Aprenda a fazer o processo de admissão da forma correta

Selecionar e contratar os colaboradores certos faz uma grande diferença para qualquer negócio que vise bons resultados. O processo de admissão, no entanto, é um dos mais minuciosos de uma empresa e exige uma série de ações burocráticas e estratégicas. 

Para auxiliar o RH e o DP na hora de contratar funcionários, desenvolvemos este post completo, explicando o que é a admissão e todas as etapas que precisam ser seguidas para garantir sucesso. Tem interesse em entender um pouco mais sobre esse processo? Então continue a leitura. 

O que é admissão de colaboradores?

A admissão de colaboradores é um conjunto de processos e procedimentos que indicam a contratação de um novo funcionário. Ela se inicia na abertura de uma nova vaga e é concluída na formalização do contrato de trabalho e na integração do novo colaborador. 

Além das questões jurídicas, a admissão também envolve a seleção dos profissionais certos, que atendam as necessidades da empresa, se destaquem em suas habilidades e estejam alinhados com a cultura organizacional.

A contratação de funcionários é um dos processos mais importantes da área de recursos humanos, já que escolher um colaborador inadequado pode trazer prejuízos para a organização. Por isso, é essencial que os profissionais da área dominem o processo e busquem realizá-lo de forma ágil e eficiente.

Onboarding X admissão

Esses são dois termos relacionados à contratação de colaboradores, mas eles não se referem a mesma coisa. A admissão, como vimos, é todo o processo que ocorre, desde as entrevistas até a parte burocrática de documentação e inserção do novo colaborador no ambiente de trabalho. 

Já o onboarding é um subprocesso dentro da admissão. Ele se refere à integração do novo colaborador, que acontece após sua contratação formalizada, e envolve etapas como kit de boas-vindas, treinamentos, orientações e acompanhamentos, para que o profissional se sinta parte do time e entenda qual será o seu papel na empresa. 

O onboarding dentro do processo de admissão é fundamental para evitar o turnover recente e garantir um profissional alinhado à equipe. Por isso, é importante que o trabalho do RH com o novo funcionário não se encerre após a efetivação do contrato. 

Qual a importância do processo de admissão?

As pessoas são o ativo mais importante de uma organização. Elas são as responsáveis diretas pelos bons ou maus resultados da empresa, por isso, tem um papel crucial na rotina e no sucesso de um negócio. 

Tendo isso em mente, a escolha de profissionais qualificados, que se encaixem às exigências da vaga e que tenham fit cultural faz toda a diferença para que a organização alcance seus objetivos e se destaque no mercado. 

O processo de admissão, portanto, pode ser considerado uma das responsabilidades mais importantes do RH, já que tem o poder de definir a dinâmica e a performance dos times, além do clima organizacional do ambiente de trabalho. 

Em relação à parte burocrática ―  que compete ao Departamento Pessoal ― a admissão também deve ser vista como uma responsabilidade importante. Assim, ela deve ser feita em conformidade com a legislação trabalhista e formalizada em contratos que respeitem as normas, para evitar problemas futuros com a Justiça do Trabalho. 

Passo a passo para fazer a admissão de um funcionário

O processo de admissão envolve diversas etapas e deve ser feito pelo RH e DP em conjunto. Enquanto as etapas mais voltadas para o capital humano, como recrutamento e integração, são responsabilidades do RH, o DP é o setor responsável por validar documentos, elaborar contratos e formalizar o processo. 

Para ficar mais claro, listamos as 06 principais etapas desse processo para que você elabore um checklist e distribua as tarefas corretamente. Confira.

1. Recrutamento e seleção

A admissão começa no recrutamento e seleção, um processo que também envolve diversas etapas e fases: a chamada jornada do candidato. É o RH quem conduz o R&S, desde a descrição e divulgação das vagas, até a seleção dos candidatos com os perfis mais adequados. 

Para encontrar os candidatos ideais é possível optar por diversas formas de recrutamento, como abordagem ativa, banco de talentos e recebimento de currículos. Independentemente da forma escolhida, é importante realizar uma triagem curricular, antes de iniciar as próximas fases, que podem incluir entrevistas, dinâmicas e testes de personalidade.

Além de analisar competências técnicas, é fundamental que o RH identifique soft skills e o fit cultural do candidato com a empresa, além de alinhar expectativas. Dessa forma, ele evita selecionar profissionais que não se encaixem na dinâmica da empresa e que podem pedir demissão de forma precoce.

>> Leitura recomendada: Como reduzir o custo do processo de recrutamento e seleção?

2. Aprovação

Depois de avaliar os candidatos e selecionar aquele que mais faz sentido para o cargo, inicia-se o processo de contratação. Nessa fase, o RH deve entrar em contato com o escolhido e passar informações sobre as próximas etapas da admissão, reforçando pontos como salário fixo, comissionamento, benefícios e rotina de trabalho. 

Além de comunicar ao candidato selecionado, é altamente recomendado que o RH dê feedbacks também para os profissionais que não passaram no processo. Além de mostrar respeito aos indivíduos que disponibilizaram seu tempo, essa também é uma prática que ajuda a manter a boa reputação da marca.

3. Validação dos documentos

Essa é a etapa que inicia os processos burocráticos do Departamento Pessoal. É nesse momento que devem ser solicitados os documentos e informações necessárias para elaborar o contrato de trabalho. 

Documentos necessários para a admissão

Os principais documentos exigidos para a contratação de colaboradores nos moldes da CLT são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Carteira de identidade;
• Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Número de inscrição no PIS/Pasep;
• Título de Eleitor;
• Certificado de Reservista ou de dispensa do serviço militar (para homens);
• Comprovante de residência.

Colaboradores casados e com filhos abaixo de 21 anos de idade também devem enviar as certidões de nascimento e casamento para que os mesmos sejam cadastrados como dependentes. 

Para agilizar o processo, é possível optar pela CTPS Digital e solicitar documentos digitalizados, sempre que possível. 

Exame admissional

Esse é outro documento importante no processo de admissão de novos colaboradores. O exame médico é obrigatório de acordo com o artigo 168 da CLT e atesta que o profissional está apto a exercer a função para a qual foi contratado. 

O procedimento deve ser realizado em uma clínica especializada e pode ser administrado de formas diferentes, de acordo com a função que será exercida. Por exemplo, nos casos de atendentes de telemarketing, é realizado também o exame de audiometria. 

4. Regulamentação pela empresa

Após a entrega dos documentos, o empregador deve registrar todas as informações da admissão na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do novo colaborador. 

As informações também devem ser enviadas ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal, que administra o FGTS, para assegurar os direitos ao trabalhador. 

Para isso, é necessário o número do Programa de Integração Social (PIS). Esse documento pode ser encontrado na própria carteira de trabalho, no cartão cidadão ou no site do CNIS. 

Caso o profissional ainda não tenha uma CTPS, o empregador deve solicitar um número de PIS para ele em uma agência da Caixa. 

Com esses processos concluídos, o funcionário já pode assinar o contrato de trabalho e iniciar suas atividades na empresa.

Nessa etapa também é preciso incluir o novo colaborador nos benefícios oferecidos pela companhia, como convênio médico e odontológico, vale-refeição, parcerias, entre outros. Um benefício que precisa ser visto como prioridade é o vale-transporte. Ele deve ser oferecido desde o início das atividades, para que o profissional possa se deslocar até a empresa. 

>> Leitura recomendada: Como escolher os melhores benefícios corporativos para a sua empresa

5. Preparativos internos

Depois de finalizar as questões burocráticas, é hora de começar a preparar a empresa para receber o novo colaborador admitido. Nessa etapa é importante garantir que o profissional terá todas as ferramentas e a infraestrutura necessária para realizar suas atividades. Assim:

• Prepare a estação de trabalho, com mesa, cadeira, computador, monitor, acessórios e itens de escritório necessários;
• Solicite ao time de TI a criação do e-mail corporativo e senhas de acesso e a instalação de softwares e ferramentas para o dia a dia;
• Crie um perfil para o profissional na intranet;
• Cadastre o colaborador no sistema de ponto da empresa.

No caso de colaboradores que trabalharão em regime home office, é importante preparar um kit contendo todos os equipamentos e ferramentas necessários para a realização do trabalho de casa.

6. Onboarding

Por fim, a última etapa da admissão é o onboarding, quando o RH faz a integração do novo colaborador à rotina de trabalho. Nesse momento, é importante apresentar a empresa, mostrando de forma clara os produtos e serviços oferecidos, as expectativas iniciais e os processos diários. 

Algumas ações que podem ser inseridas no onboarding são:

• Apresente a equipe;
• Mostre as dependências da empresa;
• Mostre as ferramentas de trabalho;
• Crie um plano de ação para os primeiros dias;
• Explique as principais regras e políticas da organização. 

O novo colaborador também deve receber um treinamento sobre as principais ferramentas e processos internos da organização, mesmo que já tenha experiência na área que vai atuar. Afinal, os métodos e expectativas podem variar de acordo com a gestão. 

Quais os tipos de contrato de trabalho?

O processo de admissão configura o início de um contrato de trabalho. É importante entender, no entanto, que existem diversos modelos que podem ser aplicados de acordo com a legislação. Confira quais são eles. 

Contrato por tempo indeterminado

O colaborador deve passar por um período de experiência de 90 dias, após esse período, ele segue no cargo sem uma data fixa para encerramento do contrato. 

Contrato por tempo determinado

Conta com uma duração preestabelecida e tem um prazo máximo de dois anos, com exceção do contrato de experiência. 

Contrato de jovem aprendiz

É válido para profissionais de 14 a 24 anos e pode ter até quatro anos de duração. É regulado pelo Programa de Aprendizagem, previsto na Lei N.º 10.097, de 2000.

Contrato de estágio

É a formalização das atividades de trabalho do estudante dentro da empresa. Nesse modelo, é necessária a autorização da instituição de ensino e o prazo máximo é de dois anos. 

Contrato de prestação de serviço

É feito pelo profissional autônomo, sem vínculo com a CLT e geralmente, por meio de um CNPJ. Pode ou não exigir exclusividade, de acordo com o que é negociado. 

Os erros mais comuns num processo de admissão

Você já viu a importância do processo de admissão e quais passos devem ser seguidos para formalizar a contratação. Confira também, os principais erros que você deve evitar neste momento. 

Contratar pelo currículo

Selecionar os profissionais apenas com base em suas habilidades técnicas, sem levar em conta as competências comportamentais e o fit cultural, é um erro que pode prejudicar a empresa. Na hora do processo seletivo, é essencial analisar se o candidato tem o perfil da vaga e se seus valores estão alinhados aos da organização. 

Criar processos seletivos muito longos

Processos seletivos extensos e muito burocráticos tendem a fazer com que o candidato acabe perdendo o interesse na vaga, por isso, é válido otimizar as etapas. Isso é ainda mais importante em áreas muito concorridas, como a de tecnologia, onde existe uma verdadeira guerra por talentos qualificados. 

Perder prazos

Por fim, é importante ficar atento aos prazos para não perder datas limites. A devolução da carteira de trabalho, por exemplo, deve ocorrer em 48 horas e o cadastro no e-social precisa ser feito até o dia anterior ao início das atividades do novo colaborador. 

O processo de admissão de colaboradores é uma das atividades mais importantes de uma organização. Ele deve ser realizado pelos times de RH e DP, que precisam manter uma comunicação eficiente, para evitar erros e informações desencontradas. 

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Equipe Sociis RH