Entenda como realizar o controle de ponto no home office

O que era um desafio e causava insegurança para muitas empresas, hoje se tornou a solução. A adoção do home office chegou, especialmente em 2020, como uma necessidade, mas, após toda a experiência, tornou-se uma escolha das organizações.

Além de diversos benefícios relacionados à qualidade de vida, produtividade e economia de gastos, o trabalho à distância possui a tecnologia como uma aliada.

Mas, para que funcione no dia a dia, alguns processos não podem ser esquecidos, como é o caso da gestão de jornada de trabalho. É por meio do controle de ponto que as empresas conseguem acessar informações importantes e tomar decisões mais acertadas. 

Neste artigo, produzido pelo Tangerino – controle de ponto digital, conheça a importância do controle de ponto, os prejuízos de um espelho de ponto com erros e dicas de ferramentas que facilitam a rotina de quem atua em home office. 

Entenda o contexto do aumento do home office nos últimos anos

Novas possibilidades e necessidades foram apresentadas às empresas com a pandemia da Covid-19. Principalmente no que se refere ao modelo de trabalho.

Empresas que antes sequer pensavam em permitir o home office precisaram adotar, às pressas, esse formato. E quase dois anos depois, desde o início da pandemia, a visão sobre esse modelo mudou tanto para as empresas quanto para os funcionários.

Sem dúvidas, a mudança se deu num momento de muita fragilidade e incertezas para ambas as partes. Tudo aconteceu sem planejamento e cercado por muitas incertezas.

Agora, o momento não permite erros de gestão, principalmente considerando que existem diversas tecnologias disponíveis que tornam a rotina de trabalho, a execução de tarefas e a comunicação possíveis de serem conduzidas à distância.

E é justamente por isso que o home office tem sido visto não mais como uma exceção, em caso de necessidade, mas como uma escolha estratégica e que traz benefícios para a empresa e colaboradores.

Veja a importância do controle de ponto na gestão de jornada de trabalho

Com a mudança imediata e quase que obrigatória para o home office, muitas empresas deixaram de lado algumas práticas importantes, como é o caso da gestão de jornada de trabalho. 

O controle de horas trabalhadas é um processo de gestão muito importante e precisa ser feito de maneira consistente. É por meio dele que a empresa consegue não apenas pagar corretamente seus funcionários, mas entender o quanto são produtivos.

E, mesmo para aqueles colaboradores que estão atuando à distância, manter esse processo em dia evita dores de cabeça e problemas que interferem, e muito, na empresa.

Conheça 5 prejuízos de um espelho de ponto ineficiente ou com erros

O espelho de ponto é um relatório que contém todas as informações importantes relacionadas à gestão de jornada de trabalho, que controla os horários de entrada e saída dos funcionários.

Com ele, o RH da empresa consegue acessar informações importantes, como o volume de horas extras que aquele trabalhador está acumulando, seu índice de absenteísmo, dentre outros.

Trata-se de um documento de valor judicial e afeta diretamente o pagamento dos funcionários. Para isso, ele precisa ser elaborado de forma completa e correta para evitar estes cinco prejuízos que são bem comuns nas empresas:

1. Problemas com processos trabalhistas

Uma das principais causas de processos trabalhistas nas empresas se dá pela falta de controle de horas extras, podendo o funcionário alegar à justiça que não recebeu aquelas horas ou que as mesmas não estão sendo computadas no banco de horas.

Quando a empresa possui um bom controle de ponto, ela consegue tranquilamente apresentar relatórios e provar que está cumprindo seu papel.

2. Realização do pagamento dos colaboradores de forma incorreta

Um espelho de ponto com erros afeta diretamente o pagamento dos salários. A empresa pode deixar de pagar o que deve ou até mesmo pagar a mais, caso não considere, por exemplo, as faltas de um funcionário.

Assim, a empresa acaba tendo prejuízos financeiros ou o trabalhador deixa de ganhar o que é seu por direito. 

Importante ressaltar que essas incoerências afetam também afetam o pagamento de impostos e até mesmo os repasses de FGTS e imposto de renda, por exemplo.

3. Falta de gestão sobre faltas, atrasos e horas extras

Uma empresa que não dá a devida importância à gestão de jornada de trabalho e não conhece a fundo dados extremamente importantes, como faltas e horas extras, é afetada de diversas formas, para além de fatores financeiros.

Ao conhecer o perfil da equipe e ter informações sobre pontualidade e atraso, o RH acaba tendo um entendimento completo sobre os colaboradores e consegue auxiliar de forma mais estratégica no planejamento da empresa.

4. Interferência na gestão da produtividade

Se em uma mesma equipe há um funcionário que está trabalhando muito e com muitas horas extras e outro que chega sempre atrasado e fica ocioso, reunindo poucas entregas, o controle de ponto pode ajudar a ajustar esse problema.

Só é possível analisar a produtividade dos colaboradores quando a empresa reúne informações da jornada de trabalho e tarefas realizadas.

Além de conseguir pensar em possíveis recolocações de funcionários, redistribuição de tarefas e até mesmo a necessidade de investir em treinamentos internos.

5. Torna-se um desafio a gestão de colaboradores externos

Gerir equipes que possuem trabalhadores externos, como entregadores e instaladores de produtos e serviços, por exemplo, é realmente um desafio para as empresas.

A Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019) determina que empresas com 20 funcionários ou mais devem realizar algum tipo de controle de jornada, seja interna ou externa.

No entanto, o Artigo 62 da a CLT estabelece que, caso haja incompatibilidade com a fixação de horários, as empresas não precisam realizar esse controle.

Com a evolução da tecnologia, porém, especialmente com a legislação que permite o uso de sistemas alternativos de controle de ponto, por meio da Portaria 671, não há esse empecilho.

Dicas de ferramentas para manter a produtividade na gestão de jornada de trabalho

Sem tecnologia, dificilmente as empresas conseguiriam manter uma rotina produtiva e uma boa comunicação com os colaboradores que estão atuando à distância.

Como são muitas as opções de ferramentas disponíveis para vários objetivos, muitas delas de forma gratuita, a empresa deve contar com essas tecnologias para tornar o trabalho mais ágil, transparente e simplificado. Veja alguns exemplos:

Comunicação

Para além dos já muito conhecidos e utilizados WhatsApp e Telegram, há outras plataformas, como o Slack, que também cumpre esse papel.

Trata-se de ferramenta de comunicação interna que lembra um chat. Ela possui recursos necessários, como chamadas em vídeo e compartilhamento de arquivos. 

Com essas funcionalidades, as equipes não precisam ficar trocando e-mails ou usando suas plataformas pessoais, já que tudo pode ser feito pelo Slack.

As videoconferências também foram muito acionadas no começo da necessidade urgente da adoção do home office, mas hoje são adotadas inclusive por equipes que já retornaram ao presencial. 

E as opções gratuitas são várias, como os já muito conhecidos Skype e Zoom, além do Google Meet, que até possibilita a integração do app com outros serviços da Google, como a agenda.

Gestão de tarefas

Gerir equipes com funcionários que estão atuando à distância torna-se um processo mais facilitado com o uso de plataformas e sistemas de gestão de tarefas.

Como uns dos exemplos mais utilizados estão o Asana e o Trello, que funcionam como ótimos e úteis organizadores das demandas das equipes. 

Essas ferramentas são baseadas no método Kanban e possibilitam uma melhor visualização do que precisa ser feito, necessita de revisão, está aprovado e entregue, tudo isso em um layout organizado e de fácil compreensão. 

A ferramenta também emite notificações, permite marcações, atribuições de tarefas, entrega relatórios, dentre outras funcionalidades, e possui versão gratuita e outras pagas, que são mais completas.

Marcação de ponto online

Fazer a gestão de jornada de trabalho a distância seria um grande problema há alguns anos, quando as opções de sistemas de pontos eram apenas aquelas disponíveis dentro da empresa.

Hoje, graças à existência de sistemas alternativos, como os que contam com aplicativo de controle de ponto, respaldados pela legislação trabalhista, é possível registrar os horários de qualquer lugar, tendo um smartphone ou tablet.

O sistema facilita a vida do colaborador, que marca seu ponto facilmente e pode acompanhar a qualquer momento seus registros.

Além disso, para a empresa, as vantagens são mais segurança e confiabilidade no processo, além da disponibilização de relatórios que entregam todas informações necessárias nesse contexto.

Para o RH, especialmente, a plataforma torna o trabalho mais automatizado e sem erros ou chance de fraudes. Assim, por meio de dados confiáveis e que chegam em tempo real, o setor pode se dedicar a um trabalho de gestão de pessoas cada vez mais estratégico.

Conteúdo produzido por Tangerino