BPO: saiba tudo sobre Business Process Outsourcing

O Business Process Outsourcing (BPO) é um modelo de negócios que tem ganhado cada vez mais notoriedade conforme as empresas percebem seu valor. A partir da terceirização de algumas áreas, a organização consegue focar em sua atividade principal e deixar os demais processos na mão de especialistas.

Para entender melhor como o BPO funciona e quais são suas vantagens, é só continuar lendo a seguir. 

O que é Business Process Outsourcing (BPO)?

Business Process Outsourcing é o nome de uma tendência de gestão que investe na contratação de especialistas para lidar com áreas específicas da empresa. O termo pode ser traduzido livremente para “terceirização de processos de negócio” e isso nos aponta clareza para seus métodos.

Com o BPO, empresas podem terceirizar suas atividades secundárias para serem conduzidas por especialistas. Na prática, isso significa contratar outra organização para assumir de forma integral ou parcial um cargo ou departamento de sua empresa. Isso pode ser feito com as finanças, o marketing, o RH entre outros – mais adiante vamos detalhar com exemplos.

A empresa contratada assume então como um parceiro comercial que carrega o know-how para dar conta daquelas atividades de maneira mais rápida e eficiente.

Como funciona o BPO?

O Business Process Outsourcing se constitui hoje como um verdadeiro modelo de negócios, tanto para quem decide terceirizar quanto para empresas que oferecem o serviço para outras. 

Em sua origem, o BPO focava na oferta de recursos adicionais relacionados a negócios de tecnologia. Com o tempo, o conceito se expandiu e conquistou adeptos nos mais diversos segmentos.

De um lado, contratante e do outro a empresa provedora. A interação entre as duas partes pode ser remota ou presencial, com os especialistas trabalhando in loco ou enviando suas contribuições à distância. Tudo depende do modelo de contrato firmado e do tipo de trabalho prestado.

Um BPO financeiro, por exemplo, exige maior interação e talvez precise se alocar dentro da contratante. Por outro lado, um BPO de marketing pode funcionar muito bem de maneira remota.

BPO vs. terceirização: semelhanças e diferenças

Ainda que seja comum utilizarmos o verbo “terceirizar” quando nos referimos ao Business Process Outsourcing, é importante ter em mente que BPO e terceirização não são a mesma coisa.

De fato, ambos caminhos são similares, no sentido de que buscam profissionais externos para suprir uma necessidade do trabalho interno. Assim, firmando um contrato de prestação de serviço entre empresas.

Quando falamos de terceirização, porém, estamos falando de uma entrega única e delimitada pela tarefa. Exemplos nesse sentido são os serviços de limpeza, manutenção de maquinário ou frete de produtos. Nos três casos, a entrega depende de um único processo ou tarefa.

O BPO, por outro lado, é mais amplo pois confere departamentos inteiros para o cuidado de especialistas externos. O trabalho inclui definições de estratégia, métodos, execução e acompanhamento dos resultados.

As vantagens de investir em BPO

Ao investir em Business Process Outsourcing, sua empresa garante uma série de vantagens. Os benefícios aparecem logo de cara e afetam diferentes áreas dos negócios – saiba mais:

Redução de custos

Muitos gestores fogem do BPO por terem medo de que isso vai aumentar os gastos da empresa. Muito pelo contrário, é sabido que a terceirização dos processos opera uma redução de custos.

Muitas vezes, gastamos recursos preciosos tentando lidar com questões que sequer geram valor para o cliente final. Ao terceirizar as atividades secundárias, você percebe que essas questões podem ser resolvidas de maneira muito mais rápida e eficiente por quem é especializado. E isso reduz os custos da operação.

Aumento de produtividade

Conforme você desonera o time interno das atividades secundárias, sobra muito mais tempo e energia para que se foque naquilo que é core do seu negócio. 

Com isso, é natural que haja um aumento de produtividade. Menos sobrecarregados com as atividades que estão fora do seu escopo, os colaboradores conseguem focar no que realmente importa.

Mais qualidade

Ao retirar do fluxo as atividades que não geram valor, a gestão dá mais espaço para que os funcionários possam se voltar completamente para a atividade-fim da organização.

Na prática, isso significa que haverá mais chances de garantir dedicação plena para gerar valor ao cliente. As jornadas de trabalho são mais produtivas e os resultados têm sua qualidade elevada como consequência. 

Serviço especializado

Um dos grandes trunfos do BPO é que ele é capaz de levar as atividades até as mãos de quem realmente entende do assunto. Pode parecer apenas um detalhe, mas, o serviço especializado faz toda a diferença para garantir as vantagens que mencionamos acima. 

Sob responsabilidade de quem tem expertise, o tempo rende mais e as entregas se tornam mais consistentes em sua qualidade.

Custo-benefício

É importante ter claro que o Business Process Outsourcing é um investimento e, como tal, apresenta um custo para o caixa da empresa. Mas, como todo investimento, existe também um retorno de suas ações.

O que queremos dizer com isso é que, quando realizado da maneira correta, o BPO apresenta um ótimo custo-benefício para a organização. No fim, seus benefícios justificam o valor investido e fazem a escolha compensar.

Onde podemos implementar o BPO?

O Business Process Outsourcing funciona bem em diversos contextos de departamentos diferentes. Abaixo, reunimos algumas das principais aplicações da estratégia.

BPO financeiro

Nem toda empresa consegue cuidar de suas contas de maneira satisfatória. Quando esse é o caso, pode ser interessante contar com um BPO financeiro em suas operações. 

A área fica responsável pela gestão fiscal dos negócios. O trabalho pode incluir ainda o cuidado com contabilidade para se certificar de que a organização manterá todos os tributos em dia e conforme a legislação.

BPO jurídico

Todo gestor deve ter clara a importância de contar com respaldo jurídico em suas decisões executivas. Sabemos, porém, que nem sempre a demanda justifica a contratação de um time com dedicação exclusiva.

É comum e tradicional que empresas com baixa demanda contratem escritórios de advocacia para cuidar de suas questões jurídicas. Por isso, esse tipo de BPO é um dos mais populares por aqui.

BPO de marketing

Nos últimos anos, cada vez mais empresas têm despertado para a necessidade de cuidar do seu marketing de maneira contínua e não só em momentos de crise. Mas, às vezes, falta a expertise necessária para elevar a marca em todo o seu potencial.

Assim, um caminho popular dentre as empresas é a contratação de agências de marketing e publicidade para cuidar dessas questões. Nas mãos dos especialistas, fica mais fácil atingir os objetivos propostos.

BPO de RH

Quando se trata de recursos humanos, o BPO deve ser capaz de gerenciar boa parte dos processos de recrutamento, seleção e gestão de pessoas. O investimento garante mais assertividade para suas ações, já que confia em profissionais especializados.

O BPO do RH precisa ser feito com cuidado para garantir que a equipe terceirizada conheça a fundo a missão, visão e valores da empresa. Assim, conseguimos construir um RH mais técnico, menos custoso e mais eficiente.

Como implementar o BPO em sua empresa?

A essa altura, está claro o impacto positivo do BPO para uma empresa. Mas como implementá-lo da melhor forma? Confira a seguir.

Defina as áreas

O primeiro passo para começar sua implementação é definir quais áreas da empresa estão sujeitas ao modelo de terceirização. Por motivos óbvios, não é aconselhado operar o seu core business como BPO. Tente elaborar quais são as atividades secundárias que mais demandam recursos hoje. Essas devem ter prioridade

Eleja suas prioridades

Antes de avançar para as contratações, é preciso compreender quais áreas dão mais trabalho para a empresa e apresentam menor retorno. São aqueles departamentos que estão sempre patinando e com baixa produtividade. 

Devemos fazer uma análise qualitativa dos resultados para entender qual área precisa mais e, assim, saber por onde começar. Lembre-se que você optou pelo BPO porque precisa de ajuda para priorizar o que é mais importante para o seu negócio.

Converse com sua equipe

A melhor forma de identificar necessidades é conversando com a equipe responsável. Os números são muito importantes, mas existem alguns aspectos que só se revelam na prática do dia a dia.

Essa também é uma ótima oportunidade para esclarecer dúvidas que inevitavelmente aparecem. Você será indagado sobre o que vai acontecer com o departamento que passar para BPO, por exemplo. Por isso, uma conversa franca é necessária.

>> Leitura recomendada: Guia completo para uma comunicação interna efetiva

Escolha bem os provedores

A escolha dos provedores é uma das últimas fronteiras antes de transferir as demandas para o BPO. Lembre-se que a empresa contratada terá grande autoridade sobre os processos e, por isso, precisa ser de confiança.

A escolha do provedor precisa considerar as necessidades da sua organização, assim como a reputação da prestadora de serviço. Pesquise no mercado e, sempre que possível, busque referências com clientes do provedor escolhido.

Defina as metas e monitore os resultados

Não é porque a gestão optou por terceirizar alguns processos que ela está abrindo mão de seu domínio sobre o todo. Por isso, a última etapa é dedicada à definição das metas e monitoramento dos resultados obtidos.

Para garantir que o andamento das atividades do BPO acompanhe o restante da empresa, é importante estabelecer metas e monitorar os resultados periodicamente. Esse acompanhamento não precisa ser tão frequente quando houver confiança entre as partes. Uma análise dos relatórios gerados de tempos em tempos pode ser mais do que suficiente.

Utilize o BPO a favor de sua estratégia

O Business Process Outsourcing é uma estratégia e tanto para que as organizações possam focar seus recursos naquelas atividades que de fato geram valor para os negócios. 

Bastante eficiente, o método libera o time interno para que ele se dedique ao core business. Assim, otimiza o uso do tempo e reduz significativamente os custos da operação.

Em nosso blog você encontra mais sobre todos os métodos e ferramentas que podem melhorar os resultados de sua gestão.

Equipe Sociis RH