O que colocar no kit de boas-vindas dos funcionários?

A chegada de novos colaboradores é um momento muito importante para a empresa, pois é sinal de que ela está crescendo. Os kits de boas-vindas dos funcionários são elementos essenciais para garantir uma boa recepção e começar a relação entre os novos profissionais e a organização com o pé direito.

A forma como essas pessoas são recebidas pode interferir diretamente em seu julgamento sobre a empresa e até mesmo em sua decisão de permanecer nela ou deixá-la. Por isso, é fundamental cuidar muito bem desse momento e torná-lo positivo e especial. 

Neste artigo, vamos falar sobre a importância de cuidar desse primeiro contato e o papel do kit de boas-vindas nesse sentido. Daremos dicas de itens que devem compor o kit e de cuidados que devem ser tomados no momento da entrega, para que tudo corra bem. Confira!

Por que se preocupar com a recepção dos novos funcionários e com o kit de boas-vindas?

A chegada de um novo colaborador é um momento que precisa ser preparado com cuidado para que a relação entre o profissional e a organização seja iniciada de forma positiva para ambos. Listamos abaixo os principais motivos que justificam toda essa atenção.

Garante uma melhor primeira impressão

A primeira impressão que se tem acerca de qualquer coisa é sempre a mais importante, pois acaba influenciando na percepção de tudo o que acontece em seguida. Se você vai a uma loja pela primeira vez e não tem uma boa experiência, esse será o padrão de atendimento que você terá sobre o local e isso pode fazer com que você não volte e não recomende o estabelecimento aos amigos.

Na chegada de um novo colaborador acontece o mesmo. Quando a primeira experiência é ruim, essa pessoa não se engaja com tanta facilidade e tende a pensar que fez uma má escolha para a sua carreira. Em uma recepção bem-feita, o efeito é exatamente o contrário e isso faz com que o início da trajetória do profissional na empresa seja ainda mais produtivo. 

Aumenta a eficiência na integração dos novos colaboradores

Chegar em um ambiente novo, cheio de pessoas desconhecidas pode ser um grande desafio para alguns. O processo de onboarding possibilita ao RH e gestores de área que haja um plano de integração mais detalhado e direcionado para cada colaborador. 

Dessa forma, ele conhece melhor quem serão seus colegas mais próximos, além dos principais pontos de contato em outras áreas, tornando mais fácil a adaptação à nova rotina.

Diminui a curva de aprendizado

Por mais qualificada que uma pessoa seja, ela vai levar algum tempo até conseguir aprender sobre a rotina e os processos da empresa. Essa curva de aprendizagem pode ser mais curta ou mais longa dependendo da forma como esses primeiros dias são conduzidos, tanto pelo RH quanto pela liderança imediata.

O próprio kit de boas-vindas pode conter elementos que ajudem nesse sentido, tais como um manual de boas práticas e um informativo que ressalte a cultura e os valores da empresa. No processo de onboarding, como um todo, é interessante incluir treinamentos específicos que ajudem a esclarecer todas as dúvidas, acelerando o processo de aprendizagem inicial.

Antecipa o início efetivo do colaborador em suas atividades

A curva de aprendizagem também interfere na disponibilidade do profissional em iniciar efetivamente nas atividades para as quais foi contratado a exercer. O processo de onboarding pode levar alguns dias, ou até mesmo algumas semanas, a depender da empresa e da complexidade de seus produtos e processos. 

Uma recepção bem-planejada é capaz de otimizar o aprendizado inicial e preparar melhor o novo colaborador para seus desafios. Dessa forma, ele sana suas principais dúvidas antecipadamente e começa a sua jornada de forma mais acelerada, com menos possibilidades de erros.

Reduz o turnover

Lembra quando falamos sobre a importância da primeira impressão? Pois bem, muitas pessoas acabam se arrependendo do aceite quando chegam à empresa e não encontram aquilo que lhes foi prometido ao longo do processo seletivo. Se a recepção dos colaboradores não for condizente com a cultura da empresa, isso pode afugentar ótimos profissionais já nas primeiras semanas.

Pensar no processo de onboarding e em como encantar os recém admitidos já no kit de boas-vindas é uma estratégia que evita mal entendidos, prepara melhor os colaboradores para cumprirem seus papéis e, com isso, reduz o turnover em período de experiência. 

 

Quais itens devem compor os kits boas-vindas dos funcionários?

Mais importante do que oferecer um kit de boas-vindas é definir o que será incluído nele. Cada empresa deve montar algo específico, de acordo com a sua cultura, seus valores e a impressão que deseja causar. Podemos agrupar os itens de um kit em 3 tipos principais, conforme descrevemos a seguir.

Materiais essenciais para a execução das atividades

Alguns itens são indispensáveis na montagem de um kit de boas-vindas, pois são objetos e materiais que o colaborador precisará para desenvolver suas atividades. Essa parte do kit deve ser pensada conforme o cargo para o qual a pessoa foi contratada e as funções que serão exercidas. Entre os itens mais comuns estão:

• notebook, já configurado e com todos os programas necessários instalados;
• periféricos, como mouse, teclado, suporte, carregador e fones de ouvido;
• materiais de papelaria;
• versão impressa do código de conduta;
• mochila, para que o profissional possa transportar os equipamentos;
• EPI’s, em casos de cargos que demandem proteção individual;
• uniformes, caso a empresa adote essa prática.

 

Materiais de reforço da marca da empresa

O primeiro contato da empresa com a pessoa admitida é um excelente momento para que ela trabalhe a sua marca. Isso pode ser feito de diferentes formas, inserindo a logomarca em alguns itens e distribuindo objetos como adesivos, canecas e camisetas que tragam mensagens inspiradoras aos iniciantes.

Mimos especiais

Por fim, a cereja do bolo está na inclusão de itens que chamamos de mimos. São elementos que, do ponto vista prático da função que a pessoa irá exercer, são totalmente dispensáveis, mas que do ponto de vista emocional e afetivo, fazem toda a diferença na experiência proporcionada ao novo colaborador.

Os mimos podem ser qualquer coisa que provoque uma emoção positiva. Em geral, as empresas oferecem algum lanche ou presenteiam com algo personalizado, como canecas, garrafas, agenda, planner, calendário, mousepad, camisetas e até mesmo meias. O ponto é garantir que o mimo tenha alguma ligação com a marca da organização e gere o encantamento esperado.

Quais cuidados devem ser tomados na hora da entrega?

A elaboração do kit em si é algo muito importante, mas pode acabar se tornando um trabalho perdido se não houver uma preocupação especial com o momento da entrega. Seja ela presencial, seja ela à distância, a entrega precisa ser feita de forma a garantir que o kit chegue ao colaborador conforme o planejado. Para isso, é fundamental se atentar aos fatores que listamos abaixo.

Garanta que os kit esteja pronto no prazo

A primeira preocupação com a entrega do kit de boas-vindas é garantir que ele estará pronto antes da data de início do colaborador. O ideal é que o processo de montagem dos kits tenha um cronograma pré-definido, com prazos internos para a compra dos itens, configuração dos equipamentos e até mesmo estocagem de alguns produtos que possam ser comprados em atacado. 

Quanto mais tranquilo for o planejamento, menores serão os impactos de possíveis imprevistos. A falta de alguns itens ou o atraso na entrega para quem for atuar à distância pode desfalcar o kit, afetando a experiência proporcionada, ou até mesmo postergar o início do colaborador, caso o item em falta seja algo como o computador ou um EPI, por exemplo.

 

Tenha atenção aos detalhes

O grande diferencial de um bom kit de boas-vindas está na atenção aos detalhes. É possível criar diferentes tipos de experiências com os mesmos itens, tudo vai variar conforme a maneira como eles são apresentados e entregues aos colaboradores. Por isso, capriche nas embalagens e invista em pequenas personalizações. São os pequenos gestos que mostram o verdadeiro valor seguido pela organização.

Organize um evento de recepção

O recebimento do kit, por si só, já é algo bastante positivo na chegada de um novo profissional à empresa, mas essa experiência pode ser ainda melhor quando atrelada a um evento. Não precisa ser um mega evento, pode ser uma simples reunião de 1 hora, desde que faça com que os novatos se sintam acolhidos. 

Se for presencial, providencie um momento de lanche, onde as pessoas possam conversar e se conhecer mais livremente. Se for online, garanta pontualidade no início da recepção e promova momentos de interação entre os participantes.

Cuide do processo de onboarding de ponta a ponta

O kit de boas-vindas é apenas um elemento do processo de onboarding. Por maior que seja o encantamento provocado por ele, esse resultado não se sustentará sozinho. É fundamental pensar na integração do novo profissional, desde o aceite até a finalização do período de experiência. 

Por isso, a criação de um plano de treinamento inicial e o acompanhamento do RH e da liderança são essenciais nesse momento. Pequenos ajustes podem se fazer necessários ao longo do caminho, mas é justamente esse cuidado mais próximo que ajudará a identificar essa necessidade para atendê-la com agilidade e precisão. 

Como vimos, o kit de boas-vindas é uma excelente ferramenta de engajamento para o processo de onboarding de novos colaboradores. Criá-lo de forma estruturada e alinhada com a integração dos profissionais pode garantir vários benefícios. Então, comece a repensar a forma como a sua organização realiza esse processo e torne-o mais eficiente!

Equipe Sociis RH