pontos que ele precisa abordar. Além disso, vamos mostrar como elaborá-lo de forma prática e quais são os benefícios que ele proporciona para a organização e para os colaboradores.

O que é um manual de integração?

Documento elaborado pelo setor de RH, o manual de integração tem como finalidade apresentar a empresa ao novo colaborador. Em geral, ele é montado em formato de apresentação e pode conter imagens e vídeos que complementam as informações e ajudam a torná-lo mais atrativo e fácil de assimilar.

Apesar de não ser um documento obrigatório, é altamente recomendável que ele seja criado e revisado periodicamente. Afinal, trata-se de um instrumento que contribui para um processo de boas-vindas mais tranquilo e bem-feito.

Quais são os pontos que ele deve abordar?

Um bom manual de integração deve focar em apresentar ao colaborador todas as informações essenciais da empresa. Ao finalizar a leitura, o novo integrante do time deve se sentir esclarecido em relação ao que a empresa é, faz, e o que ela espera da sua atuação profissional. Veja quais pontos não podem faltar.

Mensagem de boas-vindas

Capriche na mensagem de boas-vindas, pois ela é a grande responsável por receber cada novo colaborador após o processo seletivo. Esse texto deve ser elaborado com muito cuidado e atenção, de forma a fazer com que a pessoa que o recebe se sinta bem quista e bem recebida. Por isso, nada de usar mensagens prontas da internet, crie algo único, que tenha a cara da sua empresa.

Objetivo do manual

Em seguida é importante ter um pequeno texto explicando o objetivo do documento, para que a pessoa possa se orientar melhor. Esse tópico ajuda a alinhar as expectativas sobre o material e também demonstra um bom nível de comunicação praticado internamente na organização.

História da empresa e apresentação dos sócios

A partir deste tópico a empresa começa a ser apresentada formalmente para o novo integrante. O legal de começar essa apresentação pela história da empresa é que o texto tende a se tornar mais envolvente e prazeroso de ler. As pessoas gostam de conhecer a trajetória do negócio, pois isso ajuda a trazer maior identificação e proximidade.

Aproveite esse espaço para apresentar os fundadores e sócios atuais da empresa. É muito importante inserir a foto e o cargo de cada um deles, juntamente com um resumo do currículo. Como diferencial, a sua empresa pode inserir uma mensagem de cada um deles, como uma citação ou mesmo um conselho para quem está chegando agora.

Cultura, visão, missão e valores da empresa

Depois de apresentar a história e as pessoas-chave da organização, é preciso entrar nas questões que definem a forma de agir e de existir da empresa. A apresentação da cultura, visão, missão e valores permite que o novo colaborador entenda melhor quais são os elementos valorizados internamente e como tudo isso vai afetar o seu dia a dia.

Políticas e procedimentos internos

Talvez, de todos os tópicos do manual de integração, este seja o mais importante. As políticas e procedimentos padrões são as diretrizes que regem tudo o que acontece dentro da empresa. São as regras do jogo, que precisam ser apresentadas de forma didática, clara e objetiva. É imprescindível que todo colaborador compreenda essas informações e as utilize como guia todos os dias.

Atribuições do cargo do novo colaborador

Essa parte é reservada para o alinhamento das expectativas em relação às atribuições do cargo que a pessoa irá ocupar. Essa parte deve ser elaborada em conjunto com a gestão da área para que o detalhamento das informações seja bem-feito. Cuidado para não se esquecer de colocar os principais desafios, as metas a serem alcançadas e aproveite para apresentar a área como um todo.

Como elaborar um manual de integração para novos colaboradores?

A elaboração de um manual de integração é um trabalho a ser feito por várias pessoas da empresa. Também é importante destacar que ele precisa ser atualizado regularmente, na medida em que a própria empresa cresce e se desenvolve. Veja alguns passos essenciais a serem cumpridos.

Reúna as informações necessárias

O manual de integração é um documento que abarca muitas informações oriundas de diferentes áreas da empresa. Sendo assim, a melhor forma de começar a construí-lo é reunindo todas elas. Para isso, recorra a cada um dos setores envolvidos e obtenha todos os dados de forma confiável e segura.

Uma boa estratégia nessa fase é organizar a coleta de acordo com a quantidade e o nível de informações necessárias. Algumas podem ser obtidas por e-mail, outras podem estar disponíveis nos arquivos internos da empresa e algumas podem demandar explicações mais extensas por meio de uma reunião, por exemplo.

Elabore textos explicativos e de leitura leve e fácil

Com base em todas as informações coletadas, começa o trabalho de elaboração da parte textual do material. Nos tópicos iniciais, o ideal é que os textos tenham uma característica mais narrativa, com uso de técnicas de storytelling e de escritas mais criativas e até mesmo lúdicas. Essa parte do documento deve atrair a atenção do colaborador e se mostrar bastante interessante.

Já nas partes que abordam orientações sobre a política e procedimentos internos, é preciso cuidar para que os textos fiquem muito bem explicados e tragam as informações de forma clara e didática. O foco principal, nesse caso, é garantir que a pessoa entenda a mensagem que está sendo passada e consiga absorvê-la corretamente.

Crie uma apresentação bonita e empolgante

O conteúdo é a parte mais importante de um manual de integração, mas a forma como esse conteúdo é apresentado aos novos colaboradores é que capta a atenção deles. Por isso, o ideal é que a apresentação seja feita por um profissional especializado em design, que consiga criar um modelo bonito e empolgante.

O uso de mídias diversas também ajuda nesse sentido, como a inclusão de vídeos, gráficos e ilustrações. A criatividade pode ser uma grande aliada nesse momento e a sua empresa passa a causar uma ótima primeira impressão.

Inclua a apresentação do manual de integração no processo de onboarding

O manual de integração pode ser enviado aos novos colaboradores antes mesmo do primeiro dia de trabalho, no e-mail de boas-vindas enviado pelo DP, juntamente com as informações iniciais. Contudo, é muito importante garantir que essas pessoas vejam todo o conteúdo e entendam alguns pontos que podem gerar dúvidas.

Dessa forma, reserve as primeiras horas do processo de onboarding dos colaboradores para fazer uma apresentação detalhada do manual de integração. Reúna todos aqueles que ingressaram no mesmo dia para terem uma manhã juntos, para se conhecerem e para terem uma visão geral da empresa, utilizando o manual como guia principal.

Quais são os benefícios de ter um manual de integração?

O manual de integração é um ferramenta muito importante para o processo de onboarding de novos colaboradores pois reúne as principais informações que eles precisam conhecer antes de darem início às suas atividades. Dentre todos os benefícios proporcionados por ele, destacamos os 3 mais relevantes e representativos. Acompanhe.

Causa uma ótima primeira impressão

Um manual de integração bem-feito, que tenha as informações que são realmente importantes e que seja apresentado de forma moderna e bonita sem dúvidas causa uma excelente primeira impressão em quem acaba de conhecer a empresa. Ter um primeiro contato positivo é fundamental para estabelecer uma boa relação e garantir que os colaboradores comecem com a energia alta.

Serve como um guia para o novo colaborador

Outro ponto importante é que o manual é um documento que permanece com o colaborador, mesmo após o processo de onboarding. Nas primeiras semanas, é comum surgirem dúvidas e inseguranças e o acesso ao manual ajuda a saná-las de forma mais independente e eficaz. Isso confere agilidade ao processo de integração e diminui a curva de aprendizado do novo membro do time.

>> Leitura recomendada: Integrar para informar e motivar novos colaboradores

Apresenta a empresa de forma objetiva e eficaz

Por fim, o principal objetivo do manual de integração é apresentar a empresa para quem está chegando agora e isso acaba se tornando, também, um benefício. Isso acontece porque a forma como as informações são organizadas e apresentadas torna essa tarefa mais eficiente e eficaz. Os profissionais tendem a absorver melhor o que é passado, internalizando as políticas e procedimentos, bem como compreendendo melhor a história e a cultura da empresa de forma mais fácil e rápida.

Como você pôde ver, o manual de integração é um documento completo, dinâmico e altamente vantajoso para o processo de onboarding de novos colaboradores. Quando criado de maneira criteriosa e organizada, ele pode fazer toda a diferença na forma como as pessoas iniciam sua jornada na empresa. Enfim, é uma excelente ferramenta para quem deseja garantir que seus novos profissionais comecem sua jornada com o pé direito.

Equipe Sociis RH