Como medir e melhorar a produtividade no trabalho da sua equipe

Nunca se falou tanto em produtividade no trabalho. O mercado está cada vez mais competitivo e isso faz com que as empresas busquem novas formas de produzir mais e melhor. A produtividade é o caminho para organizações que precisam impulsionar seus resultados sem necessariamente investir em novas contratações.

O conceito nos dá algumas perspectivas de como podemos garantir uma produção mais otimizada, a partir da organização dos processos e políticas internas. Nesse sentido, o RH tem papel fundamental para construir as condições de trabalho ideais para melhorar a produtividade.

Se você se interessa pelo assunto e quer aprender como medir e melhorar os índices de sua produção, continue lendo este artigo.

O que é a produtividade no trabalho?

A produtividade no trabalho define a relação entre a quantidade das mercadorias ou serviços produzidos em determinado período e os recursos empregados para essa produção. Em outras palavras, mede a capacidade da empresa de produzir mais gastando menos.

Nesse caso, os gastos são o tempo dedicado, os materiais utilizados e os recursos humanos empregados naquela produção.

De maneira geral, podemos dizer que a produtividade ilustra a eficiência da empresa para produzir valor. Quando ela está em níveis altos, significa que a organização é capaz de realizar as entregas em menor prazo e com maior valor agregado aos produtos. 

O ritmo da produção está intimamente ligado a rentabilidade e viabilidade do modelo de negócio. Quanto maior for a produtividade no trabalho, melhor é o desempenho financeiro apresentado pela empresa.

O monitoramento dos índices de produção permite ainda mais assertividade nas avaliações de desempenho. O acompanhamento desses dados ajuda o RH a identificar os funcionários com melhores resultados e recompensar de acordo. Do outro lado, aqueles que têm desempenho pior podem ser orientados sobre como melhorar sua performance.

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Para além dos aspectos comerciais do empreendimento, a produtividade afeta também na qualidade das relações interpessoais. O ideal é que a melhora nos resultados não esteja relacionada a uma sobrecarga dos profissionais envolvidos. A intenção é sempre trabalhar melhor.

A importância de contar com profissionais produtivos

Qualquer empresa que busca melhorar seus resultados deve começar o processo olhando com atenção para seus colaboradores. É preciso compreender se a rotina de trabalho atual está orientada para gerar valor. 

De nada adianta pressionar suas equipes por mais resultados se a empresa não oferece condições de trabalho favoráveis para isso. Contar com profissionais produtivos é a única forma de melhorar a produtividade de fato. Quando isso acontece, podemos observar diversas vantagens – confira:

Qualidade e vantagem competitiva

Sem dúvidas, uma das primeiras consequências positivas de ter profissionais produtivos em sua empresa é a melhora na qualidade das entregas.

A produtividade foca em produzir mais e melhor para aproveitar ao máximo os recursos disponíveis. Com isso, há um ganho na qualidade, pois o trabalho é organizado para focar no que realmente gera valor.

Os ganhos não são resultado de nenhum milagre. O caminho para ter mais produtividade passa por eliminar do processo aquelas tarefas obsoletas ou redundantes.

Ao aumentar a qualidade de suas entregas, a organização consegue sair na frente da concorrência. Seu produto apresenta qualidade superior sem necessariamente ter um aumento no preço. Com isso, a empresa ganha vantagem competitiva sobre a concorrência.

Produtividade e qualidade de vida

Engana-se quem imagina que o segredo para melhorar a produtividade é sobrecarregar os funcionários e cobrar por mais resultados. Esse tipo de postura pode parecer o caminho óbvio, mas, no fim faz mais mal do que bem. Bons resultados dependem de boas condições de trabalho, ou seja, aquelas capazes de aliviar o estresse das equipes.

Para que a sua produtividade seja sustentável, o caminho é olhar para os processos e fluxos de trabalho, objetivando identificar os pontos de desperdício. De maneira geral, gastamos muitos recursos com tarefas que pouco importam ao cliente final. O foco na geração de valor corta os processos redundantes e libera tempo para se dedicar ao que realmente importa.

No fim, uma melhora na produtividade no trabalho deve ser capaz de melhorar a qualidade de vida do colaborador também. Mais tranquilo, ele passa a trabalhar melhor e pode ser ainda mais produtivo. Este processo se retroalimenta.

Redução de custos

Outra vantagem de contar com profissionais produtivos é a consequente redução de custos que se segue como efeito. Isso porque trabalhamos para otimizar os processos e reduzir desperdícios. Com um uso mais consciente dos recursos, a tendência é que a produção passe a gastar menos.

A produtividade afeta diretamente os resultados financeiros da empresa. Consegue-se melhorar os resultados sem aumentar o investimento. 

Aumento dos lucros

A essa altura já ficou claro como os ganhos de produtividade passam por organizar os processos internos para ter fluxos de trabalho otimizados e que gastam menos. 

Como estamos trabalhando diretamente na redução dos custos com as ações para produtividade, acabamos aumentando também a faixa de lucro da organização. Em todos os esforços para melhorar os resultados, essa é uma consequência indissociável. Menos trabalho, mais resultados e maior lucro para o negócio.

Como medir a produtividade no trabalho?

Compreender o conceito de produtividade no trabalho e sua importância para os negócios é muito importante. Mas, isso não basta para garantirmos bons resultados.

Parte importante do trabalho da gestão está em acompanhar a evolução dos níveis de produtividade. Fazemos isso a partir da mensuração dos indicadores de desempenho. Cada tipo tem uma função diferente e parte de uma perspectiva para avaliar a produtividade.

Para te ajudar nessa tarefa, destacamos a seguir algumas das principais métricas.

Indicadores de capacidade

Os indicadores de capacidade são o caminho mais comum para medirmos os níveis de produtividade. Sua medição considera o número de entregas realizadas dentro de um período de tempo específico.

Para a indústria, a métrica pode ser a quantidade de mercadorias finalizadas em uma hora ou um dia de trabalho. Para a prestação de serviços, é a quantidade de processos finalizados nesse mesmo período. A escolha do intervalo de tempo é feita de maneira arbitrária, a partir do que faz mais sentido para cada negócio. 

Indicadores de qualidade

Os indicadores de qualidade focam, como o nome indica, nas propriedades dos produtos ou serviços. Nossa intenção é entender se as entregas estão dentro do padrão solicitado pelo cliente ou postulado pela empresa.

Mais uma vez, a escolha da métrica específica depende do contexto de cada negócio. No caso dos produtos, podemos medir características físicas como peso, medidas e funcionalidades. Para os serviços, a avaliação de qualidade é mais subjetiva e pode levar em consideração o atendimento ao cliente, o cumprimento dos prazos, entre outros.

Indicadores estratégicos

Quando trabalhamos de maneira estratégica, nos planejamos com antecedência de acordo com a missão, visão e valores da empresa. A partir disso, desenvolvemos os objetivos e metas gerais e específicas de cada setor.

Os indicadores estratégicos são, justamente, as métricas que nos ajudam a monitorar em que pé anda a realização daquilo que está previsto no planejamento. Conseguimos entender se existe uma área mais adiantada do que outra e, se for o caso, redirecionar os esforços.

Taxas de turnover

A rotatividade de pessoal – ou turnover – mede a frequência com que a empresa precisa lidar com desligamentos e contratações em sua rotina. Quanto maior for a taxa, maiores são os gastos do RH com processos seletivos e treinamentos. 

A frequente troca de profissionais causa um atraso na produção e uma descontinuidade nos processos. Por isso, o alto turnover tem um impacto negativo na produtividade. É importante monitorar essas taxas e remediar sempre que algum excesso for detectado.

Lucratividade

A capacidade produtiva tem impacto direto na rentabilidade de um negócio, conforme explicamos antes. Quanto maior for a produtividade de uma empresa, maior tende a ser também sua lucratividade.

Assim, controlar os lucros é mais uma forma de verificarmos os níveis da produção. Quando existe uma queda brusca na renda que não se justifica por questões econômicas, vale a pena olhar com mais atenção para a produtividade.

Market share

A participação de mercado – ou market share – é um termo que vem do marketing e nos ajuda a medir o impacto da marca dentre os consumidores. Quanto maior for a participação, mais populares são seus produtos ou serviços.

Ao acompanharmos o market share, podemos checar na fonte se a aceitação dos produtos segue igual ou se houve perda de interesse. Muitas vezes, uma menor participação de mercado denota queda na qualidade das entregas. Pode ser também que o surgimento de uma nova empresa, mais produtiva, tenha tirado o foco da sua marca.

A capacitação como ferramenta para produtividade

Para ter mais produtividade dentro das organizações, não existe nenhum segredo. Precisamos investir em processos organizados para ter uma produção otimizada e sem desperdícios. Assim, a produtividade passa também por garantir melhores condições de trabalho para que os colaboradores possam se dedicar totalmente ao trabalho.

Para se certificar que seus processos estão em sua melhor forma, é importante contar com profissionais devidamente capacitados em seu time. A educação é a saída mais assertiva para garantir a produtividade. Com ela, aprendemos os caminhos para melhorar as condições de trabalho e assim ter equipes cada vez mais eficientes.

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Informações sobre a autora:

Bianca Andrade
Psicóloga e Co-Founder da Sociis RH