Otimização de processos e gestão de tempo nas empresas

Algumas vezes, uma empresa parece ter em mãos tudo o que é necessário para executar seus processos: o melhor planejamento e todos os recursos exigidos. Mesmo assim, de alguma forma, as coisas não terminam como deveriam.

Mesmo quando a tarefa é repetida diversas vezes, o resultado não sai como previsto e não se sabe onde está o erro. Há também ocasiões em que as equipes não conseguem completar as tarefas dentro do prazo correto, embora não faltasse nada para que isso fosse feito.

Para que tudo tenha ido por água abaixo ou não tenha atingido o nível de execução desejado, é muito provável que um ponto importante esteja sendo deixado de lado: a otimização de processos.

A otimização de processos é a magia que está por trás de processos bem executados. Exceto que de “mágico” ela não tem nada. Na verdade, a otimização de processos envolve investigação, análise e implementação de etapas que atendam às particularidades de qualquer atividade corporativa.

Além disso, ela utiliza ferramentas para monitorar toda a execução e aprimorar o que for necessário. Ou seja, otimizar processos é puro gerenciamento, e quanto mais ele for aplicado na sua empresa, maior será a taxa de sucesso que você vai obter. Quer saber como implementá-la em sua empresa? Continue acompanhando este post.

O que é a otimização de processos?

Otimização de processos é um conjunto de práticas de gerenciamento que tem o intuito de adaptar os processos para aperfeiçoar suas etapas na medida do possível. Para conseguir resultados positivos, os processos organizacionais têm que funcionar bem, com organização e uso inteligente dos recursos – do contrário, eles podem afetar o negócio de maneira inversa.

Geralmente, a otimização de processos é implementada com o objetivo de aumentar a eficiência, produtividade, e/ou o desempenho, além de reduzir custos e tempo de execução das atividades corporativas.

Empresas de qualquer tamanho devem ter cuidado com a maneira como suas atividades são gerenciadas. Até o ato de fazer pão, quando feito de uma maneira alinhada e sistemática, pode ter um nível de excelência maior. Dito isso, a otimização de processos deve ser considerada em todos os casos.

Erros custam caro e se eles acontecem é para aprendermos a não repeti-los, a questão é que, para evitá-los, eles têm de ser identificados primeiro. A otimização de processos ajuda a mapear as atividades, quebrando-as em etapas legíveis nas quais os gargalos podem ser apontados com mais facilidade.

Pense numa empresa como um maquinário que é dividido em várias peças funcionais, que são os processos. Cada peça tem o papel de movimentar o mecanismo corporativo. Acontece que, se alguma delas acaba tendo um desempenho ruim, isso vai refletir no todo. Por isso, mapear as atividades e utilizar os recursos empregados nela de maneira inteligente fará a engrenagem rodar melhor.

O resultado obtido ao se implementar a otimização de processos com consistência é o crescimento a todo vapor da sua empresa. Isso acontece de um jeito fácil de mensurar, pois são desenvolvidas estratégias que melhoram o fluxo de trabalho, a comunicação, a predição de mudanças, havendo ainda eliminação de redundâncias.

Várias tarefas são compostas por um determinado número de stakeholders e o quão eficiente essas pessoas trabalham juntas depende de como o processo é desenhado. A partir de prioridades claras e divididas em etapas você conseguirá obter uma melhor colaboração de todos, melhor execução e redução dos custos.

Com uma otimização de processos bem aplicada, os empreendimentos conseguem alcançar suas metas estratégicas enquanto também ajudam a se projetar mais no mercado.

Relação com a gestão de tempo

Dentro e fora do contexto corporativo, o tempo é um dos recursos mais valiosos que existem, portanto, ele não pode ser desperdiçado: perder o timing também pode ser decisivo para o sucesso ou fracasso de um processo.

Se você tinha algo para finalizar até sexta-feira, mas só pode entregá-lo na segunda, pode ser que até lá o seu tempo já tenha passado.

Dessa forma, podemos dizer que gerenciar o tempo é mais que uma habilidade, é a garantia que todos os esforços e investimentos sirvam para tudo acontecer com o máximo de aproveitamento. Há, portanto, uma relação estreita entre a otimização de processos e a gestão de tempo na organização.

Geralmente, otimizar implica no uso da gestão e tecnologia para automatizar partes repetitivas dos processos e eliminar os gargalos. Quando sua empresa melhora a forma como as coisas são feitas automatizando aspectos que não necessariamente precisam ser feitos por uma pessoa, você conseguirá completar tarefas mais rápido.

Como implementar a otimização de processos nas empresas

Dá para afirmar tranquilamente que a otimização de processos é um elemento tão crucial para as operações no negócio quanto o próprio planejamento. Ela ajuda a garantir a funcionalidade e eficiência de iniciativas e precisa ser implementada de forma contínua.

Abaixo listamos 5 formas de implementar a otimização de processos nas empresas.

1- Programa de inovação

Adotar a otimização de processos significa também mudar a forma como o ambiente interno da sua empresa funciona. Nesse sentido, se render à inovação é extremamente importante para avançar na conquista de resultados efetivos.

Uma forma certeira de colocar a inovação em prática na sua empresa é através de um programa de inovação. Essa é uma ferramenta que serve para reunir e fortalecer ideias inovadoras, prontas para serem implementadas no seu negócio.

Com esse programa a inovação vira uma realidade consistente na sua empresa, integrada aos objetivos da organização, garantindo uma comunicação mais clara e eficiente, autonomia na geração de ideias, e assim por diante.

Dessa maneira, o programa de inovação impulsiona transformações vantajosas ao negócio, processos otimizados, aumento da produtividade e redução das falhas.

2- Investimento em tecnologia

As tecnologias, como softwares de gestão, têm sido cruciais para otimização de processos, principalmente quando se trata de organizar as atividades e tornar o ambiente de trabalho mais ágil, produtivo e eficiente.

Atualmente, há diversas ferramentas disponíveis para melhorar o funcionamento dos processos e fazer o seu negócio decolar. Você pode usá-las para gerenciar o fluxo de trabalho de toda a empresa, para facilitar a comunicação e fazer a gestão de tarefas manualmente, como é o caso do Trello e do Asana, por exemplo.

3- RPA

Processos repetitivos podem tomar um tempo desnecessário dos colaboradores; tempo que poderia estar sendo investido em outras tarefas com mais necessidade de intervenção humana. A boa notícia é que é possível livrar as equipes de atividades assim tornando os processos automatizados com a ajuda de RPA.

O RPA, ou automação robótica de processos, evita desperdiçar tempo e viabiliza o aumento da produtividade do negócio. É algo que funciona com processos dos mais simples aos mais complexos, podendo ser adaptado a várias circunstâncias.

Essa tecnologia de automação traz enormes vantagens para uma empresa em transformação digital, possibilitando um RH mais estratégico com gestão de relacionamento, gerenciamento de contas, folha de pagamento e relatórios.

4- Intraempreendedorismo

As ideias dos colaboradores servem para melhorar produtos, serviços e processos da sua empresa, então a prática do intraempreendedorismo só tende a trazer benefícios para seu negócio.

No intraempreendedorismo, os colaboradores encontram falhas e contribuem com soluções para aperfeiçoar as operações corporativas. Isso pode consistir na redução de custos, no aumento da segurança, em equipes mais capacitadas e até trazer efeitos positivos para o clima organizacional.

Podemos dizer então que incentivar o espírito empreendedor nos funcionários significa ter processos otimizados no futuro próximo

5- Metodologias ágeis

No competitivo universo corporativo, produtividade e eficiência são palavras de ordem, e métodos que conferem rapidez irão fazer muita diferença para o negócio.

Nesse sentido, as metodologias ágeis são práticas que contribuem diretamente para a otimização de processos, visto que tem como objetivo a agilidade, flexibilidade e máximo aproveitamento da execução de tarefas.

Uma metodologia ágil pode ser aplicada de diversas formas, dependendo da necessidade da empresa, mas podemos dizer que entre suas principais vantagens está a capacidade de tornar as tarefas menos burocráticas e mais transparentes, o que tem efeito na forma como os processos caminham e na resolução de problemas que surgem no percurso.

Essas práticas se apropriam da inteligência coletiva para otimizar as tarefas, que são quebradas em etapas para facilitar eventuais mudanças e adaptações no desenvolvimento sem atrasar a entrega.

Você já deve ter ouvido falar sobre o Kanban, que é um exemplo famoso de como essa divisão acontece. Há outras opções aplicáveis em outros casos, como o Scrum, que é bastante aplicado na execução de projetos com melhoria contínua e o Lean, que prioriza a eliminação de desperdícios.

Conclusão

Otimização de processos e gestão de tempo são áreas que podem envolver múltiplas frentes, e adotar um planejamento integrado costuma gerar resultados mais notáveis do que a implementação de mudanças pontuais.

Nesse sentido, é válido considerar iniciativas como um programa de inovação para abarcar todas as ações com esse objetivo. O programa é um espaço onde os profissionais compartilham, discutem e aperfeiçoam sugestões para novos projetos, além de conferir e ajustar o desempenho deles após o início.

Avançando dessa forma, a empresa constrói sua gestão da inovação, e as mudanças passam a acontecer de modo sistêmico, gerando processos cada vez mais otimizados.

Conteúdo produzido por AEVO.