Como calcular os salários dos colaboradores sem esquecer nenhum detalhe

Na hora de calcular o salário dos colaboradores, muitos gestores enfrentam grande dificuldade. De fato, considerar todos os custos e encargos trabalhistas pode ser um desafio para quem não tem familiaridade com o tema.

Entre recolhimento de impostos e descontos obrigatórios, é preciso ficar atento para não cometer nenhum erro que possa comprometer sua empresa. Além de prejudicar sua relação com os funcionários, um equívoco pode acabar gerando repercussões legais.

Para te ajudar nessa tarefa, preparamos esse artigo com tudo que você precisa saber para calcular os salários dos seus colaboradores.

Qual o custo de um colaborador?

Existem muitos fatores que devem ser considerados pelo gestor ou departamento pessoal na hora de compreender o custo de um colaborador. Por isso, o planejamento é essencial.

Antes da contratação, é importante ter claro o valor que será gasto vs. o valor gerado pelo trabalho do novo colaborador. De nada adianta contratar no impulso porque existe uma percepção de necessidade e, depois, perceber que o profissional não era exatamente aquilo que a empresa precisava.

É preciso entender que o custo de um funcionário vai muito além do salário a ser pago. Deve-se considerar os impostos trabalhistas, os gastos com treinamento e também o trabalho de quem será responsável pelo processo seletivo. Esses são apenas alguns dos gastos “ocultos” a serem considerados antes de bater o martelo.

Simples Nacional

Criado em 2007, o Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos para microempresas e empresas de pequeno porte. O programa contempla empreendimentos com até R$ 4,8 milhões de receita bruta – essa é a regra que entrou em vigor em 2018.

Segundo a legislação, empresas do Simples Nacional estão desobrigadas a pagar encargos do INSS patronal, seguro acidente do trabalho e contribuições para instituições do Sistema S (SESI, SENAI, SEBRAE, etc.) e Incra.

Ainda assim, os encargos amontam para um terço do custo total de um funcionário. Confira o que entra na conta:

• Fração de férias: 11,11%;
• Fração de 13º salário: 8,33%;
• FGTS: 8%;
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;
• Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%.

 

Lucro Real e Presumido

Empresas que não se enquadram nos requisitos do Simples Nacional, consequentemente optam pelos regimes de Lucro Real ou Lucro Presumido. Essa categoria engloba negócios com faturamento bruto superior a R$ 3,6 milhões ao ano. Existe, porém, uma exceção para a regra de enquadramento como Lucro Real ou Presumido. As atividades impeditivas para esse perfil incluem bancos comerciais e de investimento, seguradoras e empresas de arrendamento mercantil.

Além de todas as obrigações do Simples, nessa categoria entram também o Seguro Acidente de Trabalho (SAT) e a alíquota de terceiros como Incra e Sistema S. Veja no resumo:

• Fração de férias: 11,11%;
• Fração do 13º salário: 8,33%;
• INSS: 20%;
• Seguro Acidente de Trabalho (SAT): 3%;
• Salário Educação: 2,5%;
• Incra/SENAI/SESI /SEBRAE: 3,3%;
• FGTS: 8%;
• FGTS (provisão mensal de multa para rescisão): 4%;
• Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%.

 

Outros custos e taxas

Além dos encargos trabalhistas, existem outros gastos que precisam se considerados antes de decidir pela contratação. Muitos deles dependem do modelo de negócios adotado pela empresa. Esse é o caso dos custos com fornecimento de uniforme e treinamento para novos funcionários. Pode ser também que haja necessidade de investir em maquinário ou equipamentos de proteção individual (EPI), dependendo do cenário.

Esses são apenas alguns exemplos de custos internos desencadeados por uma nova contratação. Do outro lado, há ainda os planos de assistência médica, odontológica e benefícios em forma de vales.

No Brasil, a concessão do vale transporte é obrigatória nos casos onde o colaborador depende de transporte para chegar ao trabalho. A lei orienta que o colaborador deve arcar com parte do valor correspondente a 6% do seu salário. Sendo assim, quanto menor for a remuneração, mais alto será o custo de vale transporte para a empresa.

O vale alimentação — ou refeição — funciona um pouco diferente. Seu pagamento não é obrigatório mas deve ser feito caso conste no contrato firmado ou em convenção coletiva da categoria. Quando não descontado do holerite, ele deve ser somado ao salário para fins tributários. Mas, caso haja desconto, ele é considerado como parcela de natureza indenizatória e não é incorporado ao salário.

 

 Como calcular salários

Para calcular o montante total de remuneração devido a um funcionário, é preciso antes definir seu salário base. O valor pode ser negociado durante a contratação, mas, sempre fundamentado pelo piso salarial daquela categoria. O piso, por sua vez, geralmente está estipulado por lei estadual e municipal ou em acordos coletivos.

Para não errar na hora de definir o salário base, é preciso consultar os sindicatos e buscar saber sobre as convenções feitas pela categoria sobre o tema. O gestor ou profissional de recursos humanos deve ficar atento às últimas atualizações da lei para não acabar oferecendo um salário defasado. Caso pague um valor inferior ao que está definido nas leis e convenções, o empregador corre o risco de se comprometer com a Justiça do Trabalho.

Para além das questões legais, pode ser interessante realizar uma pesquisa de mercado para avaliar a remuneração média oferecida para a mesma função em sua localidade. É importante garantir um valor compatível para manter sua empresa competitiva e ter acesso aos melhores profissionais.

Simples Nacional

Conforme dissemos anteriormente, os encargos trabalhistas que incidem sobre o salário do trabalhador dependem do regime de arrecadação no qual a empresa se enquadra. Para tudo ficar mais claro, preparamos abaixo uma simulação de valores a partir de um salário base fictício.

Para todos os efeitos, foi considerado aqui o valor de R$ 4,50 para a passagem do transporte coletivo. O valor do vale considera a ida e volta (duas passagens por dia) multiplicados por 22 (média de dias úteis por mês). A partir disso, é descontado os 6% compatíveis com o salário bruto. Confira:

Salário: R$ 1.100,00

• Fração de férias – R$ 122,21
• Fração de 13º salário – R$ 91,63
• FGTS – R$ 88,00
• FGTS/Provisão de multa para rescisão – R$ 44,00
• Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado – DSR) – R$ 87,23
• Vale-transporte – R$ 132,00

 

A partir dessa simulação, podemos ver que o valor total a ser pago pelo colaborador é de R$ 1.665,07. Isso corresponde a um adicional de 51% do valor base.

Lucro Real e Presumido

A situação muda um pouco no caso das empresas optantes pelos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido. Como você já sabe a essa altura, incidem aqui alguns outros custos e taxas que não estão incluídos no Simples Nacional.

Mais uma vez, levamos em conta o valor de R$ 4,50 para a passagem dentro da média de 22 dias úteis. Veja:

Salário: R$ 1.100,00

• Fração de férias – R$ 122,21
• Fração de 13º salário – R$ 91,63
• INSS – R$ 220,00
• Seguro Acidente de Trabalho (SAT) – R$ 33,00
• Salário Educação – R$ 27,50
• Incra/SENAI/SESI/SEBRAE – R$ 36,30
• FGTS – R$ 88,00
• FGTS/Provisão de multa para rescisão – R$ 44,00
• Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado – DSR) – R$ 87,23
• Vale-transporte – R$ 132,00

 

Nesse caso, o valor total a ser pago pelo funcionário é de R$ 1.981,87 — um acréscimo de 80% do valor base.

Descontos obrigatórios na folha de pagamento

A legislação brasileira prevê alguns descontos obrigatórios na folha de pagamento que incidem sobre o vencimento mensal — confira:

INSS

O desconto do INSS é aplicado sobre o salário bruto do trabalhador de acordo com a alíquota correspondente a sua faixa salarial. Recentemente, a Reforma Previdenciária aprovou alterações no valor da tabela para os pagamentos feitos a partir de abril de 2020.

Confira:

• até um salário mínimo (R$ 1.100) = alíquota de 7,5%;
• entre R$ 1.100 e R$ 2.203,48 = alíquota de 9%;
• entre R$ 2.203,49 e R$ 3.305,22 = alíquota de 12%;
• entre R$ 3.305,23 e R$ 6.433,57 = alíquota de 14%.

 

IRPF

O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) é descontado sempre após o desconto do INSS. O abatimento aqui também segue a lógica de alíquotas por faixa salarial. Veja:

• até R$ 1.903,99 = isento;
• entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65 = alíquota de 7,5%;
• entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05 = alíquota de 15%;
• entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68 = alíquota de 22,5%;
• acima de R$ 4.664,68 = alíquota de 27,5%.

 

Contribuições sindicais

As contribuições sindicais se tornam obrigatórias a partir do momento em que o trabalhador sinaliza que deseja o vínculo sindical e autoriza o desconto na folha de pagamento. A mudança é recente e foi instituída pela Reforma Trabalhista – lei n° 13.467 de 2017.

O valor é pago uma vez por ano – sempre no mês de março – e corresponde a remuneração de um dia trabalhado. Ou seja, representa 1/30 do salário mensal.

Descontos variáveis na folha de pagamento

Dentro dos descontos extras, estão algumas variáveis que dependem dos benefícios ofertados pela empresa e do comportamento do funcionário.

Atrasos e faltas

No caso de atrasos ou faltas sem justificativa, o empregador está autorizado a realizar o desconto.

Para as ausências, deve-se considerar também a perda do Descanso Semanal Remunerado. Mais simples, o cálculo de atrasos leva em conta apenas o salário-hora do colaborador.

Vale transporte

No caso de haver o pagamento de vale transporte, ele também entra como desconto na folha de pagamento. Nesse caso, o valor não pode ultrapassar 6% do salário bruto. A diferença deve ser paga pelo empregador.

Vale refeição

Via de regra, o pagamento de vale refeição ou alimentação não é obrigatório. A exceção aqui é para os casos onde existe convenção sindical ou acordo coletivo firmando a obrigatoriedade.

Empresas que oferecem esse benefício devem estar cadastradas no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) para realizar o desconto que pode chegar a 20% do salário bruto.

Conte com a ajuda dos especialistas

Sabemos que calcular salários pode ser penoso para aqueles que não estão familiarizados com o tema. Entre tributos, encargos trabalhistas e descontos proporcionais, tudo pode ficar um pouco confuso.

Para que não haja erros na hora de contratar e remunerar seus colaboradores, conte com a ajuda de quem entende do assunto. Entre em contato com a SOCIIS RH para saber mais sobre nossas soluções para a sua empresa.

Equipe Sociis RH