CAGED: o que é e como funciona este documento trabalhista

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é o sistema governamental por onde empregadores prestam contas sobre seus contratos de trabalho. O documento reporta ao Ministério do Trabalho e Previdência Social sobre as demissões e admissões de cada período.  

Para o setor de RH, entender o que é e como funciona o CAGED é essencial. Isso porque o preenchimento dos dados no sistema é uma das tarefas que faz parte da rotina do Departamento de Pessoal. 

Continue lendo para saber mais sobre como funciona o Cadastro Geral, suas movimentações e o que mudou após a Reforma Trabalhista.

O que é o CAGED?

O CAGED é um instrumento criado pelo governo federal para acompanhar, fiscalizar e controlar os processos de admissão e demissão de trabalhadores contratados. Estão sujeitos ao CAGED aqueles contratos firmados sob regime da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

O sistema foi criado por meio da Lei n° 4.923 de 1965. Em seu texto, foi determinado que o Cadastro teria o objetivo principal de ajudar o governo no combate ao desemprego e na adoção de medidas de assistência aos desempregados. Com a atualização constante dos dados, seria possível fazer um levantamento preciso sobre o número de pessoas com emprego no país.

Mas foi só em 1983 que o sistema passou a contar com um índice mensal de emprego e desemprego. A mudança veio depois de uma demanda crescente por dados que pudessem orientar as decisões do Ministério do Trabalho.

De lá pra cá, o CAGED se firmou como um dos principais instrumentos de avaliação do emprego, para que o governo possa orientar suas ações em relação ao trabalho no país. 

Para que serve o CAGED?

O Cadastro Geral coleta e classifica dados sobre o trabalho no Brasil. Para isso, conta com sistemas e portais utilizados pelos empregadores para prestar contas sobre demissões, admissões e eventuais mudanças contratuais. 

É dever da empresa informar de maneira completa seus dados – CNPJ, CNAE etc. –, os dados do colaborador – CPF, nome etc. – e o tipo de movimentação que está sendo realizada – admissão, demissão, atualização, entre outras. 

O CAGED tem como objetivo principal o controle do desemprego. Por isso, precisa de dados periodicamente atualizados sobre as empresas e seus contratos de trabalho. Essas informações formam um banco de dados sobre o mercado que, por sua vez, ajuda a compor o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

É a partir desses dados que as instituições responsáveis podem criar políticas de emprego e salário para melhorar a situação empregadora no país. Dessa forma, o Estado se mantém informado sobre a situação do mercado de trabalho formal.

Como enviar o CAGED?

O CAGED é um sistema repleto de funcionalidades. Por isso, algumas pessoas podem ter dificuldade na navegação. O acesso acontece por login e senha na maioria dos casos. Se a sua empresa tiver mais de 20 colaboradores, porém, será necessário obter uma certificação digital dentro do próprio sistema. 

Existem quatro instrumentos para o empregador submeter suas informações: ACI CAGED, CAGED Net, Analisador Web ou pelo Formulário Eletrônico do CAGED – FEC.

O ACI CAGED é o aplicativo do Cadastro Geral que as empresas podem baixar para gerar sua declaração. Ele é indicado para empresas que não têm folha de pagamento. O download pode ser feito dentro do site do Ministério do Trabalho e Previdência Social.

O CAGED Net é por onde as declarações – inclusive as geradas no ACI – são enviadas para o sistema do governo federal. Ele também funciona como software que pode ser baixado no mesmo site.

Para as empresas que contam com folha de pagamento própria, o Ministério do Trabalho disponibiliza a ferramenta Analisador Web. Pelo navegador, você pode submeter sua folha para saber se ela está dentro do layout atualmente aceito pelo CAGED.

Por fim, o Formulário Eletrônico do CAGED (FEC) é a ferramenta mais robusta do sistema. Indicado para empresas que têm mais de 36 movimentações no mês, ele conta com um manual completo sobre suas funções.

O CAGED e o eSocial

Em 2019, a Portaria n° 1.127 trouxe alterações para as formas como o CAGED é enviado ao governo. A partir do ano seguinte, a entrega dos dados passou a ser feita por outro meio.

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é hoje a ferramenta pela qual as empresas devem prestar suas contas. 

Apesar do lançamento do novo portal, o CAGED não deixou de existir. A transição foi organizada de maneira gradual, de acordo com o porte da empresa. O Cadastro Geral também permanece como opção para prestar contas atrasadas sobre movimentações feitas até a competência de dezembro/2019.

As movimentações feitas no CAGED

São basicamente dois tipos de movimentação que precisam ser reportados no CAGED: admissão e demissão. Cada um tem suas particularidades que precisam ser observadas na hora do envio. Abaixo você confere mais detalhes sobre cada movimentação.

Admissão

A admissão precisa ser informada sempre que um novo colaborador se vincula ao seu quadro de contratados. 

Nesse caso, a empresa deve informar os dados pessoais do empregado, a data da admissão, a quantidade de horas de trabalho do contrato, o salário acertado e o número de CBO. Este último é uma identificação padrão que diz respeito ao cargo para o qual a empresa contratou. É importante pesquisar para não errar no preenchimento.

Demissão

Do outro lado do vínculo empregatício nós temos as demissões, que representam a dissolução do contrato entre empregado e empregador.

O reporte desse tipo de movimentação requer que informemos novamente a data de admissão, a quantidade de horas do contrato, o salário combinado, o CBO e, por fim, a data da demissão.

>> Leitura recomendada: Análise demissional: o que é e quando utilizar

As declarações do CAGED

A confiabilidade dos dados do CAGED depende que as empresas mantenham suas informações atualizadas no sistema. Para isso existem as declarações, que precisam ser feitas periodicamente. 

Abaixo você conhece mais sobre como cada tipo funciona e quais são os prazos de entrega, para se manter em dia com as obrigações trabalhistas.

CAGED mensal

O CAGED mensal é o relatório que precisa ser entregue pelo empregador uma vez ao mês. Só é preciso se reportar ao CAGED quando existe alguma mudança no quadro de funcionários da empresa. Assim, quando não houver nenhuma demissão ou admissão no período, ele não se faz necessário.

O prazo para preenchimento e entrega das informações vai até o dia 7 do mês seguinte

CAGED diário

O CAGED diário precisa ser feito no dia em que a empresa contrata um novo colaborador para sua equipe.

De responsabilidade do empregador, a declaração existe para que os órgãos competentes consigam manter o controle de empregados no país. De maneira específica, os dados são utilizados para controlar quem tem direito a receber o seguro-desemprego. Quando é contratado, o trabalhador deve parar de receber o benefício.

Mantendo o CAGED atualizado

É essencial que as empresas se mantenham atentas às regras e prazos para a entrega das declarações do CAGED. Para evitar problemas legais e taxas, o ideal é que o setor de RH insira os prazos dentro de seu calendário de ações mensais.

Em caso de atraso, a empresa pode estar sujeita a multa de ⅓ do salário-mínimo por empregado que teve suas informações omitidas da declaração.

Mas, se você estiver atrasado em sua prestação de contas, não é preciso se desesperar. Regularizar sua situação com o CAGED é relativamente simples. No portal do Ministério do Trabalho, você pode consultar as pendências e regularizá-las. Em caso de incidência de multa, será preciso formalizar o pagamento pelo Documento de Arrecadação da Receita Federal (DARF).

O que mudou com a reforma trabalhista?

O Brasil passou em 2017 por uma revisão e flexibilização das leis do trabalho. A Reforma Trabalhista (Lei n° 13.467), como ficou conhecida, trouxe algumas mudanças para a forma como o CAGED opera.

A partir de então, foi permitida a inclusão de movimentações no Cadastro Geral em três novas possibilidades de layout: trabalho intermitente, teletrabalho e trabalho parcial. Todas as três modalidades estão regulamentadas pela mesma Reforma.

Outra mudança que acompanhou foi a possibilidade de demissão por acordo entre as partes. Ainda que já fosse praticada antes, esse tipo de movimentação não tinha amparo legal, nem regras definidas. Assim, o CAGED se atualizou para contemplar também opções de desligamento por acordo entre empregado e empregador. 

De maneira geral, as mudanças no Cadastro se deram de maneira a acompanhar as mudanças na lei. Assim, as práticas recém-legalizadas foram aos poucos incorporadas ao sistema.

O CAGED na rotina do DP

Como vimos nesse artigo, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) faz parte da rotina do Departamento Pessoal. 

>> Leitura recomendada: Entenda de vez a diferença entre RH e Departamento Pessoal

Pelo sistema, os empregadores têm uma linha de comunicação direta com o Ministério do Trabalho e Previdência Social para enviar suas informações e manter a empresa em dia com suas obrigações legais. 

Este conteúdo foi útil para você? Continue em nosso blog para aprender mais sobre a rotina de trabalho do RH.

Equipe Sociis RH