Qual a importância de ferramentas de gestão e em quais áreas elas são utilizadas?

As ferramentas de gestão podem ser softwares ou técnicas utilizadas para aprimorar seus resultados, processos, sistemas e projetos, sua importância se dá pois garantem uma rotina administrativa segura, eficiente, que não gere imprevistos e os obstáculos são facilmente diagnosticados.

Neste processo administrativo a gestão empresarial engloba todos os processos que são essenciais para a manutenção da própria empresa, pode se dividir em gestão de qualidade, gestão de pessoas, gestão de processos, por exemplo.

A administração de uma empresa é como um dominó de cartas, no qual cada carta representa um setor, se um cai leva os outros com ele, a gestão empresarial e de pessoas estão intimamente ligadas porque são as pessoas (colaboradores) que geram todos os processos dentro da empresa.

Abaixo elencamos os principais benefícios das ferramentas de gestão para a empresa, acompanhe.

1. Melhoram as estratégias de crescimento no mercado

As principais ações de gestão empresarial que devem ser executadas no dia a dia de uma empresa que deseja crescer no mercado são: planejamento estratégico, monitoramento e ajuste do crescimento da empresa, de seus produtos e serviços.

As principais ferramentas de gestão para dar apoio aos profissionais, facilitando a tomada de decisão e definindo as próximas ações, são as ferramentas técnicas (metodologias e práticas), que trazem vantagens para a melhoria das estratégias de crescimento no mercado, no dia a dia do negócio.

A seguir, listamos 03 importantes ferramentas usadas pelos gestores administrativos, em níveis diferentes em todos os setores de uma empresa.

• A Matriz SWOT é uma excelente ferramenta para começar o Planejamento Estratégico em sua empresa que visa posicionar ou verificar o posicionamento da companhia em seu ramo de atuação, é voltado para a organização com um todo. O principal objetivo da análise deve ser agregar valor aos produtos e serviços da empresa, para que ela possa buscar novos clientes, reter clientes fiéis e ampliar os segmentos de clientes atendidos, a longo prazo.

• O Canvas é um mapa visual que possui 9 partes a serem preenchidas, proporcionando uma visão macro do projeto, que ajuda a pensar sobre a viabilidade do negócio, deve ser usado quando desejar descrever o modelo de negócios da empresa ou reestruturá-lo.

• Um Key Performance Indicator (KPI), é um indicador de desempenho que demonstrar aos gestores se as metas escolhidas por eles estão sendo seguidas e realizadas de forma satisfatória ou se precisam de ajustes. Além disso, esses indicadores podem demonstrar o desempenho geral da empresa, como também focar em processos do setor de vendas ou marketing. Esse indicador proporciona através de análise e monitoramento, melhorias contínuas de todos os processos de uma empresa.

2. Organizam tarefas tornando o setor operacional mais eficiente

As ferramentas de gestão do tipo Enterprise Resource Planning (ERP), são softwares de gestão capazes de tornar quase toda a rotina no escritório automatizada, por meio da otimização de processos e de tarefas, são indispensáveis para todos os setores da empresa.

São importantes softwares de gestão que trazem praticidade para a gestão empresarial, porque tornam disponíveis inúmeras planilhas financeiras e cálculos tributários nos quais é possível acessar e atualizar dados de todos os setores em tempo real.

Elas também auxiliam sua empresa a perceber o melhor momento para futuros investimentos porque disponibilizam informações sobre o quanto se tem a pagar e a receber, seu capital de giro disponível, na previsão de metas e na prospecção de cenários para o negócio. 

Esses investimentos tanto podem ser em melhorias administrativas, quanto em melhorias da gestão de pessoas, como cursos de capacitação para colaboradores, porque ao disponibilizar as informações, elas dão visibilidade e clareza aos processos e a seus executores.

Informações que vão ajudar a nutrir as ferramentas técnicas (SWOT, Canvas, KPI), otimizando todo o processo estratégico e tático da empresa. 

 

3.   Criam oportunidades favoráveis para o relacionamento com o cliente 

As ferramentas de gestão empresarial tipo CRM não são só aquelas voltadas à gestão do relacionamento com o cliente, além disso elas geram capacidade de análise de dados, planejamento, simulação e otimização numa única plataforma.

Permitem através de seus softwares integrados um atendimento mais personalizado e focado nas necessidades do seu cliente, algo que vai além do vender, garante uma relação especializada, próxima do seu mercado consumidor. São utilizadas pelo setor administrativo, vendas e marketing.

Elas tornam possível saber: quanto o seu cliente comprou; quais são os produtos ou os serviços que ele consome; com qual frequência ele compra; quais são os clientes inadimplentes; quais são as formas de pagamentos preferidas.

Você deve ter percebido que todos os setores de uma empresa possuem tarefas operacionais e ao mesmo tempo realizam estratégias e funções táticas em níveis diferentes. Por essa complexidade que é muito importante que os setores e os serviços estejam interligados, conversem entre si, para interligar todas as ações da gestão empresarial, melhorar os produtos e serviços e dar oportunidades aos colaboradores de desenvolver habilidades, gerando lucratividade para seu negócio. 

4.   Aumentam a produtividade dos colaboradores 

Dentro de uma empresa, a gestão de pessoas não é unicamente tarefa do RH, todos os gestores são responsáveis de alguma forma pelo bom desempenho de seus colaboradores, essas relações devem ter um norte para que se desenvolvam, de modo a gerar eficiência nos processos desenvolvidos por estes colaboradores.

Por isso ferramentas como o Employee Value Proposition, ou EVP são necessárias para estabelecer normas de conduta a esse cotidiano, onde as relações podem contribuir de forma significativa nos processos.

Ele é uma ferramenta técnica com o objetivo de montar um pacote de valor que esteja presente no cotidiano da empresa, que faça parte dos princípios e valores e dos propósitos da empresa, ele deve atrair e fidelizar colaboradores, engajá-los na cultura organizacional da empresa, estimulando a produtividade e o bom desempenho de seus colaboradores. 

Além disso estabelece os parâmetros para:

• desenvolvimento de lideranças;
• pesquisas de clima organizacional;
• fortalecimento da cultura da empresa;
• estruturação de planos de carreira;
• estabelecimento de programas de bem-estar;
• criação de políticas de marketing de incentivos;
• oferecimento de programas de treinamento.

 

Hoje é muito importante ter uma equipe que entenda bem a missão da empresa, que esteja engajada na proposta de trabalho, alinhada com a proposta de trabalho e satisfeita com a dinâmica da empresa, seus produtos e serviços.

Conteúdo produzido por amoCRM.